AS ROTINAS ADMINISTRATIVAS NAS EMPRESAS

ROTINAS ADMINISTRATIVAS NAS EMPRESAS

GESTÃO DOCUMENTAL

A Gestão Documental, também conhecida como Gestão de Documentos, é uma solução encontrada para consultar e organizar documentos em formato eletrônico, nos quais residem informações documentais que são trocadas entre os que utilizam a aplicação. Dentro de uma organização, a importância da Gestão Documental é permitir a partilha de documentos. Desta forma, gera benefícios e simplifica os processos de negócio da companhia. É o método mais rápido e eficiente para que as empresas conquistem suas certificações e se destaquem entre as empresas concorrentes.

A utilização da certificação digital atribui credibilidade e valor legal ao registro de informações em suportes digitais, contribuindo para o crescente número dessas informações em ambiente digital. A metodologia de avaliação da ONA (Organização Nacional de Acreditação), por exemplo, foi desenvolvida a partir da revisão desses modelos de acreditação regionais e dos manuais da América Latina e de países como EstadosUnidos, Canadá, Espanha e Inglaterra. Para ser utilizado nacionalmente, o manual da ONA foi testado em instituições de saúde nas cinco regiões do Brasil. Define-se Acreditação como um sistema de avaliação e certificação da qualidade de serviços de saúde.

A Norma ISO 9001:2000 é uma norma internacional que fornece requisitos para o sistema de gestão da qualidade (SGQ) das organizações. Como requisito geral, a organização deve estabelecer, documentar, implementar, manter e melhorar continuamente a eficácia de um sistema de gestão da qualidade.

A Gestão de Documentos contribui no processo de Acreditação e Certificação ISO porque assegura que a informação produzida e utilizada será bem gerenciada, garantindo a confidencialidade e a rastreabilidade das informações. O uso do sistema para gerenciamento de documentos ajuda a organizar e controlar as versões e distribuição das mesmas em toda a instituição. Isso facilita a maior padronização dos procedimentos e informações, auxiliando as gerências e coordenações.

A implantação da Gestão de Documentos associado ao uso adequado de tecnologias como o GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) deve ser executada visando a preservação e segurança no processo de atualização da documentação. O GED é uma tecnologia que provê um meio de facilmente gerar, controlar, armazenar, compartilhar e recuperar informações existentes em documentos. Os sistemas GED permitem aos usuários acessarem os documentos de forma ágil e segura, normalmente via navegador web por meio de uma intranet corporativa acessada interna ou externamente, sendo esta última forma mais presente nos dias de hoje. A capacidade de gerenciar documentos é uma ferramenta indispensável para a Gestão do conhecimento.

Documentos formam a grande massa de conhecimentos de uma empresa. Desta forma a eficiente gestão dos arquivos, principlamente em âmbito digital, contribui para uma melhor administração dos recursos, evita a deteriorização dos documentos, contribui para a eliminação do risco de perda do acervo. Seja através de backup ou pela utilização de sistemas que permitam o acesso à informação pela internet ou intranet.