TIPO DE ORGANIZAÇÃO - COMITÊS

TIPO DE ORGANIZAÇÃO - COMISSÕES

Palmas – TO

2014

Franciana Sousa Silva

Mayra Marttiely Lopes Costa

Manollo Anderson Silva Magalhães

Rafaela Azevedo Alves

TIPO DE ORGANIZAÇÃO - COMISSÕES

Trabalho apresentado como requisito parcial da disciplina Administração Organizacional II do curso de Administração, orientado pelo professor especialista Sidney Soares de Sousa Sândheskinny.

Palmas – TO

2014

SUMÁRIO

1 INTRODUÇÃO 4

2 DESENVOLVIMENTO 5

2.1 Características 5

2.2 Tipos 5

2.3 Princípios Básicos 6

2.4 Vantagens 7

2.5 Desvantagens 7

2.6 Aplicabilidade 8

3 CONCLUSÃO 9

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS 10

 

1 INTRODUÇÃO

Frente aos problemas existentes na empresa decorrentes de mudança e instabilidade que se alojou nos mercados mundiais entre as décadas de 1960 e 1970, Frederico Heidelberg resolveu tomar providências saneadoras. Para não alterar a estrutura organizacional, o que daria muito trabalho e dores de cabeça, Frederico achou melhor criar algumas comissões para tratar dos assuntos interdepartamentais (melhor coordenação entre os diferentes departamentos) ou intradepartamentais (lançamento de novos produtos, novos métodos e processos de trabalho, melhoria contínua da qualidade) passando a avaliar cada um dos resultados que elas traziam.

Nesse período o mundo dos negócios deixava de ser estável, previsível e conservador como no início do século XX. As soluções apresentadas pelos autores neoclássicos em termos de tipos de organização foram adequadas para a época quando ainda imperava a formalização.

A organização do tipo linha-staff tornou-se o formato estrutural típico das empresas no mundo todo e ainda hoje prevalece na maioria das organizações. As comissões surgiram como ferramentas provisórias para evitar a constante alteração da estrutura organizacional e mantê-la estável. Contudo, na atualidade, as comissões estão sendo substituídas por um conceito mais dinâmico e moderno: as equipes.

Também chamadas de juntas, conselhos ou comitês, as comissões desempenham funções administrativas, técnicas, estudam problemas, ou mesmo fornecem recomendações.

Esclareceremos no decorrer deste trabalho algumas de suas características, seus diferentes tipos, suas vantagens e desvantagens e sua aplicabilidade.

2 DESENVOLVIMENTO

2.1 Características

Algumas características encontram-se presentes na grande maioria das diversidades de conceitos sobre a natureza e o conteúdo das comissões.

Por não constituir um determinado órgão da estrutura organizacional, seu funcionamento pode ser somente durante certos dias ou horas, ou até que sejam atingidos os objetivos ou concluídas as tarefas ao qual foram designadas, sendo assim provisórias ou consideravelmente permanente.

Elas não possuem posição definida na estrutura organizacional nem, tão pouco, objetivo específico, próprio e particular, pois geralmente abrange vários órgãos com participantes de diferentes níveis hierárquicos da organização a fim de analisar problemas que ultrapassam a competência ou os limites de um ou mais órgãos da empresa.

Podem ser utilizadas dentro de qualquer tipo de organização sendo uma ótima ferramenta de trabalho, pois desenvolve ideias e dá recomendações sobre decisões a serem tomadas.

2.2 Tipos

Quanto aos tipos de comissões elas podem ser: formais quando são duradouras e fazem parte da estrutura formal da organização com seus deveres e autoridade delegados; informais quando não possuem posição definida e nenhuma delegação de autoridade sendo designadas apenas a planejar ou decidir em grupo o estudo de um problema específico; temporárias quando estão relacionadas com o estudo, trabalho ou tratamento de algum assunto que seja relativamente curto; ou relativamente permanentes quando sua existência se torna muito duradoura.

2.3 Princípios básicos

Os princípios básicos das comissões são:

• Elas nascem a partir de uma necessidade de um ou mais departamentos da empresa, quando tais departamentos, sozinhos, se tornam insuficientes na resolução ou estudo amplo de um problema.

• De acordo com o assunto a ser estudado deve-se ter os membros apropriados para representar as funções e o pessoal interessado, observando sempre todas as opiniões, abordagens e pontos de vista de cada um.

• Para que sejam bem sucedidas, as comissões devem ter sempre seus objetivos claramente definidos, assim como sua responsabilidade e autoridade.

• Seus custos não podem ser mais altos que seus benefícios alcançados sendo sempre um o compensador do outro.

• A quantidade de membros deve estar entre cinco e dezesseis, exigindo sempre uma boa análise sobre isso, de forma que não seja nem muito grande ao ponto de apresentar um alto custo e acarretar numa grande ocupação de tempo até que seja tomada uma decisão, e nem muito pequena para que se tenha uma variedade de especialistas exigida pelo trabalho e também para que se possa promover um intercambio de ideias e resoluções.

• A cooperação de seus membros é essencial para o bom funcionamento das comissões, onde os mesmos devem ter oportunidades de participação igualitária e democrática entre si, mesmo encontrando-se estes em diferentes níveis na hierarquia.

• E por fim, para que sua produtividade venha a ser eficiente, a comissão tem que escalar e preparar como que numa agenda o que deve vir a ser feito para não se estender indefinidamente o tempo.

2.4 Vantagens

As vantagens das comissões são:

• Nas tomadas de decisões e julgamentos grupais tem-se uma maior variedade de profissionais capacitados para criar soluções adequadas e criativas em seus intercâmbios de informações.

• A coordenação se torna mais eficiente para alcançar os objetivos múltiplos que envolvem diferentes áreas, órgãos e pessoas da empresa.

• A transmissão de informações às partes interessadas é de forma eficiente, pois economizam tempo e tem-se diversificadas sugestões em volta do assunto a ser tratado.

• Delegando-se um grupo de pessoas ao invés de uma só pessoa ou órgão há uma possibilidade de debater a melhor decisão a ser tomada.

• Faz com que se evite a constante alteração de uma autoridade que, sozinha, não seria capaz de solucionar as situações, permitindo assim uma maior flexibilidade à organização.

2.5 Desvantagens

As desvantagens das comissões são:

• Decorrente da grande diversidade de opiniões pode-se levar à perda de tempo na tomada de decisões, pois sempre tem diferentes pontos de vista em variados aspectos a serem analisados.

• Pode-se ter um alto custo financeiro, visto que geralmente as comissões contam com especialistas de alto nível que por sua vez necessitam de uma melhor remuneração.

• Mesmo havendo uma grande absorção de tempo útil por uma grande parte da comissão, tem-se em contrapartida, o desinteresse de alguns membros da equipe acarretando num certo desperdício de tempo.

• Há certas decisões que o administrador poderia tomar sozinho de uma forma mais rápida, pois as comissões podem tirar as iniciativas de comando. Além de que nem sempre todos os membros possuem o mesmo grau de responsabilidade e comprometimento com a tarefa a ser executada.

• Exigem que se tenha um coordenador que seja capaz de vencer a tendência para a intolerância ou a acomodação de alguns participantes e capacidade para romper a lentidão dos procedimentos burocráticos de deliberação e ainda evite que a coordenação se perpetue e se torne inativa sem um controle adequado.

2.6 Aplicabilidade

Dentre as inúmeras aplicações das comissões, destacamos algumas a seguir:

• Quando uma conclusão justa exige uma grande variedade de informações, como é o caso da formação de comissões de pesquisa sobre produtos, preços, orçamentos, salários e etc.

• Quando é necessário obter o julgamento de várias pessoas qualificadas para a tomada de uma decisão importante.

• Quando o êxito do cumprimento das decisões depende da perfeita compreensão de todos os seus aspectos e detalhes.

• Quando uma efetiva coordenação exige que as atividades de alguns departamentos ou divisões sejam bem ajustadas.

Podemos citar o Congresso Nacional, as empresas S/A (Sociedade Anônima), as associações e as cooperativas como exemplos organizações com gestão por comissão.

3 CONCLUSÃO

Ao debatermos o assunto, chegamos à conclusão de que a forma de gestão por comissões, ou melhor, por equipes, tem se tornado cada dia mais comum e eficaz. Analisando-se seus pontos favoráveis e desfavoráveis, verificamos uma grande positividade para as organizações que as utilizam, pois não necessitam delegar uma única pessoa para tratar de assuntos de grande importância, tem-se diversificadas opiniões em qualquer assunto a ser debatido, evita a constante mudança de autoridade, entre muitos outros benefícios.

 

REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS

*Livro:

CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da Administração. Sétima Ediçao. Rio de Janeiro: Editora Campus, 2004.

*Internet:

http://admcefetmg.blogspot.com.br/2008/07/comisses.html Acessado dia 09/09/2014 às 09h15min.

*Conteúdo deixado na copiadora da faculdade pelo professor especialista Sidney Soares de Sousa Sândheskinny