Matriz de análise |
Disciplina: Fundamentos do Gerenciamento de Projetos | Módulo: |
Aluno: Cristiane Luise Notari | Turma: ONL01818-ZOGEPA03T1 |
Tarefa: Identificar e analisar características da gestão de projetos a partir do caso de uma empresa: |
Características do projeto |
Dentre as características que definem um projeto, podemos versar sobre três delas, vinculadas ao evento de Porto Alegre, sob a luz da gestão de projetos: - Temporariedade: todos os projetos têm duração finita. No texto, consta que o evento musical deve acontecer até o final do ano. Assim que ele acontecer, poderemos dar o evento (projeto) como finalizado, pelo menos este da cidade de Porto Alegre. A equipe será deslocada para a realização deste evento e assim que estiver encerrado, poderá ser realocada para outra atividade e/ou evento.
- Singularidade: os projetos produzem entregas e características que fazem dele algo único e singular. O evento será realizado no sul do Brasil, em Porto Alegre, com as principais bandas de Rock dos anos 80.
- Progressividade: os projetos dependem de uma elaboração progressiva de ações, que são realizadas de forma gradativa. O escopo inicial vai se tornando explícito na medida em que as entregas vão ocorrendo. No caso do evento de Porto Alegre, podemos pensar nas seguintes ações:
- inicialmente, foi definido que a marca se associaria a eventos culturais;
- foram definidos os eventos culturais das quais a empresa CCC participaria;
- foi adquirida a empresa DT produções para incubar e executas os eventos, já com know-how próprio;
- Selecionou-se o evento e as bandas;
- Definiu-se a data e o o local que seria realizado o evento na cidade de Porto Alegre, visando atender as demandas e necessidades tecnológicas para a realização.
- Buscaram empresas apoiadoras do ramo do Fast Food.
- Definiu-se que os recursos viriam da própria CCC.
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Entregas do projeto segundo as fases de iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento |
De acordo com o ciclo de vida de um projeto, podemos pensar o evento de Porto Alegre, com as seguintes entregas de cada etapa do ciclo de vida, conforme verficamos abaixo: - Formalizar o início da organização do evento para as partes interessadas no evento.
- Identificar as partes interessadas no evento:
- Membros da equipe da DT e da CCC que participarão da organização do evento;
- Responsáveis pelas bandas de Rock;
- Empresas Apoiadoras;
- Responsável pelo local do evento;
- Processos de Planejamento
- Identificação de todas as atividades necessárias para a execução do evento:
- Definição e contratação das bandas;
- Definição e documentação necessária para empresas apoiadoras (Fast Foods);
- Definição do cronograma de atividades, inclusive data do evento, início de divulgação e venda de ingressos.
- Elaboração do plano de marketing, locais e formas de venda de ingressos e divulgação do evento;
- Definição da segurança do evento e documentação que envolve (autorizações de bombeiros e outras);
- Levantamento de possíveis custos, realização de orçamentos e definição do orçamento a ser cumprido.
- Definição da lista dos possíveis riscos e previsão de solução;
- Definir formato da comunicação entre as partes interessadas;
- Definição de aquisições necessárias.
- Após elencadas cada uma das atividades acima, é necessário a realização do planejamento do gerenciamento de cada uma delas, podendo ser que se desdobrem em semi-fases que deverão ter detalhamento próprios, dependendo das especificidades de documentação, custo, aprovações, cronograma, qualidade, riscos, comunicação e aquisições.
Desta forma não será descrito o detalhamento de cada uma, porém sabe-se que é preciso planejar o gerenciamento específico, sequenciar as atividades e tudo que as envolve, de forma a pensar globalmente. - Realização do trabalho (atividades) definido no processo de planejamento:
- Contratação efetiva das bandas;
- Execução da burocracia da documentação necessária para empresas apoiadoras (Fast Foods);
- Execução do cronograma de atividades, garantindo sua efetividade, mobilizando para a divulgação, venda de ingressos.
- Execução e garantia de todos os aspectos relacionados a segurança, permissões e demais documentações necessárias para autorização da realização do evento.
- Gerenciamento e desenvolvimento das equipes ligadas ao evento e às comunicações do mesmo.
- Acompanhamento das aquisições planejadas.
- Caso necessário, replanejar o cronograma e quaisquer outras atividades descritas na etapa de planejamento.
- Processos de Controle e Monitoramento
- Acompanhar, analisar e regular o trabalho definido nos processos de planejamento, repensados e executados dentro dos processos de execução, ou seja:
- Analisar a contratação efetiva das bandas;
- Controlar o cronograma, a divulgação, as vendas, os custos, a comunicação e o envolvimento entre as partes interessadas, assim como as aquisições e gestão de riscos.
- Realizar o monitoramento do gerenciamento dos contratos e das aquisições.
- Monitorar se a documentação para realização do evento está em ordem.
- Monitorar e acompanhar as ações replanejdas no processo de execução.
- Processos de Processos de Encerramento
Este grupo de processos envolve as atividades necessárias para encerrar as etapas anteriores: - Realizar a conferência das entregas dos processos de gerenciamento anteriores.
- Finalizar as atividades ligadas a algum tipo de aquisição e/ou de documentação para o evento acontecer.
- Finalizar o gerenciamento de custos para verificar se foram sanadas e pagas todas as despesas do evento.
- Finalizar as demais entregas e providenciar os registros necessários para a finalização do evento (relatórios, imagens, boas práticas, reivindicações, falhas, etc).
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Estrutura das empresas CCC e DT Produções |
Entende-se a estrutura das empresas, sob a ótica da gestão de projetos, conforme descrito abaixo:
Percebemos a empresa CCC com estrutura funcional, pois sendo uma empresa de organização tradicional, permite que seus especialistas estejam atuando em unidades organizacionais no dia a dia e, quando surge um projeto, no caso o evento, eles se reúnem e coordenam em conjunto a atividade do projeto. O evento então, foi alocado dentro da DT Produções, que tem a função de executar o projeto de forma bem sucedida. Os recursos ficam sob o gerenciamento da CCC, assim como o evento é parte de um programa de marketing para obtenção de uma vantagem competitiva. A CCC pode vir a se tornar uma empresa matricial em breve já que adquiriu a DT Produções que pode vir a representar o futuro setor de gerenciamento de projetos, já que a intenção na sua aquisição foi ser uma incubadora e executora de eventos.
A DT Produções aparentemente parece ter uma estrutura matricial, pois atua em diferentes níveis, como incubadora e executora de projetos. Ela utiliza recursos de toda a organização e, não apenas de uma unidade de negócios. Ela executará uma parte do evento pois já tem know –how na promoção de eventos, porém algumas atividades serão conduzidas por outros setores que tem condições de oferecer apoio, como a parte do marketing e da alocação de recursos. Parece se tratar ainda de uma estrutura matricial fraca, pois as decisões são tomadas em maior parte pela gestão funcional da CCC, como busca pelas empresas apoiadoras, local do evento com todas as necessidades tecnólogicas já garantidas. |
Referências bibliográficas |
FORESTI, Andressa. PMBOK: Guia de Gerenciamento de Projetos: Ciclo de Vida do Projeto. Disponível em: https://www.oficinadanet.com.br/post/14645-guia-pmbok-ciclo-de-vida Acesso em 18 de junho de 2018. Gestão de eventos: 6 dicas para tudo fluir sem estresse. Even 3. Disponível em: {https://blog.even3.com.br/6-dicas-para-gestao-de-eventos/.} Acesso em 18 de junho de 2018. VALLE, André et al. Fundamentos do gerenciamento de projetos 3. ed. Rio de Janeiro: Editora FGV, 2014.
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