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Agenda Manual E Eletrônica

Por:   •  16/9/2013  •  3.161 Palavras (13 Páginas)  •  8.368 Visualizações

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Agenda Manual e Eletrônica

A agenda é uma ferramenta essencial para o profissional de administração. É útil para controlar, com exatidão, compromissos diários. Mas é preciso estabelecer objetivos e metas, determinando a melhor maneira de atingi-las e definir: O que? Quando? Quanto? Como?

Um compromisso é um horário agendado para estar em algum lugar ou um horário predeterminado para se encontrar com alguém. Infelizmente, no mundo real os compromissos nem sempre funcionam como gostaríamos.

Mesmo que sejamos sempre pontuais, não significa que vamos escapar de ficar parados em uma sala de espera, no trânsito, no aeroporto, etc.

A agenda deve ser atualizada diariamente, definir critérios de urgência e importância é essencial. As agendas secretária e chefias devem ser atualizadas e compartilhadas;

É preciso estabelecer metas e prazos (horários, datas, início e término dos compromissos);

Na agenda de compromissos deve ter a rotina diária (específica para cada departamento); visitas; convites; reuniões; aniversários; viagens; contas a pagar e receber; renovações;

Por que a agenda é importante?

Para manter a organização e com isso aumentar os seus níveis de produtividade, nada melhor que uma agenda. Além de fazer com que não esqueça do que tem combinado, ainda permite que o seu cérebro se concentre naquilo que tem de fazer no momento. Para conseguir fazer um maior número de tarefas, necessita de apontar tudo o que vai fazer. E que esse deve fazer parte da sua rotina. Este hábito permite que se sinta livre para se concentrar na tarefa que está a fazer naquele momento.

Existem prejuízos ao realizar várias tarefas ao mesmo tempo. Uma agenda tem uma grande colaboração nesse hábito. Ela pode nos impedir de ficar pensando no que vamos fazer amanhã ou durante a tarde. Escreva aquilo que tem para fazer e tire isso da sua mente.

Motivos para usar uma agenda

Para que possa melhor se organizar, ter mais produtividade e menos stress, além de ter sua vida e seu tempo sob controle, você precisa ser organizado.

Ninguém nasce organizado, mas esta é uma habilidade que qualquer um pode adquirir. É só ter uma atitude pró-ativa e decidir começar.

Qualquer pessoa que pretenda ser organizada e ter seu tempo e sua vida sob

controle precisa indiscutivelmente de uma agenda.

Entende-se por agenda qualquer tipo de organizador pessoal: PDAs, Outlook, agendas de papel, etc. É aí que tudo começa. Quando nos referimos à agenda, não estamos falando apenas de um lugar para anotar seus compromissos e registrar os telefones de

seus contatos. A agenda é muito mais que isto. Ela pode ajudar você em muitas coisas:

1. Lembrar-se de tarefas futuras.

2. Anotar compromissos.

3. Escrever listas de coisas a fazer.

4. Planejar sua semana.

5. Planejar seu dia.

6. Anotar prazos importantes.

7. Controlar tarefas com prazos determinados.

8. Registar idéias e acompanhar projetos.

9. Lembrar-se de eventos recorrentes como datas especiais e aniversários, compromissos semanais ou mensais,etc.

10. Registrar e guardar números de telefone e endereços.

11. Armazenar informações pessoais como números de documentos, contas bancárias, códigos, senhas, etc.

12. Programar atividades recorrentes como reuniões com colaboradores, operações de backup de dados, organização ou limpeza semanal da sua área de trabalho.

13. Organizar atividades com base em suas metas e objetivos.

14. Desenvolver mapas mentais.

Enfim, tudo aquilo que possa ser importante para que você tenha seu tempo e sua vida sob controle

Dicas para melhor organizar sua agenda e seus compromissos

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