A ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

ADMINISTRAÇÃO DO TEMPO

Vivemos reclamando que o tempo passa rápido e que não temos tempo para realizar grande parte das coisas importantes de nossas vidas.

A realidade é que deveríamos ser educados já na escola para que criássemos bons hábitos de produtividade logo na nossa infância, e já que estamos neste estágio torna-se necessário, sem dúvida, reorganizar nosso tempo com ajuda e os ensinamentos deste curso para que se tenha mais equilíbrio e foco as atividades consideradas mais importantes de nossa vida.

O curso nos apresenta a metodologia da tríade do tempo, é uma metodologia de aplicação rápida e prática no dia a dia, para melhorar a qualidade de vida, onde sentido, realização e execução de metas diárias, são seus princípios básicos.

SENTIDO PARA O TEMPO

Em primeiro lugar é necessário identificar se as coisas que se faz no dia a dia, tem sentido, tem importância, são fundamentais; e isto consiste em fazer uma auto-análise e escolher mais tempo para realizar as coisas mais importantes e menos tempo ou quase nenhum tempo para realizar as menos importantes.

É importante entender que todo tempo é distribuído entre atividades importantes, urgentes e circunstanciais, ou seja, uma tríade do tempo.

Importância do Tempo

A definição de importante pela tríade é algo que tem prazo para ser feito, se o que se faz vai trazer resultado a curto, médio e longo prazo e que resultam em benefícios em todos aspectos da vida pessoal.

Urgência do Tempo

Urgência são todas as atividades em que o prazo terminou ou está curto e devem ser feitas imediatamente. São atividades que em geral trazem estresse ou pressão.

Circunstâncias

São todas as atividades que desperdiçam o tempo, que a gente faz sem vontade ou devido a pressão de outras pessoas ou em excesso.

É importante destacar e se ter em mente que uma situação importante se não for resolvida no tempo hábil pode se transformar numa situação extremamente urgentíssima e se uma situação urgente não for resolvida no tempo determinado, pode transformar esta situação sem importância ou sem importância nenhuma, circunstancial.

Com o exemplo dado fica bem claro, pois a necessidade de consertar uma simples peça do carro considerada importante e que no momento pensa-se que pode continuar dirigindo, este simples fato certamente poderá levar a um acidente sério ou outra situação desagradável e urgentíssima.

O foco é manter a esfera da importância, reduzindo as urgências e eliminando as circunstâncias.

REALIZAÇÃO DO TEMPO

Depois que se coloca o sentido nas atividades que serão feitas, ou seja, identifica-se o que é importante, urgente e circunstancial, fica muito mais fácil descobrir as metas que se vai cumprir a curto, médio e a longo prazo, e colocar no dia a dia, ações para alcançá-las.

Isto demonstra que de uma forma natural se está evoluindo e fazendo com que o tempo nos ajude a conquistar sonhos importantes.

A metodologia tríade utiliza o conceito de definição de metas do Peter Drucke, Smart, orientado para ação com produtividade, que consiste em:

a) Especificar os objetivos – detalhar ao máximo aquilo que se quer realizar;

b) Mensurar os objetivos – especificar o esforço monetário ou de tempo;

c) Definir ações – criar tarefas de compromissos em dias específicos, que farão os objetivos saírem do lugar aos poucos e de forma consistente;

d) Realização – dar o verdadeiro sentido do porquê, executar o objetivo aos invés de ter muitas metas e poucas conclusões;

e) Temporal – trata-se de dar datas e prazos para conclusão das metas, objetivos e atividades.

No método neotríad pode-se criar metas e acompanhá-las através de gráficos de execução dos objetivos a serem alcançados de acordo com o volume de atividades realizadas.

EXECUÇÃO DO TEMPO

Para se ter sucesso na execução do tempo, é necessário criar atividades, estipular sua duração em horas e priorizá-las no dia certo. Cada dia precisa ter uma lista de prioridades que contemple tudo que deve ser feito (com a horas de sentido e realização), a soma de todas as horas dessas atividades resultará no tempo previsto de trabalho.

- Neste método, é importante que cada atividade tenha seu tempo especificado (em horas e minutos), para que se tenha melhor controle das atividades do dia a dia.

- Para melhor administrar o tempo é fundamental que as atividades sejam divididas no horário normal de trabalho de 8 horas diárias, pois mais do que isto não será produtivo.

- O recomendado é que se planeje no máximo 70% das horas de trabalho previstas no dia-a-dia e o restante se deixe reservado para coisas não previstas ou eventuais urgências. A sobra do tempo deve ser aproveitada para si mesmo ou intervalos de descanso.

- É importante que se cumpra no dia, aquilo que foi planejado para aquele dia, o que não é para fazer hoje, não deve constar da lista de prioridades do dia.

- Deve-se ter o foco em atividades importantes, manter a urgência sob controle e dizer não para as atividades circunstanciais.

DICAS ESSENCIAIS PARA ADMINISTRAR BEM O TEMPO

1) Escolha e use uma ferramenta para gerenciar seus tempo:

- não se deve ter a mania de guardar o que deve ser feito na cabeça, isso gera esquecimento e consequentemente urgências. É preciso uma ferramenta mais segura, como um agenda eficiente que ajudará a priorizar os dias, planejar as metas, agendar as reuniões. É importante que tudo seja documentado para ter certeza de que as prioridades atuais e futuras estarão bem guardadas e não sejam