Departamento de contas a pagar

Leia atentamente ao estudo de caso proposto e responda às questões

que seguem:

Pressionada pela forte concorrência japonesa, a gigantesca Ford Motor Company tinha

um sério problema: tinha muitas gorduras para cortar.

No seu departamento de contas a pagar (DCP), cerca de 500 funcionários se

engalfinhavam com um mar de papelório para resolver pendências e pagar fornecedores. Um

total de 14 itens de uma variedade de fontes – registros de recebimento, ordens de compras,

faturas, etc. – tinha de ser conferido e casado. Um simples atraso de qualquer documento

significava horas e horas para achar a informação correta, atrasos nos pagamentos e

fornecedores raivosos.

O processo era convencional: o departamento de compras (DC) enviava um pedido de

compra (PC) ao fornecedor, com cópia para o DCP. Quando o material enviado pelo

fornecedor chegava na recepção da Ford, um funcionário preenchia o formulário descrevendo

o material recebido e o enviava ao DCP. Enquanto isso, o fornecedor enviava ao DCP a fatura

correspondente. A partir daí, o DCP tinha de conciliar três documentos: o PC, o formulário de

recebimento e a fatura do fornecedor. Em 80% dos casos, a conciliação era possível e o DCP

emitia o pagamento ao fornecedor. Mas, 20% dos casos proporcionavam verdadeira confusão

que tomava o tempo de todo mundo.

A Ford resolveu implantar um sofisticado e caro sistema computadorizado para agilizar

o processo e obteve uma redução de 20% no pessoal. A euforia durou até que os

administradores da Ford foram visitar a Mazda japonesa, da qual a Ford estava adquirindo

parte do capital. Pasme: a Mazda tinha apenas 5 funcionários para lidar com o departamento

de contas a pagar. Ali tudo fluía tranqüilamente.

A Ford resolveu fazer uma reengenharia de todo processo de pagamento aos

fornecedores. Com a reengenharia, tudo ficou diferente. A fatura e os três documentos foram

eliminados. O papelório foi substituído por um processo ágil, simples e rápido em que a

verificação e o controle são feitos diretamente por computador. O comprador do DC emite um

pedido ao fornecedor e informa em um banco de dados on-line. Ao receber o material a

recepção verifica a compra pendente no banco de dados. Se corresponde, aperta uma tecla

para informar a chegada do material e o computador emitirá automaticamente o cheque ao

fornecedor