A DINAMIZAÇÃO DO CONTROLE DE ESTOQUE PARA A MELHORIA NA DISTRIBUIÇÃO DE MATERIAS

1. INTRODUÇÃO        

        Este trabalho consiste na elaboração de um projeto de Estágio Supervisionado desenvolvido para o curso de Administração de Empresas da Associação de Ensino Unificado do Distrito Federal – AEUDF que visa a adequação do conhecimento e a vivência adquirida na faculdade aos imperativos da vida empresarial e pública.

        O trabalho foi desenvolvido na Coordenação de Projetos de Cooperação Técnica/MS, uma repartição pública que visa atender as políticas do Ministério da Saúde e seus programas, subordinada à Subsecretária de Assuntos Administrativos/MS. Localizada em Brasília no endereço: Esplanada dos Ministérios Bloco G Edifício Sede do Ministério da Saúde 4º andar.

        O tema foi desenvolvido na área de Administração de Material, tendo como área temática, o controle de estoque, objetivando salientar sua importância como sendo uma enorme fonte para a redução de custos e para um correto gerenciamento da organização. O autor utilizará pesquisa bibliográfica e documental, bem como observação assistemática.

        A intenção é apresentar o controle de estoque como política de ações da Administração de Material, com a preocupação em diminuir os custos da organização, através de um controle rígido.

        A administração de material tem a finalidade de cuidar de todos os problemas que tenham relação com suprimentos e tudo o mais que possa representar investimentos do capital de uma organização: fiscalizando, zelando, controlando, para que os abastecimentos sejam efetuados no momento certo.

2. ORGANIZAÇÃO E SITUAÇÃO PROBLEMA

2.1. Características da Organização

        A Coordenação de Projetos de Cooperação Técnica – CPCT/MS é resultado de um programa firmado em 1990 entre o Ministério da Saúde e os seguintes Organismos Internacionais: Programa das Nações Unidas para o Desenvolvimento – PNUD e a Organização das Nações Unidas para a Educação, a Ciência e a Cultura -  UNESCO.

        A Coordenação de Projetos de Cooperação Técnica foi criada com o objetivo de subsidiar a formulação, o planejamento, o gerenciamento e a avaliação do Ministério da Saúde e seus programas, buscando principalmente a definição de indicadores de gerenciamento para a melhoria da gestão de projetos e programas baseados em informações e conhecimentos, e o aumento da capacidade do Ministério da Saúde em prevenir e prever problemas.

        Hoje, a Coordenação de Projetos de Cooperação Técnica controla cinco Projetos: Dois no âmbito do PNUD e três no âmbito da UNESCO. Todos eles são administrados em Brasília na sede da Coordenação, situada no endereço: Esplanada dos Ministérios Bloco G Edifício Sede do Ministério da Saúde 4º andar.

        A Coordenação de Projetos de Cooperação Técnica tem sua estrutura ligada a estrutura organizacional do Ministério da Saúde, estando ela subordinada a Subsecretária de Assuntos Administrativos, que está disposta ao lado da Subsecretária de Planejamento e Orçamento. Sendo parte integrante da Secretária Executiva/MS. Dentre as áreas funcionais, a Subsecretária de Assuntos Administrativos é responsável pelo planejamento, pela coordenação e pela supervisão da execução das atividades relacionadas aos Sistemas Federais de Organização e Modernização Administrativa, de Recursos Humanos e de Serviços Gerais, no Ministério da Saúde.

        As atividades da Coordenação de Projetos de Cooperação Técnica situam-se predominantemente nos setores da Saúde, Educação, Cultura, Ciência, Tecnologia, Comunicação, Informática e Gestão Social. Em todos esses setores, ela tem procurado moldar uma atuação tendo por referência as convenções e os compromissos internacionais firmados pelos Organismos Internacionais e pelas conferências de Cúpula. A articulação permanente com os poderes constituídos destaca-se como condição fundamental para a viabilização da cooperação técnica que favoreça a consecução dos objetivos de desenvolvimento humano inerentes a esses compromissos.

        A atuação da Coordenação de Projetos de Cooperação Técnica ocorre prioritariamente por intermédio de projetos de cooperação técnica firmados entre o Governo Federal e os Organismos Internacionais. Eles têm sempre o objetivo de auxiliar a formulação e a operacionalização de políticas públicas que estejam em sintonia com as grandes metas acordadas entre os Manuais de Execução de cada organismo.

2.1.1. Organograma

A Coordenação de Projetos de Cooperação Técnica/MS por ser uma Unidade de grande porte possui diversos organogramas de suas diferentes áreas. O organograma incluído neste projeto apresenta a estrutura organizacional da Subsecretária de Assuntos Administrativos/MS, área na qual será realizado no Estágio (Organograma anexo).

2.2. Situação Problema

A expressão controle de estoque, muitas vezes é entendida de forma ambígua. Entende-se, como qualquer coisa que um profissional de administração persegue, como o controle do almoxarifado, distribuição de material  e compra dos mesmos. É importante a observância de vários fatores. Fator de suma importância é a rotatividade, que consiste na relação existente entre o consumo com um estoque determinado a seu índice indica quantas vezes esse estoque determinado, num universo de demanda e em certo tempo.

        A Coordenação de Projetos de Cooperação Técnica/Ms é considerada uma organização de pequeno porte. A área de almoxarifado é pequena tendo em vista  sua grande estrutura de distribuição. A Coordenação efetua a compra de materiais, dos móveis e dos utensílios não só para ela, mas, também para os cinco projetos sob sua administração.

        Diante disso, a empresa não deve sub-utilizar o controle de estoque, na forma de ações isoladas, para que não comprometa benefícios e até a própria efetividade do processo de aquisição dos materiais.

 Desse modo, apresenta-se o problema:

O que o controle de estoque deve envolver para que se torne efetivo e viável para a organização?

        

2.3. OBJETIVOS

2.3.1. Objetivo Geral

Pela relevância do estoque como elemento regulador nas organizações, sendo o mesmo visto como um recurso produtivo, onde a maioria das instituições procura uma vantagem competitiva, é necessário identificar as estratégias que dinamizam seus custos na Coordenação.

2.3.2. Objetivos Específicos

1. Sugerir os elementos capacitadores para que a Coordenação de Projetos de Cooperação Técnica/MS supra a necessidade de material com produtos personalizados de forma permanente e duradoura;
2. Indicar fatores do controle de estoque, buscando alinhar seus aspectos com os usuários e o procedimentos da Coordenação de Projetos de Cooperação Técnica;
3. Analisar as possibilidades e limitações para implantação de uma política de controle para a realização de inventários na Coordenação de Projetos de Cooperação Técnica.

                

2.4. JUSTIFICATIVA