AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS

AS FUNÇÕES ADMINISTRATIVAS

Todo diretor, gerente, chefe e encarregado exercem estas sete funções

administrativas, a saber:

•Planejar

•Comandar

•Organizar

•Coordenar

•Avaliar

•Supervisionar

•Controlar

O conjunto dessas funções e suas interações constituem o conceito de

administração.

PLANEJAR

É a função administrativa em que se estima os meios que possibilitarão realizar os

objetivos (prever), a fim de poder tomar decisões acertadas, com antecipação, de modo

que sejam evitados entraves ou interrupções nos processos organizacionais.

É também uma forma de se evitar a improvisação.

Nesta função, o gerente especifica e seleciona os objetivos a serem alcançados e como

fazer para alcançá-los.

Exemplos: o chefe de seção dimensiona os recursos necessários (materiais, humanos,

etc.), em face dos objetivos e metas a serem atingidos; a montagem de um plano de ação

para recuperação de uma área avariada.

Planejamento: funciona como a primeira função administradora, pois serve de base para as demais.

É uma reflexão que antecede a ação;

É um processo permanente e contínuo;

É sempre voltado para o futuro;

É uma relação entre as coisas a fazer e o tempo disponível para tanto;

É mais uma questão de comportamento e atitude da administração do que propriamente um elenco de planos e programas de

ação;

É a busca da racionalidade nas tomadas de decisões;

É um curso de ação escolhido entre várias alternativas de caminhos potenciais;

É interativo, pois pressupõe avanços e recuos, alterações e modificações em função de eventos novos ocorridos no ambiente

externo e interno da empresa.

O planejamento é um processo essencialmente participativo, e todos os funcionários que são objetos do processo devem

participar.

Para realizar o planejamento, a empresa deve saber onde está agora (presente) e onde pretende chegar (futuro).

Para isso, deve dividir o planejamento em cinco fases seqüenciais a saber:

Estabelecimento de objetivos e meios para alcançá-los;

Tomada de decisões a respeito das ações futuras;

Elaboração de planos de ação;

Ação empresarial: execução;

Controle e avaliação dos resultados.

Exemplos de instrumentos de planejamento: orçamento, cronograma, desenho de processo, etc.

COMANDAR

É a função administrativa que consiste basicamente em:

Decidir a respeito de “que” (como, onde, quando, com que, com quem) fazer, tendo em vista

determinados objetivos a serem conseguidos.

Determinar as pessoas, as tarefas que tem que executar.

É fundamental para quem comanda desfrutar de certo poder:

•Poder de decisão.

•Poder de determinação de tarefas a outras pessoas.

•Poder de delegar –a possibilidade de conferir a outro parte do próprio poder.

•Poder de propor sanções àqueles que cumpriram ou não as determinações feitas.

A função de comando é muito mais participativa no hospital, dada a complexidade de suas

atividades. O comando de várias especialidades exige uma maior participação dos funcionários.

Instrumento de comando: escala de trabalho dos profissionais em plantões e folgas.

ORGANIZAR

É a função administrativa que visa dispor adequadamente os diferentes elementos (materiais, humanos,

processos, etc.) que compõem (ou vierem a compor) a organização, com o objetivo de aumentar a sua

eficiência, eficácia e efetividade.

É constituir o duplo mecanismo, material e social do hospital.

Organização Estrutural

•É a definição de estrutura básica, a partir da qual tudo o mais se organiza: pessoal, material, etc.

•É aquela que define as unidades e os cargos que constituem (ou constituirão) o hospital (e pelas quais se

distribuem os recursos), caracterizados segundo:

- os níveis hierárquicos que tem;

- as funções básicas que serão desenvolvidas.

Os desenhos de processos são formas de organização racional e seqüencial das atividades (tarefas, passos) de

um serviço do hospital. O fluxograma é a representação gráfica de um desenho de processo.

Instrumentos de organização: organograma, manuais de organização, manuais de serviços, etc.

COORDENAR

É a função administrativa que visa ligar, unir, harmonizar todos os atos e todos os esforços coletivos

através da qual se estabelece, dentro do hospital,