TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

INTRODUÇÃO

Os termos técnicos utilizados em arquivos são essenciais para o bom desenvolvimento dos trabalhos realizados na área de conservação, restauração, manutenção e criação de arquivos.

O objeto da pesquisa é o estudo dos termos arquivísticos e suas nomenclaturas, abrangendo desde a gestão dos documentos até sua destinação final.

TERMINOLOGIA ARQUIVÍSTICA

ACERVO

Reunião de registros armazenados num arquivo.

ACONDICIONAR

Pôr em (boa) condição. Guardar em sítio conveniente. Preservar de deterioração. Embrulhar. Empacotar.

ACESSO / POLÍTICA

Desimpedimento, direito de buscar informação e pesquisa numa documentação, porém atendendo as normas e legislações, assim como, o direito à privacidade, a segurança nacional e a ordem pública.

ARMAZENAMENTO

Estocagem de documentos, em locais apropriados que lhe garantam preservação.

ARQUIVAMENTO

Consiste na embalagem e estocagem de documentos de forma adequada a sua conservação, proteção, facilitando seu manuseio e obedecendo a uma ordem estabelecida.

ARQUIVÍSTICA

Ciência, conhecida como arquivologia, tem como objeto o estudo dos arquivos, seus princípios e técnicas, sua constituição, organização, desenvolvimento e utilização.

Disciplina que permite a gestão da informação orgânica, de três maneiras:

• Unicamente administrativa - principal preocupação com o valor primário do documento;

• Tradicional - dá ênfase o valor secundário do documento;

• Integrada - maneira nova e englobante, ocupando-se simultaneamente com o valor primário e secundário do documento.

ARQUIVO CORRENTE

Constituído de documentos em movimentação ou freqüentemente consultado, exclusivo do órgão produtor. Seu uso apresenta valor primário, atendendo aos objetivos de sua criação.

Unidade ou órgão responsável pelo arquivo corrente.

ARQUIVO INTERMEDIÁRIO

Constituído de documentos que não sendo de uso corrente, aguardam em armazenamentos, sua destinação final.

Unidade ou órgão responsável pelo arquivo intermediário.

ARQUIVO PERMANENTE

Constituído de documentos de guarda permanente em razão do seu valor histórico informativo e probatório. Seu uso apresenta um valor secundário de testemunho e informação.

Unidade ou órgão responsável pelo arquivo permanente

AVALIAÇÃO

O processo de avaliação de documentos de arquivo é feito através de pré-requisitos estabelecidos, com análise e seleção de documentos, indicando com precisão o prazo de guarda nas fases corrente, intermediária e permanente, com identificação de seus valores primário e secundário, devendo ser executado por uma equipe técnica, composta por profissionais de diversas áreas, como: arquivistas, historiadores, pesquisadores, profissionais das unidades organizacionais as quais os documentos serão avaliados, economistas e etc.

CICLO VITAL DOS DOCUMENTOS

Serie de etapas na qual passam os documentos, caracterizados em intervalos de tempo, de acordo com a freqüência da sua utilização. A vida dos documentos de arquivo são divididas em três intervalos de tempo: a atividade, a semi-atividade e a inatividade.

CLASSIFICAÇÃO

Organização da qual a instituição gestora visa a disposição dos documentos de um arquivo, podendo haver restrição ou não quanto ao acesso e uso dependendo das normas e legislações vigente.

CONSERVAÇÃO

Papel da arquivística que tem por destinação garantir aos documentos de arquivo, condicionamento, armazenamento, preservação e restauração.

CONTENCIOSO ARQUIVÍSTICO

Conflito de jurisdição arquivística.

DATAS-LIMITE

Dados que identificam a cronologia da unidade de arquivamento, indicando datas de início e término do período que contém os documentos.

DESCRIÇÃO

Constituídos de procedimentos, que partindo de elementos formais e de conteúdo, permitem identificar o acervo arquivístico e elaborar instrumentos de pesquisa.

DESTINAÇÃO

Atividades que após envolverem a avaliação, definem o caminho quanto a guarda dos documentos, ou seja, guarda temporária, guarda permanente, a eliminação ou reprodução.

DIAGNÓSTICO DE ARQUIVOS

Avaliação