ATIVIDADE INDIVIDUAL GESTÃO DE PROJETOS FGV

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MATRIZ DE ATIVIDADE INDIVIDUAL

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Elaborado por:

Disciplina: Gestão de Projetos

Turma:

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Business case

Razões

Atualizar tecnologicamente o negócio da organização como um todo, principalmente os sistemas de informação que envolvem os seguintes setores: financeiro, recursos humanos e comercial. Esta atualização tem como objetivo tornar a organização mais competitiva, assertiva em tomadas de decisões (Power BI) e mais ágil em relação a volatilidade do mercado.

Além disso o principal sistema de informação utilizado pela empresa é bastante ultrapassado, sua estrutura é baseada no Windows 98, o sistema não possui integração com CRMs atuais e não possui acesso mobile.

Benefícios esperados

• Rapidez para emissão de relatórios;
• Redução de recursos humanos para acompanhamento de números da organização;
• Apoio tecnológico para tomada de decisões;
• Garantia de integridade e veracidade das informações;
• Garantia de segurança de acesso à informação;
• Projeção de cenários e análise de perdas;
• Agrupamento, coleta, processamento, armazenamento e transmissão das informações de forma íntegra e coesa;

Prazos

Prazo de implantação: 22 a 24 semanas (6 meses).

• Início da implantação: 01/08/2021 - Fim da implantação: 31/01/2022;
• Fase de migração de dados: 01/08/2021 à 31/10/2021;
• Solução de bugs: 01/11/2021 à 30/11/2021;
• Fase de criação de acessos e treinamento dos colaboradores: 01/12/2021 à 31/01/2022;

Riscos iniciais do projeto

• Perda de todo o histórico de dados do antigo sistema de informação;
• Dificuldade de adaptação dos colaboradores à interface do novo sistema;
• Perda de integração com os antigos sistemas que o sistema anterior possuía;
• Bugs e erros que podem acontecer durante a migração de sistemas;
• Falta de estabilidade no acesso à informação;

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Termo de abertura do projeto

Project charter (Termo de abertura)
Projeto:  Atualização tecnológica	Número:    001/2021	Versão: V-1
1. Objetivo do projeto
O objetivo desse projeto é atualizar tecnologicamente os principais setores da organização, oferecendo um novo sistema de informação que possa ser capaz de atender a demanda que a empresa possui e além disso oferecer informações íntegras sobre o negócio. Diante disso espera-se que essa atualização torne a organização mais competitiva em relação à concorrência e que tenha mais assertividade nas tomadas de decisões, utilizando-se de softwares que tenham tal objetivo.
2. Gerente do projeto, responsabilidade e autoridade
Gerente responsável pelo projeto: Marcela Pagano Bernardes Gestora responsável pelo projeto de atualização, a qual é designada por atender a todas as necessidades que o projeto venha a ter no decorrer de sua execução, sendo diretamente encarregada de alcançar os objetivos propostos para o projeto. É de forma deliberada a responsável por tomar as decisões que direcionam a execução de todo processo, desde a alocação de recursos a até mesmo a mudança de alguns objetivos, desde que não alterem negativamente o objetivo do projeto.
3. Metas
Migração de todos os dados do antigo sistema de informação para o novo sistema;  Adequação de módulos no novo sistema;  Criação de acesso e níveis de acesso para todos os usuários;  Treinamento de 80% da equipe até o fim da implantação do projeto;  Fazer com que toda a organização deixe de usar o antigo sistema em até 6 meses após a implantação do novo sistema;  Reduzir em 50% a quantidade de recursos humanos nos processos de elaboração de relatórios e acompanhamentos de dados;  Reduzir em 70% a criação de novos chamados do TI para problemas relacionados ao sistema de informação da organização;
4. Premissas
Todos os dados do antigo sistema deverão ser disponibilizados no novo sistema;  A adoção do novo sistema por parte dos colaboradores deve ter aceitabilidade maior que 70% em relação ao nível de satisfação pelo uso da ferramenta;  O sistema deve ter disponibilidade em horário comercial maior que 95% em relação ao tempo em que fica acessível pelos colaboradores;  As informações armazenadas não podem de forma alguma serem deletadas com o passar dos anos, e é intolerável que algum dado seja corrompido durante algum processo de migração;  O suporte técnico do sistema deverá estar disponível durante todo o horário comercial da empresa;
5. Restrições
O prazo máximo deve ser respeitado rigorosamente;  Os custos estabelecidos poderão sofrer alteração em até 10% do seu valor inicial;  O acesso às informações da organização deve ser restrito a apenas a organização, sem interferência da desenvolvedora do produto;  A equipe de TI da empresa poderá ser cedida somente em até 30% do seu quadro de funcionários para auxilio da migração de dados;  Todos os equipamentos a serem utilizados para migração de dados devem ser de posse da desenvolvedora do sistema;
6. Riscos
Resistência da equipe em adotar o sistema;  Impossibilidade da migração de dados;  Prazo estimado ser postergado;  Mudança de escopo muito brusca devido a alguma incompatibilidade ou disponibilidade de serviço;  Mudança de custos para manter o sistema em uso;  Demora para adequação dos processos em relação às funções do sistema;
7. Prazo de implantação
Prazo de implantação: 22 a 24 semanas (6 meses). Início da implantação: 01/08/2021 - Fim da implantação: 31/01/2022; Fase de migração de dados: 01/08/2021 à 31/10/2021; Solução de bugs: 01/11/2021 à 30/11/2021; Fase de criação de acessos e treinamento dos colaboradores: 01/12/2021 à 31/01/2022;
8. Investimento
Denominação do custo	Valor
Implantação do sistema e migração de dados	R$ 12.000,00
Treinamento de 170 funcionários	R$ 3.000,00
Adequação de módulos do sistema	R$ 4.500,00
Mensalidade	R$ 2.000,00
	R$ 21.500,00
9. Principais etapas
Etapas	Duração estimada	custo Estimado
Início da implantação	-	-
Fase de migração de dados e implantação	3 meses	R$ 12.000,00
Solução de bugs e criação de módulos	1 mês	R$ 4.500,00
Fase de criação de acessos e treinamento dos colaboradores	2 meses	R$ 3.000,00
10. Principais stakeholders
Nome/função
Alexandre Costa Marcela Pagano Bernardes Felipe Augusto da Silva Rafael Rodrigues da Cunha	Patrocinador Gerente do projeto Gerente de portfólio Gerente de programas
11. Comentários

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