PAPEIS DE TRABALHO

PAPÉIS DE TRABALHO E PROGRAMAS DE AUDITORIA

PAPEIS DE TRABALHO

Os Papéis de Trabalho de auditoria é um registro permanente do trabalho efetuado pelo auditor, dos fatos e informações obtidos, bem como das suas conclusões sobre os exames. É com base nos Papéis de Trabalho que o auditor relata suas opiniões, criticas e sugestões.

Objetivos dos Papéis de Trabalho

• Evidenciar o trabalho feito, evidenciar as conclusões sobre as demonstrações;

• Servir de fonte de informação para consultas;

• É um meio de revisão determinando se o serviço foi feito de forma adequada e eficaz, e julgar a solidez das conclusões alcançadas servindo de base para os relatórios ou pareceres sobre as demonstrações;

• Serve de base para modificar dos procedimentos e alterações futuras em outras auditorias;

• Avaliação Individual do desempenho do auditor

Tipos de Papéis de Trabalho

Os papéis de trabalho são divididos em dois tipos: correntes e permanentes.

• Papéis de Trabalho Correntes: São os utilizados na auditoria em curso. Os arquivos correntes de Papéis de Trabalho contêm o programa de auditoria, o registro dos exames feitos e as conclusões resultantes do trabalho de auditoria.

• Papéis de Trabalho Permanentes: São arquivados em uma pasta permanente, a qual reúne os papéis de trabalho com informações gerais, de caráter permanente ou semipermanente, sobre um determinado órgão ou atividade da empresa. Seu objetivo é proporcionar à equipe de auditores uma rápida familiarização com a entidade a ser examinada.

Os papéis de Trabalho devem ser preparados de modo que apresentem os detalhes importantes sendo completos quanto a:

• Informações e fatos importantes;

• Escopo do trabalho efetuado;

• Fonte das informações obtidas;

• Suas opiniões e conclusões.

Os Papéis de Trabalho devem ser preparados tendo-se em mente seu completo entendimento por outro auditor que não teve ligação direta com o trabalho. É comum a consulta aos Papéis de Trabalho em anos posteriores para se prestar esclarecimentos ou informações sobre algum aspecto a área auditada.

Organização e Identificação

Os papéis de trabalho tem uma ligação entre o trabalho de campo e o relatório de auditoria. Devido à importância e utilização, a preparação dos papéis de trabalho deve ser orientada por tais critérios:

• Boa apresentação: Os papéis de trabalho devem apresentar uma boa distribuição facilitando a leitura, evitando o congestionamento de informações numa mesma folha e a utilização do verso;

• Uniformidade: Os formulários devem ser do mesmo tamanho.

• Concisão: Entre os papéis de trabalho só deve ser incluído material informativo, necessário para a compreensão da atividade examinada e sobre o trabalho feito. O auditor só deve escrever o que for essencial para a completa compreensão de uma matéria; e os de caráter permanente são os utilizados em mais de uma auditoria.

• Cópia dos relatórios anteriores com as respectivas respostas dos clientes;

• Acabamento: Devem ser completados todos os passos do programa de auditoria. Todos os questionários devem ser devidamente respondidos e nenhuma informação ou dado necessário (data, título, referência, rubrica) deixar de ser registrado;

• Sequência: É necessário colocar os papéis de trabalho em sequência lógica para facilitar a revisão e a consulta.

Exemplos de documentação de auditoria incluem:

• Programa de auditoria.

• Análises.

• Memorandos relativos a assuntos específicos

• Resumos de matérias significativas.

• Cartas de confirmação e de representação.

• Listas de verificação.

PROGRAMAS DE AUDITORIA

Programa de Auditoria é o conjunto de uma ou mais auditorias, que serão realizadas em um determinado período de tempo e que possuem um objetivo específico. Pode ser direcionadas a diversas finalidades, como auditorias internas, auditorias de terceira parte, auditorias de fornecedor, dentre outras.

O programa de auditoria é dividido em três partes:

• Listagem dos procedimentos de auditoria;

• Espaço para o auditor assinar ou rubricar, a fim de evidenciar que o serviço foi feito e quem o fez;

• Espaço para comentários, observações, referências, etc.

Objetivo de Programas de Auditoria

Os principais objetivos dos programas de auditoria são os seguintes:

• Estabelecer por escrito a política da firma de auditoria;

• Padronizar os procedimentos de auditoria dos profissionais de uma mesma organização;

• Evitar que sejam omitidos procedimentos importantes de auditoria;

• Melhorar a qualidade dos serviços de auditoria.

Vantagens do Programa de Auditoria

Algumas das vantagens fornecidas pelo programa de auditoria são que o mesmo estabelece a forma adequada de realizar os trabalhos; as considerações feitas pelo auditor para determinação de seu trabalho; controle do tempo na realização do trabalho; há sequencia lógica da realização do trabalho; e a evidência dos trabalhos e quaisquer modificações ocorridas em relação ao original.

Gestão do Programa de Auditorias

Os responsáveis pela gestão do programa de auditorias deverão determinar se a auditoria é executável, através de uma base nos seguintes critérios:

• Existência de informação suficiente e adequada para o seu planejamento;

• Adequada cooperação do auditado;

• Disponibilidade de tempo e recursos.

• Sempre que não seja executável, há que combinar uma alternativa em conjunto com o auditado;

• Se a auditoria é executável, passa-se então à escolha da equipa auditora, tendo em conta as competências necessárias em função dos objetivos;

• Se só existir um auditor, ele terá de assumir todas as tarefas do líder;

• Os responsáveis pelo programa de auditorias, ou o líder, deverão identificar em conjunto com o cliente (ou o auditado) todos os recursos necessários;

• Seleção da equipe auditora. Com o intuito de se poder decidir o tamanho e composição da equipe auditora, devem ser levados em consideração:

• Objetivo, âmbito, critérios e duração;

• Competências da equipa versus objetivo;

• Requisitos de organismos de acreditação ou certificação, se aplicável;

• Assegurar a independência de toda a equipe em relação às atividades a auditar para evitar conflito de interesses;

• No caso de os conhecimentos dos auditores não serem suficientes, deverão ser incluídos especialistas técnicos, que irão trabalhar sob a orientação dos auditores;

• O auditado ou o cliente da auditoria podem solicitar a substituição de determinados membros da equipe auditora, desde que o possam fundamentar com base nos Princípios das Auditorias.

• Antes da auditoria nas instalações deve ser feita uma revisão documental, para determinar a conformidade do sistema (tal como documentado) com os critérios;

• A revisão deve incidir sobre a documentação do sistema, registros, e até mesmo, relatórios de auditorias anteriores;

• Caso a documentação não esteja adequada, a equipa deve comunicar logo ao auditado/cliente e a auditoria pode ser adiada até resolução.

• Preparação para a auditoria às instalações

• A equipe terá de preparar um Plano da Auditoria, que serve para si e para o auditado, para facilitar a coordenação e o acompanhamento das atividades por todos os envolvidos.

Tick-marks

Para auxiliar na utilização do programa de auditoria, serão utilizados símbolos usuais de verificação denominadas Tick-marks. A principal função de tais marcas é evidenciar qual o tipo de revisão que foi efetuada sobre aquele item marcado. Alguns dos símbolos a serem utilizados são:

• Conforme documento original examinado (O);

• Conforme registro do sistema informatizado ();

• Conferido (√);

• Calculo conferido (Σ);

• Ponto de relatório (X).

É importante que os programas de auditoria indiquem claramente o significado de cada símbolo empregado.

REFERÊNCIAS

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Papeis de Trabalho de Auditoria Interna. Disponível em: <http://www.portaldeauditoria.com.br/auditoria-interna/papeis-de-trabalho-de-auditoria-interna.asp> Acesso em 26 de out. 2014.

Módulo V- Papeis de Trabalho. Disponível em: <http://www.portaldeauditoria.com.br/sobreauditoria/PAPeIS-DE-TRABALHO.asp> Acesso em 26 de out.2014.

Auditoria: Papeis de Trabalho. Disponível em: <http://www.portaleducacao.com.br/educacao/artigos/43737/auditoria-papeis-de-trabalho> Acesso em 26 de out. 2014.

Programa de Auditoria. Disponível em: <http://www.cedet.com.br/index.php?/O-que-e/Gestao-da-Qualidade/programa-de-auditoria.html> Acesso em 26 de out. 2014.

Programas de Auditoria. Disponível em: <http://auditoriaemfoco.blogspot.com.br/2011/06/programas-de-auditoria.html> Acesso em 26 de out. 2014.