PROJETO INTEGRADO MULTIDISCIPLINAR - PIM 2 PASSINI & PASSINI LTDA

INTRODUÇÃO

O propósito deste trabalho é pesquisar como é praticada a boa administração na empresa PASSINI & PASSINI LTDA, e também como são utilizados os recursos de comunicação empresarial e as técnicas de informática.

Há 30 anos no mercado, a PASSINI & PASSINI LTDA atua no mercado de Varejo com artigos de papelaria e escritorio, com mais de 1700 funcionários, localizada em Porto Ferreira – SP, Além de suas lojas físicas, tambem possuimos a loja virtual, onde disponibiliza mais de 8 mil itens, divididos em diversas categorias abrangendo  papelaria, materiais para escritório, entre outros.

Resolvemos fazer nesta empresa nosso trabalho, que além de desenvolver os conteúdos estudados, irá agregar mais conhecimento e experiência em nossos estudos.

Figura 1

2. FUNDAMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO

2.1 Denominação

A empresa PASSINI & PASSINI LTDA foi fundada em 1987 com suas atividades voltadas à Artigos de Papelaria e material para escritorio. Os sócios acreditavam que com o conhecimento adquirido ao longo de suas trajetórias profissionais aliado à determinação e dedicação ao trabalho seria possível construir uma empresa que atendesse à demanda do mercado. Perceberam que naquele momento a concorrência era menor, e eles estavam certos: nos primeiros anos, a empresa já havia crescido mais de 200%.

2.2-Ramo de atuação

         Em 1994, a PASSINI & PASSINI LTDA seu leque de serviços, passando a oferecer aos clientes , difere-se dos segmentos de livros, jornais e revistas. É voltado principalmente para estudantes dos mais diversos níveis: pré-escola, ensino fundamental, médio e universitário. Outro foco de atendimento é para escritórios (de forma genérica). Seus principais itens comercializados são: embalagens de papel (desde as clássicas para presente, até caixas de papelão para mudanças); material escolar (lápis, canetas esferográficas, borrachas, lapiseiras, grafites, apontadores, hidrocores, giz-de-cera, lápis-de-cor, marca-textos e cadernos; artigos de escritório (agendas, blocos-de-nota, pilotos, malotes, grampeadores, perfuradores, etiquetas, rotuladores, bloco autoadesivo (como os famosos post-it), clips, fragmentadores, caixas organizadoras, cola, tesoura, fichários, pranchetas, réguas e quadros de aviso (feitos de cortiça, para fixação com alfinetes) e carimbos. 

2.3 Porte da empresa

         A PASSINI & PASSINI LTDA se enquadra em empresa de médio porte,tendo como principal atividade de vendas.

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Figura 2

         2.4 Principais serviços

-Venda

-Distribuição

-Entre outros

2.5 Principais mercados

A empresa PASSINI & PASSINI LTDA conta com grandes clientes ao longo desses anos. Os principais são: Governo de São Paulo, Prefeitura da cidade de Porto Ferreira – SP.

2.6 Principais concorrentes

Kalunga, que também atua na área de Varejo.

        O conhecimento está ligado às experiênciasque o empreendedor tem ao longo de sua vida com as teorias administrativas. A perspectiva é colocar o conhecimento que se tem a partir de um planejamento para que os objetivos sejam atingidos. Buscando continuamente a qualidade na oferta de serviços.

    Gradativamente, as dificuldades foram superadas e serviram como aprendizado para os sócios que, observando as tendências de mercado, identificaram novas oportunidades de crescimento.

         O grande diferencial da empresa foi seguir princípios básicos, porém indispensáveis segundo Fayol: divisão do trabalho, autoridade, responsabilidade, disciplina, unidade de comando, convergência de esforços,estabilidade de pessoal e remuneração adequado ás capacidades. (Fayol 1975,pg10).

        A partir de Outubro de 2002 a PASSINI & PASSINI LTDA decidiu implementar seu Sistema de Gestão da Qualidade com base na NBR ISO 9001:2000 e iniciou o planejamento e a implementação do mesmo. Este Manual foi o primeiro documento gerado nesse novo desafio da Organização.

             Em 18 de dezembro de 2003 a empresa obteve a certificação NBR ISO 9001:2000. Para isso, teve que mudar diversos procedimentos internos, a fim de atender às exigências da certificação, o que lhe conferiu melhor qualidade nos serviços prestados.

               Querendo sempre avançar e se diferenciar no mercado de serviços, a PASSINI & PASSINI LTDA certificou-se em 2012 pela ISO 14001, que exige da empresa a comprovação de consumo consciente de recursos naturais e sustentabilidade ambiental na realização dos serviços, reduzindo assim o impacto nocivo que a empresa causa ao meio ambiente.

               Em 2013, a PASSINI & PASSINI LTDA tornou-se uma das únicas empresas do Brasil triplamente certificada em qualidade, sustentabilidade e segurança do trabalho. Com isso, foi lançada a Política de Gestão Integrada.

   A PASSINI & PASSINI LTDA conta com mais de dois mil colaboradores e procura crescer cada vez mais. Ela sabe que a dedicação de seus funcionários foi crucial para seu crescimento. Por isso, valoriza colaboradores antigos na empresa, dando prioridade a eles em novas vagas de emprego, para que os mesmos possam crescer junto com a empresa.Ao longo desses anos, a PASSINI & PASSINI LTDA cresceu como uma família, pois sabe que todos os funcionários que nela cresceram e se desenvolveram são protagonistas dessa história.

Organograma[pic 3]

3.COMUNICAÇÃO EMPRESARIAL

         Formas de comunicação:

       3.1 Descrições de modo de operação

A empresa utiliza os meios de comunicação:

Cartas Comerciais: comunicações escritas geralmente enviadas pelo correio, fax e e-mail. 

Memorandos: comunicação escrita interna que veicula entre os departamentos da empresa.

Requerimentos: é uma petição para solicitar a satisfação de uma necessidade ou interesse, um documento para obter um bem, um direito ou uma declaração de uma autoridade publica.

E-mail ou correio eletrônico: possibilita a troca de mensagens e arquivos digitais de forma rápida e versátil por meio da internet.

[pic 4]Figura 3

3.2 Planejamentos da Comunicação

           A empresa desenvolve o planejamento de sua comunicação, com reuniões pesquisas do mercado, para, novas tendências, pesquisa para se alcançar o publico alvo. Primeiro a empresa analisa seu publico alvo, para poder então achar a melhor comunicação.

3.3 Estruturas da comunicação na empresa

         No âmbito dessas novas lógicas, salientamos exatamente a importância da informação e comunicação como instrumentos e processos poderosos para a realização das potencialidades estratégicas e para a ampliação e integração das estruturas organizacionais. É por meio desses instrumentos que as organizações desenvolvem funções, tomam decisões e estabelecem contatos com clientes, fornecedores e parceiros. Isso significa que as organizações precisam repensar, complementar e aprimorar seus referenciais teóricos e metodológicos tradicionais, formulando e disseminando estratégias que levem em conta os processos comunicacionais como suportes eficazes e competentes para o agir e existir delas. Às vezes, uma organização é definida de maneira simplista, como um grupo humano composto por especialistas que trabalham em conjunto em uma tarefa comum. Uma organização é mais que isso: é uma unidade coletiva de ação formada para perseguir fins específicos e é dirigida por um poder que estabelece a autoridade, determina o status e o papel de seus membros. Uma empresa, um hospital, uma universidade, por exemplo, são organizações.

3.4 Sistemas de comunicação

Público Interno: A empresa utiliza os meios de comunicação formal como: quadro de avisos, e-mail, telefone, cartão de ponto, uniformes, comunicação informal.

Endomarketing: ações de marketing voltadas para melhorar a satisfação dos público interno. São muitas as ações do endomarketing: treinamentos, palestras.

    Público Externo: Composto pelos clientes, a empresa utiliza a comunicação visual e auditiva, possui um site demonstrativo, onde é possível conhecer a empresa e todos os tipos de serviços que ela oferece.

    Comunicação interdepartamental: é a comunicação utilizada entre os departamentos da empresa, a diretoria faz reuniões com seus supervisores, os supervisores com os departamentos de RH, comercial, e o gerente operacional com os colaboradores, através de e-mails, palestras e treinamentos.

 3.5 Fluxos da comunicação

        Os fluxos da comunicação na empresa são verticais:

 Descendente: a comunicação que parte dos cargos superiores até chegar aos colaboradores.

 Ascendente: é a comunicação que parte dos colaboradores até chegar aos cargos superiores.

 Horizontal: A comunicação é passada de pessoas de um mesmo nível hierárquico.            

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Figura 4

A comunicação entre o pessoal da empresa PASSINI & PASSINI LTDA é clara e objetiva, quando há algum tipo de ruído, a informação é passada para todos em uma reunião. A empresa criou um e-mail corporativo com assinatura virtual, assim, não resta dúvida alguma de que a pessoa da empresa ficou sem saber da informação.

[pic 6]Figura 5                                                                                                        

4. Técnicas de Informática

4.1 Formas de comunicação

    Na comunicação interna e externa, é utilizado o e-mail,que é um recurso simples, a desvantagem do e-mail é que há alguns efeitos colaterais, como recebimento de “spam”, correntes, e texto mal elaborado e cobranças de prazos. Na comunicação externa, a empresa utiliza o site, facebook, blog e sistema de RM.

         4.2Características do RM

     Características a linha(RM) é a solução corporativa de gestão empresarial da totvs, Desenvolvido para tecnologia Windows 32 e 64bits, .Net e arquitetura Cliente/Servidor, possui banco de dados único, padrão. SQL structure query language (Linguagem de Consulta Estruturada), atualizações on-line, interface padronizada e diversas ferramentas disponíveis,  Flexível, possibilita a integração com sistemas específicos de sua empresa, Interface padrão windows possui atualização on-line dos dados de entrada, permitindo acesso às informações atualizadas imediatamente após o término da transação. Possui padronização do uso de teclas e funções, em todos os módulos, de forma a facilitar o seu aprendizado e operação.

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Figura 6

4.3 Cadastros

    Flexibilidade de mudança na visão da tela lançamentos de acordo com os impostos que serão controlados através de parametrizações; Possibilidade de indicar os impostos que serão controlados para cada CFOP (Código Fiscal de Operação); Permite definir um cadastro de naturezas fiscais para cada filial e exercício fiscal, com a máscara do código fiscal distinta entre as filiais e exercícios, Permite utilizar o cadastro de naturezas fiscais global, ou seja, possibilidade de liberar os lançamentos da base de dados, excluindo, até uma determinada data, todos os lançamentos fiscais e períodos, bem como lançamentos DIPAM, lançamentos de outros débitos e créditos, cartas de correção e guias de recolhimentos pertencentes a uma. Possibilidade de inserir os documentos fiscais inutilizados ou extraviados pela empresa, como por exemplo, as notas fiscais, informação importante a ser utilizada. na geração de rotinas legais, Permite importar através de arquivo XML, os lançamentos de outros débitos e créditos, Permite a copia de modelo de ISS; Opção de imprimir ou visualizar relatório simplificado do cadastro de eventos contábeis.

 4.4 Rotinas Legais

    Duplicação dos dados da DIPJ/DACON. Irá duplicar os dados das “DIPJ/DACON” da coligada corrente para uma Coligada destino escolhida pelo usuário; Geração do Sintegra de forma Consolidada. Estando habilitado o parâmetro, serão selecionadas todas as operações com a mesma Inscrição Estadual selecionada na tela da rotina; Especificações Técnicas – RM Liber Válido para a versão 11.80.0 Publicado em: Outubro de 2016 Manutenção dos layouts e cópia das fichas e campos das rotinas DIPJ e DACON dentro de uma mesma coligada. Poderá realizar a cópia de fichas e campos da DIPJ e DACON de um ano para outro, podendo efetuar manutenções caso o layout sofra alguma alteração, Possibilidade de inserir Funções para preenchimento dos Campos das Fichas DIPJ/DACON, Opção para gerar automaticamente todas as fichas e campos da DIPJ/DACON.

         4.5 Ferramentas Utilizadas

     Outras ferramentas da área de informática que a empresa utiliza para gerenciar suas informações são os programas elaborados para cada setor. Recursos humanos serve para ter o banco de dados dos funcionários e gerar as folhas de pagamento.

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Figura 7