Sistema Orçamentario

ARTIGO APROVADO PARA PUBLICAÇÃO NOS ANAIS DO VI ENECON - ENCONTRO NORDESTINO DE CONTABILIDADE - FORTALEZA-2003.

AUTORES:

 Elisangela Fernandes dos Santos – graduanda em Ciências Contábeis na Universidade Federal da Bahia

 Yumara Lúcia Vasconcelos – Mestre em Contabilidade – FVC

 Alexon Mércio Reis de Macedo – graduando em Ciências Contábeis na Fundação Visconde de Cairu.

IMPLEMENTAÇÃO DO PROCESSO ORÇAMENTÁRIO NAS ORGANIZAÇÕES: UMA ABORDAGEM PRÁTICA

RESUMO

O orçamento, extensão do planejamento empresarial, é um instrumento de grande relevância para fortalecimento dos controles de gestão e mecanismos de avaliação de desempenho. Tema cuja importância se revela nos dias atuais em função dos exigentes e não formalizados padrões de competitividade. Nesse contexto, utilizar ferramentas gerenciais que permitam acompanhar a dinâmica empresarial e evolução dos negócios é imperativo de excelência na gestão. Mais que isso, é o caminho para a certeza de resultados eficazes através de um maior controle e acompanhamento constante.

O presente trabalho objetiva apresentar um roteiro para implementação de um sistema orçamentário, destacando-se os benefícios gerenciais assim como as limitações inerentes.

Trata-se de uma abordagem prática dirigida à aplicação na área de consultoria contábil.

Palavras-chave: orçamento – gestão – controle – desempenho - cultura.

1. CONSIDERAÇÕES INICIAIS

O planejamento precede a elaboração do orçamento. Enquanto o primeiro fixa antecipadamente as ações a serem executadas, o segundo quantifica todo o planejamento, identificando responsabilidades na implementação das ações.

Planejar significa desenvolver um projeto detalhado de tarefas no presente para alcançar um objetivo fim no futuro, buscando desenvolver e estimular os pontos positivos e eliminar e/ou controlar os pontos negativos através de medidas preventivas.

Segundo REBOUÇAS “O planejamento pode ser conceituado como um processo, (...), desenvolvido para o alcance de uma situação desejada de um modo mais eficiente, eficaz e efetivo, com a melhor concentração de esforços e recursos pela empresa”.

A importância do planejamento está na segurança proporcionada para a tomada de decisões. Através de um plano de ação desenvolvido hoje, visando atingir o crescimento do negócio amanhã, pode-se a partir de previsões de eventos futuros, abortar eventuais resultados que porventura possam prejudicar o sucesso do negócio. Esta flexibilidade na tomada de decisões é importante, visto que o ambiente externo é repleto de instabilidades, forçando manobras estratégicas de ação a todo o momento.

É necessário estar atento às mudanças e proceder de maneira rápida e precisa para adequar a organização ao ambiente que se forma.

Recomenda-se como resposta à dinâmica do meio, preliminarmente à elaboração orçamentária, a realização dos planejamentos, de longo prazo e estratégico.

O planejamento de longo prazo parte da previsão extrapolativa do crescimento passado (tendência). A partir dessa extrapolação, as metas são fixadas e os orçamentos e programas, lastreados nestas metas. O planejamento estratégico inicia-se pela análise criteriosa das perspectivas do negócio. As metas nascem de um estudo do cenário. A premissa subjacente à elaboração do planejamento estratégico é que o futuro não representa um progresso ou extrapolação em relação ao passado (figura 01).

O tipo de planejamento e por conseqüência, a forma de implementação de um processo orçamentário é produto do estilo da empresa.

Independentemente do tipo de planejamento, o importante é salientar que a importância maior do planejamento é o caminho percorrido até a formulação do seu plano de ação e não propriamente o plano, já que este nada mais é do que a representação em forma de relatórios e gráficos daquilo que foi discutido e aprovado. Isto porque o planejamento não é um ato isolado. A sua formulação depende da troca de informações e de um estudo apurado do negócio o qual a empresa desenvolve, e do meio ambiente em que esta está inserida, por aqueles que serão os responsáveis pela criação e aplicação do planejamento.

Esta iniciativa de estudo, e troca de informações, favorecerá uma maior interatividade entre os diversos setores da empresa proporcionando maior crescimento e amadurecimento das relações interpessoais e, também, de cada funcionário independentemente, na execução de suas funções internas.

Ainda de acordo com REBOUÇAS “O processo de planejamento é muito mais importante que seu produto final. O produto final do processo de planejamento, normalmente, é o plano, sendo que este deve ser desenvolvido“pela” empresa e não “para” a empresa. Se não for respeitado esse aspecto, têm-se planos inadequados para a empresa, bem como uma resistência a descrédito efetivos para sua implantação. ”

O orçamento é a quantificação do planejamento: uma previsão estimada pela empresa para alcançar os objetivos traçados. No entanto, o orçamento não deve ser visto como um plano de negócio, já que ele é apenas um meio para se chegar a um fim. Um instrumento utilizado pela gestão para controlar custos e despesas além de acompanhar investimentos e geração de receitas no processo de execução do planejamento.

2. BENEFÍCIOS E LIMITAÇÕES DO ORÇAMENTO

O orçamento consiste na formalização e sistematização das tarefas de planejamento e controle. Trata-se, de maneira bastante simplificada, da expressão monetária dos planos de ação nas diversas áreas de uma organização. Embora o orçamento seja usado como instrumento de controle, seu objetivo não é impor limites para cercear a liberdade de expressão, mas sim, promover a eficácia operacional. Conceito que, necessariamente, pressupõe economicidade no uso de recursos e alcance de metas.

O orçamento auxilia o gestor no sentido de orientar as ações e esforços dos líderes das áreas em uma organização. Cria um ambiente de comprometimento