Lingua Oficial

CORRESPONDÊNCIA OFICIAL (Profa. Vanessa)

CORRESPONDÊNCIA OFICIAL

Correspondência Oficial é a comunicação que se estabelece oficialmente entre expedidor e receptor que representem, ou pelo menos um deles, algum órgão da Administração Pública.

A correspondência oficial obedece a normas regedoras das comunicações escritas, internas ou externas, das repartições públicas; sua redação é portanto, padronizada, alterando-se apenas, natural-mente, o conteúdo específico de cada comunicação.

Quanto ao seu trânsito, a correspondência oficial pode ser interna - a que mantêm, entre si, diversas autoridades, bem como seus respectivos subordinados no âmbito de determinado órgão administrativo, sobre qualquer assunto de serviço – e externa, ou seja, a correspondência que se efetua entre a autoridade geral e outra autoridade da administração local e as demais autoridades, fora do âmbito de sua atuação, bem como a particular.

Enquanto a correspondência interna faz-se por meio de ofício, carta oficial, memorando, indicação, consulta, requerimento, relatório, circular, ordem de serviço, etc., a correspondência externa é feita por meio de ofício, carta oficial, telegrama, radiograma, requerimento, relatório, proposta e outras.

PRINCIPAIS CARACTERÍSTICAS DA CORRESPONDÊNCIA OFICIAL

Na correspondência oficial não se leva em consideração o estilo, isto é, a maneira própria, individual de expressar e pensar do redator, mas se obedece a regras que, norteando a comunicação oficial, a tornam correta, coerente, clara, concisa, simples, objetiva.

A CORREÇÃO

A correção, portanto, consiste em falar e escrever bem uma língua. Os vícios de linguagem contrariam a índole da correção. Para evitá-los torna-se necessário o uso de formas adequadas quanto à gramática normativa. Deve-se observar, principal-mente, a sintaxe de concordância, de regência e de colocação. É necessário, pois que se evite, além dos vícios de linguagem, o emprego de palavras que, ao se encontrarem, dêem lugar a uma dupla interpretação, deselegância ou ridículo. Vícios de linguagem são palavras ou construções que desvirtuam ou dificultam a manifestação do pensamento.

COERÊNCIA

As idéias apresentadas devem ser pertinentes ao tema proposto. Sua elaboração deve seguir critérios que possibilitem um perfeito entendimento entre remetente e destinatário. Logo, não se pode fugir ao tema e, muito menos, incluir o que não esteja de acordo com o desenvolvimento do assunto que está em pauta.

A CLAREZA

É resultante da coerência. Qualidade imprescindível na redação oficial, consiste em apresentar-se o texto de modo facilmente inteligível, refletindo bem o que se pretende e o que se quer dizer. Frases ambíguas, mal construídas, distorcem o sentido e afetam a clareza.

A correção oficial dispensa as figuras as figuras literárias ou tropos que são recursos de embelezamento da expressão em busca da originalidade, mas exige a simplicidade, ou seja, a forma espontânea, sem ornatos, a maneira natural de dizer e de escrever.

A CONCISÃO

Consiste em expor-se um assunto de maneira breve, precisa e exata. É dizer o máximo com o mínimo de palavras, utilizando apenas o necessário, para o que se deve eliminar:

• O uso excessivo dos indefinidos um e uma:

“É uma cópia de um despacho adjucatório da licitações realizadas ou de uma justificativa para uma dispensa ou uma inexigibilidade com um respectivo embasamento legal.”

• O redundante, o supérfluo:

“Ao contrário disso, pensamos diferente.”

“Venho por estas mal traçadas linhas...”

“Ao ensejo, quero apresentar-lhe os votos de consideração, estima e apreço...”

• A pormenorização de dados e elementos em excesso num único período:

“O processo que agora se encontra nesta Seção para ser relatado e que trata da demissão do servidor que entrou no Serviço Público há 16 anos, tendo servido no setor de Contrato, depois no Almoxarifado, onde foi um comprador excelente e, por último, na Seção de Custas, que fica em nosso edifício anexo, ao seguir seus trâmites deve ser encaminhado à Diretoria de Recursos Humanos.” (sublinhamos o essencial, o restante é excesso).

A concisão não admite, também, a abundância de adjetivação e as repetições desproporcionais (circunlóquios e sobrecarga de palavras cuja condensação será o aconselhável).

NORMAS DA CORRESPONDÊNCIA OFICIAL (FORMAS DE CORTESIA)

São expressões utilizadas para o encerramento de uma correspondência dirigida a uma autoridade. Sua finalidade é a de saudar o destinatário e marcar o fim do texto. As formas de cortesia atualmente em vigor foram reguladas pela Instrução Normativa nº. 4, de 6 de março de 1992, da Secretaria da Administração Federal.

FORMAS DE CORTESIA UTILIZADAS NO FECHO DA CORRESPONDÊNCIA OFICIAL

De acordo com a Instrução Normativa nº. 4/92 da Secretaria de Administração Federal, atualmente em vigor, há dois tipos de fecho para todas as modalidades de comunicação oficial:

“Respeitosamente”, para autoridades superiores, inclusive o Presidente da República.

“Atenciosamente”, para autoridades da mesma hierarquia ou hierarquia inferior.

Observação importante:

Conforme o Manual de Redação da Presidência da República de 1991 e de acordo com o decreto nº 468/92 e com a Instrução Normativa nº 4/92 da Secretaria de Administração Federal:

Fica abolido o uso dos tratamentos:

Digníssimo (DD.), Mui Digno (MD.) e Ilustríssimo (ILMO.), sendo desnecessária a sua evocação.

“Doutor” e “Professor” não são formas de tratamento e sim títulos acadêmicos, não devendo ser utilizados indiscriminadamente. Assim, não se poderá dizer ou escrever:

“Doutor Superintendente Fulano de Tal” ou Magnífico Professor Reitor Beltrano”.

O correto é:

“Senhor Superintendente Fulano de Tal” ou Magnífico Reitor Professor Beltrano”.

OBS.: