O Prontuário Eletrônico

PRONTUÁRIO ELETRÔNICO: análise dos benefícios encontrados por uma organização hospitalar de Belo Horizonte.

Mauro Marques Ferreira*

Resumo

O artigo se baseou em um estudo com prontuário eletrônico fazendo uma análise do histórico sobre seu uso até chegar no contexto atual da TIC (tecnologia da informação) quando foram criados os prontuários eletrônicos. Foi estudada a importância do SAME (Serviço de Arquivo Médico Estatístico) para o gerenciamento do arquivo de um grande hospital, controlando quem tem o acesso a essas informações. Apresentou-se a lei número 1821/2007 que aborda como o prontuário eletrônico deve ser criado e como a organização deve implantá-lo. A metodologia foi baseada, inicialmente em um estudo bibliográfico, com cunho qualitativo. Em seguida foi realizada uma pesquisa de campo em um hospital de Belo Horizonte, Minas Gerais, com três gestores de áreas envolvidas com o prontuário do paciente: um gestor do faturamento, um gestor da área assistencial e um gestor de SAME. Foram analisadas questões como segurança no acesso à informação do paciente, como foi a implantação do prontuário eletrônico na organização estudada e os riscos de uma má gestão do prontuário. Finalizar expondo os principais resultados da pesquisa.

Palavra-chave: Prontuário do paciente, Prontuário eletrônico e SAME  

1 Introdução

           O presente artigo tem o intuito de contextualizar as formas de arquivamento dos documentos médicos em uma instituição hospitalar.

O estudo se justifica devido à relevância do tema que aborda a importância do direito à informação que consta no rol dos direitos e garantias fundamentais da Constituição Federativa do Brasil de 1988, juntamente com o Direito à saúde. É comum denúncias de pacientes por procedimentos incorretos causados pela troca ou preenchimento errado do prontuário do paciente, sendo este, definido de acordo com o art. 1º da Resolução do CFM 1.638/2002, como um

                                        Documento único, constituído pelo conjunto de informações sinais e imagens registradas, geradas a partir de fatos, acontecimentos e situações sobre a saúde do paciente e assistência a ele prestada, de caráter legal, sigiloso e científico, que possibilita a comunicação entre membros da equipe multiprofissional e a continuidade da assistência prestada ao indivíduo.

É garantido por lei que o paciente tenha acesso ao seu prontuário a qualquer momento, mas nem sempre esse direito é respeitado pelas instituições. 

 Sendo assim, o papel do prontuário na perspectiva dos pacientes das instituições de Saúde, torna-se um documento de bastante relevância.

Ainda sobre os esclarecimentos avaliados, o tema deste artigo, há o arquivo médico tem a função de gerenciar os prontuários e com o objetivo de fornecer aos usuários informações médicas, conforme disposições legais da área Santos e Freixo (2011).

Com o passar do tempo, foram inseridos sistemas de informação nos hospitais com o intuito de otimizar o atendimento do paciente, criar acesso às informações com maior agilidade para melhorar a tomada de decisão na prestação do serviço.

Nesse intuito de otimizar a informação foi criado o prontuário eletrônico, que permitiu a extinção do papel dentro da organização hospitalar. Com isso sistema de informação hospitalar passou a gerar comunicação rápida para todos os envolvidos na prestação e tomada de decisão no atendimento do paciente, como exames, estudos de caso e, para o setor administrativo do hospital, acesso rápido a informações financeiras, transferência do paciente, internação e alta, além do controle de estoque (GOTARDO,2002).

Em geral, os prontuários ficam sob a responsabilidade do Serviço de Arquivo Médico e Estatístico – SAME. Na visão de Bezerra (2002), o SAME tem por finalidade a gestão de prontuários de pacientes com o objetivo de registrar atividades hospitalares, elaboração de dados estatísticos e fonte de pesquisa.

Gestão de Documentos é o “conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente ou intermediária, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente”. (Artigo 3º Lei nº 8.159/91).

O prontuário, segundo Marin (2003, p.1), “representa o mais importante veículo de comunicação entre os membros da equipe de saúde responsáveis pelo atendimento”, pois subsidia o tratamento terapêutico do paciente.

Vemos, portanto, que o avanço das tecnologias em vários setores da sociedade, faz com que os serviços médicos sejam adaptados para melhorar o atendimento aos pacientes, a produtividade dos profissionais, facilitar o acesso as informações e reduzir os custos administrativos.

De acordo com o tema da pesquisa e para verificar a possível integração entre homem x tecnologia, pergunta-se: como fazer a implementação do arquivo eletrônico em um hospital?

Para responder a esta pergunta buscou-se analisar as práticas de controle de um arquivo dentro da instituição hospitalar. Com o intuito de alcançar este objetivo geral foram traçados três objetivos específicos, sendo eles, definir as características do Serviço de Arquivo Médico; definir a importância do Serviço de Arquivo Médico nas instituições hospitalares; analisar os impactos negativos que uma prática de controle errada pode vir a causar nos pacientes e na instituição hospitalar.

2.0 Fundamentação teórica

2.1 Serviço de Arquivo Médico e Estatístico

Para Carrijo (2013), o SAME Serviço de Arquivo Médico Estatístico é o setor responsável pelo gerenciamento dos prontuários, pela rastreabilidade destes documentos, disponibilização para o paciente e os profissionais envolvidos, sendo responsável por gerar informações estatísticas para pesquisas e estudos futuros.

Santos e Freixo (2011) citam a importância do SAME para a gestão de arquivos dentro de uma rede hospitalar, identificando falhas, gerando relatórios para comissão de prontuários e pela guarda dos arquivos, sendo de fundamental importância para organização desses documentos.

Martins (1998) busca explicar o que é arquivo, de forma geral, abordando todos os segmentos corporativos. A autora aponta que arquivo é todo tipo documento independente de sua origem, natureza ou suporte podendo ser gerado por pessoa física ou jurídica e empresa pública ou privada.

Há consenso entre Martins (1998) e Silva (2008) na definição de arquivo que são documentos gerados por pessoas físicas ou jurídicas, públicas e privadas, definido por sua natureza de acumulação de informação para ser estudado por futuras gerações. Silva (2008) aborda ainda em sua explicação que arquivo deve ser guardado em lugar seguro, em ordem e de fácil localização.