Procedimentos Administrativos

1 – PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

Nesta disciplina o aluno receberá noções de administração, suas principais

funções e segredos dos sistemas que integram esta área como: Organização

administrativa, Empresa e muito mais. Entender os procedimentos administrativos é conhecer o funcionamento organizacional de uma empresa, seus processos administrativos, coordenação e controles, o aluno estará qualificado a trabalhar em qualquer empresa.

1.1– O QUE SÃO PROCEDIMENTOS ADMINISTRATIVOS

São função ou funções que um profissional realiza dentro de uma empresa

ou escritório, que são as seguintes:

- Realizar entrega de materiais diversos;

- Manter documentos e material organizados;

- Desenvolver e preparar expedientes administrativos sob orientação dos

superiores;

- Controlar a entrega e a saída de materiais;

- Controlar registro de frequências de funcionários;

- Inteirar dos serviços dos setores diversos da empresa visando orientar e

facilitar a função de dados, documentos e outras solicitações dos superiores;

- Atuar como responsável fiscalizador pela manutenção da ordem nos

ambientes;

- Operar equipamentos diversos, tais como: e-mail, fax, máquina de Xerox,

projetor multimídia;

- Realizar e atender chamadas telefônicas;

- Emitir notas fiscais, emitir contra-cheques dos funcionários;

- Realizar depósitos dos salários.

2– ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA

A organização é muito importante nos serviços de apoio administrativo, por isso, atentemos para os procedimentos executados pelo profissional de apoio administrativo para uma melhor estruturação das atividades que pretende

realizar. A palavra organização tem um sentido de preparação, de planejamento de uma atividade de acordo com um método de trabalho.

Mas organização também significa, a forma como os dados e documentos são arrumados, guardados, dispostos. E isso é muito importante para que eles não se percam, podendo ser recuperados rapidamente sempre que forem

necessários. Como se pode constatar, organização é uma espécie de ferramenta utilizada para realizar as tarefas desejadas e alcançar os objetivos estabelecidos. E a relação entre organização e ferramenta é

muito forte. A organização é necessária em qualquer uma de nossas atividades, tanto em casa como no trabalho. Não é de estranhar, portanto, que as empresas, desde as suas origens, tenham procurado organizar, arrumar,

colocar os dados e as informações nos devidos lugares. Já no princípio do século XX o mundo se via às voltas com inúmeros problemas de desorganização e falta de métodos nas empresas. Foi então que Frederick W.

Taylor, um norte-americano que viveu de 1856 a 1915, definiu tarefas e atividades, distribuindo-as entre as pessoas, de modo que aquelas experiências pudessem ser repetidas depois, servindo de modelo para a

realização de outras. É a Taylor que se deve um sistema de produção baseado na organização racional do trabalho, buscando o alcance do rendimento máximo com o mínimo de tempo e de atividade. Para trabalhar de forma organizada precisa-se planejar e estruturar as tarefas e atividades que serão desenvolvidas. Agindo dessa maneira, certamente o trabalho se tornará mais fácil de executar e, consequentemente, se realizará em menos tempos e com

mais qualidade.

2.1 – ADMINISTRAÇÃO NAS EMPRESAS

Ao longo do tempo diversas teorias sobre Administração oscilaram entre dois pontos diferentes: Arte ou Ciência?

Atualmente, podemos afirmar que cada Administração apresenta seuestilo, cada qual com suas virtudes e a sua forma ideal de gestão.

Para o sucesso das mais variadas formas de Administração, é preciso fazer uso da Tecnologia e da Informação, sempre atendendo as necessidades do mercado.

Administrar é analisar uma situação de forma racional. Desenvolver estratégias para construir os objetivos, coordenar recursos, direções e controles precisos, e, finalmente, motivar e compensar as pessoas que fazem