Atividade Disciplinar - Administração das Comunicações de Projetos

Atividade Disciplinar
	José Donizete Dutra de Farias	R.A.	1645468-4
Curso:	MBA em Gestão de Projeto	Disciplina:	Administração das comunicações em projetos

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1. Quais os principais desafios a serem superados pelo gerente de projetos em relação a comunicação quando se trabalha com equipes virtuais?
2. Como identificar as melhores ferramentas para se comunicar com todos os envolvidos nos projetos, incluindo stakeholders internos e externos, quando se trata de projetos a distância? O que deve ser levado em conta?
3. Apresente 3 lições em relação ao gerenciamento das comunicações que você pode tirar do estudo de caso apresentado.

Com a explosão tecnológica dos últimos tempos, vem mudando drasticamente o modo das equipes de uma empresa se comunicar, surgiu um sistema que passou a ser chamado de “equipes virtuais” que é forma de se comunicar por meios eletrônicos, isso facilitou a comunicação entre os membros de uma equipe de profissionais, possibilitando até a realização de teleconferências, podendo os participantes estarem localizados em várias partes do mundo sem a necessidade do deslocamento de um local para outro. O professor da Fundação Vanzolini Luis Felipe Cortoni explica que, diferentemente dos grupos convencionais, o grupo virtual trabalha além das fronteiras organizacionais, com "links" fornecidos, facilitados e fortalecidos por tecnologias da informação. É possível encontrar grupos virtuais, por exemplo, formados por pessoas da mesma empresa, porém que trabalham em países diferentes.

Mesmo com a evolução dos meios de comunicação, um gerente de projetos ainda precisa enfrentar alguns desafios para trabalhar com equipes virtuais, ele tem que convencer os membros que não se trata de um grupo de trabalho que podem realizar tarefas interdependentes, as equipes virtuais são formadas por pessoas que realizam trabalhos interdependente e pelo qual são coletivamente responsáveis, porém trabalham em diferentes regiões geográficas, e um dos principais desafios é integrar a equipe por que as pessoas que fazem parte da equipe, algumas vezes, são de diferentes personalidades, objetivos profissionais e formações culturais, algumas pessoas preferem abertamente o trabalho individual e são relutantes em aceitar fazer parte de equipes (KATZENBACH; SMITH, 2001), fato que pode causar conflitos que venham desajustar a equipe. Outro problema a ser enfrentado é a impessoalidade que em alguns meios de comunicação como e-mail e chat, onde as mensagens são enviadas de forma escrita, não é possível transmitir gestos, expressão facial e o tom da fala, o que pode acabar ocasionando uma má interpretação e gerar conflitos entre os membros da equipe.

Outro desafio de grande relevância que cabe ao gerente de projetos desenvolver, é o de identificar as melhores ferramentas para se comunicar com todos os envolvidos nos projetos, incluindo stakeholders internos e externos, quando se trata de projetos a distância. Nesse desafio ele precisa identificar qual a ferramenta é mais viável para interligar o grupo de modo que desenvolva as diretrizes do projeto com bastante clareza e não ocorra nenhum desentendimento ou conflito entre os participantes, por isso essa escolha deve ser muito bem estudada pois existem inúmeras maneiras de as pessoas se comunicarem através de meios eletrônicos e a melhor maneira é es colher um meio todos os participantes tenham um equipamento compatível e que tenham um ótimo conhecimento do uso para que fique tudo muito bem esclarecido o mais próximo possível de uma reunião presencial.

Estudando o artigo “Equipes virtuais – um estudo de caso na indústria têxtil norte-americana” produzido por Viviane Carvalho Bejarano, Luiz Alberto Pilatti, Luciano Scandelari e Antonella Carvalho de Oliveira da Universidade Tecnológica Federal do Paraná, tive a oportunidade a aprender lições em relação ao gerenciamento das comunicações como por exemplo:

1. Os trabalhos em equipe desenvolvidos por em empresas, até um passado não muito distante, eram realizados por interações presenciais, com a formação de reuniões e os trabalhos eram realizados em conjunto, e que atualmente, com a chegada do desenvolvimento tecnológico, grande parte das equipes de trabalho, vem incorporando no mínimo alguns elementos da interação virtual, para se comunicarem de forma não presencial através de e-mail, telefone, videoconferência, etc., e a cada dia aumenta as pessoas passam a se comunicar muito mais por  meios eletrônicos, criando as equipes virtuais.
2. As equipes virtuais podem oferecer uma infinidade de oportunidades de expansão de negócios, sendo que os membros de equipes podem estar em várias em regiões geográficas, isso torna possível ter uma empresa funcionando 24 horas por dia e com funcionários em locais com fuso horário diferente, possibilitando com isso que um profissional chegue para o trabalho e receba o que foi desenvolvido por um colega já prestou seus serviços naquele mesmo dia, atuando em um local distante. Isso torna possível desenvolver um produto, reduzindo a 1/3 do tempo, se comparado ao que aconteceria se o processo fosse realizado em um único local.
3. O surgimento das comunicações foi realizado pela primeira vez em 1984 por Irene Grif e Paul Cashman,
4. Equipes virtuais dependem de tecnologias interativas que possibilitam a comunicação e a transferência de informação entre pessoas dispersas no espaço e no tempo. O termo Computer-Supported Cooperative Work (CSCW), ou trabalho cooperativo apoiado por computador, foi usado pela primeira vez por Irene Greif e Paul Cashman, em 1984, num workshop multidisciplinar organizado para pesquisadores interessados no uso da tecnologia como apoio para a realização de trabalho cooperativo (GRUNDY, 1994). Alguns autores vêem o conceito de CSCW como sinônimo de groupware (ELLIS, 1991). Segundo Cruz (2002), o conceito de groupware é como um “guardachuva”, sob o qual se encontram inúmeras tecnologias que permitem o trabalho em grupo. Outros autores consideram que o CSCW abrange não somente o estudo das técnicas e ferramentas de groupware, mas também os aspectos psicológicos, sociais e organizacionais do seu uso (WILSON, 1991; BRINCK, 1998). Ou seja, groupware define as ferramentas – ou as tecnologias de informação e comunicação – que facilitam a comunicação e a transferência de dados, imagens e/ou sons para o trabalho em grupo dentro dos conceitos de CSCW. Segundo Wilson (1991), por exemplo, CSCW é um termo bastante genérico, que combina o entendimento de como as pessoas trabalham em grupos utilizando as tecnologias computacionais, incluindo hardware, software, serviços e técnicas. Brinck (1998) define o trabalho cooperativo apoiado por computador, ou CSCW, como toda teoria e/ou prática envolvendo o uso de computadores para melhorar e apoiar as práticas de trabalho em grupo, abrangendo tópicos tão distintos quanto a interação homem–máquina, a sociologia, a psicologia organizacional e a interface usuário–software. Esta área de estudo examinaria ainda como o uso da tecnologia afeta as interações em grupo e como a tecnologia pode ser redesenhada para facilitar o trabalho em equipe. Conforme nota Polzer (2004), as tecnologias mais utilizadas por equipes virtuais envolvem o uso da Internet e de sistemas de videoconferência, fax e telefone (deve-se lembrar que, embora o telefone e o fax possam ser considerados uma classe específica de groupware, o termo normalmente refere-se mais às tecnologias baseadas em networks). A comunicação utilizando estas ferramentas pode ser síncrona ou assíncrona: tecnologias síncronas são aquelas que exigem que os participantes estejam conectados no serviço ao mesmo tempo (exemplos: videoconferências e sistemas de mensagem instantânea); tecnologias assíncronas não requerem que os participantes estejam conectados no mesmo espaço de tempo para que haja comunicação (exemplos: e-mail, listas de discussão e newsgroups). Os subitens a seguir descrevem as diversas ferramentas de groupware, visando um melhor entendimento do “estado-da-arte” na área de CSCW.
5. Um dos sistemas mais usados para interligação de grupos virtuais é a videoconfêrencia
6. Videoconferência A videoconferência (sistema interativo de comunicação) permite a transmissão de áudio e vídeo através de rádio, satélite ou linha telefônica e normalmente requer conexão de rede de média e alta velocidade (SILVEIRA, 2002). A Figura 1 ilustra uma sala equipada para videoconferência. A videoconferência pode ser classificada em multicast ou broadcast. No primeiro caso, o sinal audiovisual é originado e transmitido simultaneamente e em tempo real para todos os locais conectados ao evento, gerando total interatividade e permitindo o diálogo entre os participantes. No segundo caso, o broadcast, o sinal audiovisual é originado em apenas um local e transmitido para vários locais ao mesmo tempo, sem haver interatividade com os participantes. Dependendo do porte, o equipamento de videoconferência pode disponibilizar diversas saídas e entradas auxiliares, permitindo o uso de vários recursos eletrônicos, como: câmara documental, scanner, projetor de slides e de fitas de videocassete, softwares, páginas de Internet, e outros. Em suma, qualquer aparelho que transmita e receba sinais de áudio e vídeo pode ser acoplado ao equipamento de videoconferência. A videoconferência baseada em computador, com o auxílio das tecnologias de transmissão de voz (VoIP) e imagem (webcam), é uma ferramenta para comunicação em tempo real que se assemelha à videoconferência por redes telefônicas e satélite, e reduz os custos com telefonia. O NetMeeting, por exemplo, desenvolvido pela

OBS: O texto base e o modelo da atividade estão no material extra da disciplina.

REFERÊNCIAS:

http://economia.uol.com.br/planodecarreira/ultnot/infomoney/2008/06/16/ult4229u1660.jhtm acessado em 11/09/2016.