Os 7 Passos Do Gerenciamento De Projetod

Resumo

Os 7 passos do gerenciamento de projetos

Fernando C. Barbi

Devido ao enxugamento dos quadros de pessoal e o aumento da necessidade de especialização tecnioca levou as Empresas a recrutar profissionais por um período determinado, para execução de projetos específicos. Da-se aí a necessidade de entender o processo de gerenciamento de projetos, onde se exige uma série de técnicas gerenciais nem sempre disponíveis nas Empresas.

Esses projetos são empreendimentos com data de inicio e fim com objetivo de criar e ou aperfeiçoar um produto ou serviço, onde o gerenciamento visa atingir os objetivos propostos dentro de parâmetros de qualidade pré determinados, seguindo um cronograma e baseados em orçamentos.

A estrutura de projetos vem sendo adotada pelas Empresas desde a implantação de um novo software até a implantação de novos procedimentos, como por exemplo o atendimento a clientes, revisão de processos de vendas etc. Assim sendo tudo se inicia com a contraçãoo de uma Empresa ou definição de colaboradores internos para integrar a equipe do projeto .Formaliza-se então um “termo de inicio do projeto”, assinado pelos patrocinadores e o Gerente do projeto, ou em projetos menores um e-mail que o gerente encia aos patrocinadores, copiando os demais envolvidos.

Adota-se então sete passos para o gerenciamento do projetos, como a seguir:

1. Escolha e adote uma metodologia

A metodologia é um processo a ser seguido visando um maior controle sobre os recursos utilizados no projeto, obtendo melhor controle do processo ganha-se mais efifiência, maximizando-se o grau de acerto em termos de prazos e custos e evitando retrabalhos desnecessários.

A Microsoft utiliza o MSF (Microsoft Solutions Framework) no desenvolvimento de seus produtos. Opta-se também pelo CMM (Capability Maturity Model). Tais opções dependem das exigências de cada mercado de atuação da Empresa.

Uma metodologia então, é um conjunto de regras de como conduzir um projeto com sucesso.

2. Comunique-se: não é só peixe que morre pela boca

A falta de comunicação, boatos, quando tomam o lugar de uma versão oficial acabam minando o moral de uma equipe. Cabe ao gerente do projeto evitar tais fatos dando sempre informações claras sobre o status do projeto, devendo falar sobre o projeto esclarecendo quem está trabalhando na solução de possíveis problemas, dando uma clara perspectiva de solução, evitando assim desconfortos. Deve criar também relatórios de progresso do projeto, tornando assim o prjeto mais impessoal e objetivo.

3. Defina o escopo do projeto e detalhe as atividades

O “escopo do projeto” começa por definir o que deve ou não ser feito para se obter um produto ou serviço, evitando se perder em discussões intermináveis sobre os recursos do produto final.

Definido o escopo do projeto, passa-se para a fase de detalhamento das tarefas. O objetivo é chegar ao WBS (Work Breakdown Structure), onde temos as “unidades de trabalho” com tempo medido em dias ou horas de trabalho, onde uma atividade deve ocupar entre 4 e 80 horas.

Deve-se também ser elaborado um orçamento levando-se em conta quantas horas de cada profissional serão utilizadas, sabendo-se de antemão o custo-hora de cada profissional, esrtimando o tempo que cada um gastará no projeto.

Para estimativas iniciais admitre-se uma variação de – 25% a + 75%.

Na fase de planejamento o orçamento deve ter uma variação de -10% a 25%

Já na estimativa final, a margem de erros deve estar entre -5% a 10%.

Um dos grandes segredos do gerenciamento é proteger o seu escopo, sem grandes mudanças durante a sua execução.

Deve-se negociar a forma de remuneração: fixa ou variável.

O segundo cuidado é documentar meticulosamente o escopo do projeto, resumindo-se o que ser feito, com que características e com que recursos, colhendo assinatura e rubricas de todos os envolvidos.

Em terceiro: definir as prioridades: Separando o que são requisitos desejáveis e quais os obrigatórios, marcando cada um segundo suas prioridades evitando que alguém arbitre o que é importante no lugar do cliente.

4. Conheça os envolvidos e monte o seu time

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