Conceptualizar a gestão de tempo em palavras simples

1. Introdução

Neste presente trabalho, iremos abordar como tema gestão do tempo onde teremos no desenvolvimento os seguintes subtítulos que tem a ver com a gestão do tempo, iremos iniciar fazendo uma definição em palavras simples e objectivas sobre o significado da gestão do tempo e em seguida iremos definir o que é o tempo.

1.1 Objectivos

Objectivo Geral

• Estudar a gestão do Tempo

Objectivos específicos

• Conceptualizar a gestão de tempo em palavras simples
• Mencionar algumas causas frequentes para a perda de tempo
• Técnica de gestão do tempo
• Como gerir o tempo
• Mencionar as medidas para economizar o tempo

1.1.1 Metodologia

Antes de se debruçar acerca da metodologia usada para a efectivação do trabalho, é importante referir ou conceituar a palavra metodologia, que deriva etimologicamente da palavra método.

No entanto, o método pode ser entendido como um caminho para se chegar á verdade ou conjunto de procedimento que ordenam o pensamento e esclarece acerca dos meios adequados para se chegar á erudição.

Para a elaboração do trabalho de pesquisa foi necessário recorrer-se á:

Pesquisa bibliográfica – que consiste em busca de informação em materiais já existentes e publicados respectivamente: livros e actualmente com matérias disponíveis na internet.

 

1. Gestão do Tempo

Segundo FONSECA “Gestão de tempo significa: Estabelecer objectivos e prioridades, Planear actividades e tarefas e a organização pessoal”.

Tempo – o tempo é um elemento que se gasta e não se recupera. Apesar de pensarmos que “temos todo o tempo do mundo”, tudo o que fazemos requer tempo e mesmo que não o usemos ele permanece limitado. É algo que tem significados diferentes ao longo da vida e que não é adaptável.

Por vezes, o problema não é ter muitas tarefas para realizar, mas a forma como utilizamos o tempo. Gerir o tempo significa definir e cumprir tarefas nas datas estabelecidas.

Gerir o tempo implica:  

Saber quais os nossos objectivos e prioridades, saber o que queremos no futuro e o que devemos fazer para o alcançar;

 Pensar a longo prazo, não pense apenas no dia de hoje, Auto-conhecimento: conhecer o modo como funcionamos melhor!

2.1 Mapeamento do Tempo

As diferentes propostas para a gestão do tempo destacam como essencial o mapeamento da forma como o gerenciamos e como nos sentimos a respeito do tempo: suficiente, recurso, factor de pressão?

A gestão do tempo requer investimento inicial de tempo para fazer essa análise e elaborar um plano, para acabar com a situação crítica de agir sob pressão;

Há uma diferença entre a pressão que nos motiva a agir e a que cria pânico em relação a prazos.

 

2.1.1 Causas mais frequentes para a perda de Tempo

Barreiras humanas ao tempo, que envolve directamente a natureza humana.

Barreiras administrativas ao tempo, é onde são focadas certas competências administrativas que, quando negligenciadas, causam perdas de tempo significativas.

Barreiras ambientais ao tempo incidindo sobre preocupações de tempo que têm origem na envolvente.         

Barreiras Humanas ao Tempo	Barreiras Administrativas ao Tempo	Barreiras Ambientais ao Tempo
Esforçar-se demais	Falta de objectivos, prioridades e planeamento	Interrupções pelo telefone
Desorganização pessoal	Delegação ineficiente	Visitantes ocasionais
Incapacidade de dizer “não”	Pessoas não treinadas ou inadequadas	Encontros
Falta de autodisciplina	Falta de comunicação	Informação atrasada ou incompleta
Procrastinação, indecisão	Responsabilidade ou autoridade confusa	Papelada, formalidades, leitura
Deixar tarefas inadequadas	Falta de padrões, controlo e relatório dos progressos	Falta de pessoal ou excesso de pessoal
Socializar	Não saber escutar	Barulho, distracção visual

2.1.2 Como gerir o tempo?

Para gerir o tempo devemos utilizar um sistema que ajude a adquirir controlo sobre as horas do dia, para que possamos equilibrar as funções que desempenhamos, satisfazendo nossas necessidades e cumprindo nossas responsabilidades.

 

2.1.3 Gestão do Tempo no trabalho

A gestão do tempo no trabalho envolve providências essenciais:

• Identificação dos desperdiçadores de tempo;
• Utilização de economizadores de tempo;
• Execução e acompanhamento de agenda.

A maioria das pessoas passa pelo menos 50% das horas em que se encontra acordada no trabalho

Pode-se considerar também o tempo gasto em função do trabalho, como os deslocamentos no trânsito, os treinamentos e as actividades de actualização

As pessoas mais bem sucedidas com frequência reconhecem que o gerenciamento do tempo é um apoio fundamental para atingirem suas metas.

2.1.4 Principais desperdiçadores de tempo nas organizações

Existem vários desperdiçadores de tempo dentre eles se destacam:

• Interrupções por telefone – alguns executivos atendem qualquer telefonema;
• Desrespeito aos horários – o atraso gera descrédito, defensivos, demonstra; desorganização e cria o hábito;
• Falta de fixação de prioridades – anotações ou mesmo a agenda não resolvem se não forem fixadas prioridades: podem levar a gastar mais energia nas coisas erradas;
• Incapacidade para dizer não – cobra preço alto que só é percebido ao longo de insatisfações ou frustrações por trabalhos inacabados ou resultados insuficientes;
• Solicitações dos subordinados – os gestores que centralizam estão mais sujeitadas ao desperdiçador;
• Falta de consciência sobre a importância do tempo como recurso que pode ser determinante do seu sucesso ou das organizações;
• Procrastinação – adiar uma tarefa até o último momento, podendo acarretar perda de prazos, sensação de culpa e inadequação: em geral causada por desmotivação em relação ao trabalho a ser feito ou falta de autoconfiança;
• Perfeccionismo – os perfeccionistas vivem num mundo de expectativas e padrões auto-impostos que os fazem se esforçar continuamente pelo inatingível, às vezes refazendo tudo;
• Sobrecarga de informações – avanços tecnológicos tornaram mais fáceis e rápidas diversas tarefas, mas trazem também a sobrecarga de informações, das mais diversas fontes: televisão, rádio, e-mails, fax, mensagens de texto, internet, catálogos;
• Bagunça no escritório – acúmulo de papéis, de itens desnecessários, obsoletos ou quebrados, pode gerar estresse, irritação e perda de tempo.

2.1.5 Técnicas da gestão do tempo

1. Auto-conhecimento

• Processo pessoal;
• Consciência;
• 168horas por semana;
• O que controlar o meu tempo?

1. Definir objectivos pessoais e profissionais

• Explicação clara – o quê? E como?
• Resultados a atingir mensuráveis e/ou observáveis;
• Fixar um prazo realista.

1. Estabelecer prioridades

• Grau de importância;
• Grau de urgência.

1. Pensar antes de agir

• Este trabalho é necessário?
• Devo ser eu próprio a fazê-lo?
• Estou a trabalhar em condições óptimas?

1. Organização do espaço de trabalho

• Estou rodeado apenas com o que é necessário?
• A documentação está organizada?
• Posso distrair-me?

2.1.6 Medidas para economizar o tempo

Superar a procrastinação: refletir sobre o preço que paga por procrastinar: perda de oportunidades de se sair bem, de ser reconhecido como um bom profissional; o desgaste nos relacionamentos.

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