Atividade Individual Gestão de Projetos - FGV

Matriz de análise

Disciplina: Gestão de Projetos

Módulo: 06

Aluno: Sandro

Turma: 08

Tarefa: Atividade Individual

Características do projeto 

O show promovido pela CCC, sob responsabilidade da DT Produções na FIERGS é um projeto, já que será um processo único (Singularidade) ou seja, mesmo que seja feito um outro show, em outra data, no mesmo local, mesma banda e os mesmos fornecedores, será um novo projeto.

Possui um grupo de atividades coordenadas e controladas, de forma gradativas e em etapas (Progresividade) como definição do local, da equipe, fornecedores,  contratação das bandas de rock da década de 80, parcerias com empresas de fast food para servir lanches na praça de alimentacao que fica junto ao palco, empresas para fazer a seguranca, bilheteria entre outros.

O projeto terá data para início e término (Temporariedade), visando o alcance de um objetivo, que neste caso é a divulgação e fortalecimento da marca.

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

 O projeto terá 3 períodos, o inicial, intermediario e o final, sendo que 5 catergorias de processos formarão todo o projeto, como veremos abaixo:

- Fase inicial - Nesta etapa, teremos um único processo, o de incicialização, com a definição do projeto e o objetivo, que no nosso caso é o show, identificação dos stakeholders, criação do “Termo de Abertura” que autoriza o início do projeto, que nomeia o gestor do projeto, e neste caso é a DT Produções, documenta os requisitos preliminares para a conclusão do projeto. Este deve ser elaborado por um executivo da companhia, que tem a finalidade de comunicar às partes envolvidas no projeto, de forma clara o objetivo e os beneficios do projeto.

- Planejamento – Será definido o escopo e o objetivo do projeto, teremos a criação da linha de ação, ou seja, as metas para que o alcance do objetivo final show.

Sendo as seguintes atividades:

- Estimar as durações das atividades e desenvolver o cronograma;

-  Definição da data do evento e confirmar dispolibilidade desta data com a FIERGS;

- Confirmar se as instalações dispolibilizadas pelo espaço, como iluminação, telecomunicações, internet e etc, atende as necessidades do show;

- Listar possíveis bandas para o evento, que sejam de rock, e sejam da década de 80;

- Enviar convite para empresas de fast food, para servirem alimentos na praça de alimentação do evento, solicitando que enviem uma proposta para participarem do show, com os tipos de lanches e valores que serão cobrados;

- Estimar os custos e determinar o orçamento;

- Identificar os riscos do projeto, como a falta da banda no dia do show, chuva forte que é característica do fim de ano, ou seja, tudo que pode prejudicar o evento.

- Execução – Nesta etapa, devemos mobilizar a equipe para que o que foi planejado anteriormente seja executado, ou seja, cumprir as metas para que possamos alcançar o objetivo do projeto, o show.

- Com a data definida, estabelecer um período para execução de cada tarefa, sempre considerando uma folga para que os atrasos não prejudiquem o dia do evento, que uma vez divulgado, não pode ser alterado, ou seja, adiado.

- Testar toda a infraestrutura da FIERGS, como telefonia, iluminação, internet e etc, a fim de evitar problemas no dia do evento;

- Escolher, contatar e contratar as bandas, que no nosso caso serão 3, duas menos conhecidas e de custo menor, para abertura e fechamento do envento, e uma de mais sucesso, que será a atração principal do evento;

- Formalizar os contratos de parcerisa com as empresas de fast-food escolhidas para servir a praça de alimentação;

- Quanto aos riscos identificados, a falta de uma das bandas seria o que mais prejudicaria o evento, porém, deve-se combinar com todas as bandas que, no caso da ausência de uma delas, as que estiverem presente devem suprir esta falta, prolongando o tempo de apresentação;

Monitoramento e controle – Esta fase, é a responsável pelo acompanhamento e monitoramento do projeto, sendo a que exige maior cuidado, pois a capacidade de resposta e solução aos imprevistos que podem acontecer, é o que pode definir o sucesso ou fracasso do projeto, no caso do show promovido pela CCC e organizado pela DT Produções, este monitoramento faz-se necessário desde a contratação do parceiros como os fast foods, bandas e outros fornecedores, que acontece antes do evento, quanto ao próprio show, ou seja, o dia “D”.

 O monitoramento e controle visa o acompanhamento das entregas, se estão de acordo com o cronograma, atingido as metas, e caso haja algum impresvisto, deve-se tomar as providencias o quanto antes, para que o sucesso do projeto não seja comprometido.

Na data que o evento será realizado, a gestora do projeto, no caso a DT Produções,  deve esta presente para acompanhamento e, caso necessário, atuar para resolver alguma não-conformidade, que possa prejudicar o show.

Encerramento – Trata-se da formalização de que o projeto foi finalizado, que o resultado foi ou não alcaçado, após esta etapa, os stakeholders estarão liberados para atuarem em outros projetos, e no nosso caso, a DT Produções deve finalizar as atividades deste projeto, devolvendo o espaço da FIERGS de acordo com o contrato de locação.

Estrutura das empresas CCC e DT Produções

AA

 As Estruturas organizacionais são responsáveis para o alcance dos objetivos, mas a sua formulação depende do ramo de negócios, conformação e metas da empresa. Segue a seguir, trê tipos de estruturas organizacionais, funcional, matricial e projetizada, porém vale lembrar que não existe uma classificação de melhor ou pior modelo entre elas, já que o modelo utilizado é uma particularidade de cada organização, que são desenvolvidas após a combinação de respostas planejadas e evolutivas que surgem diariamente.

Funcional - É o tipo de estrutura organizacional mais tradicional, que possui um característica de verticalização, com divisão em funções e departamentos, é conhecida também como estrutura piramidal. A principal desvantagem deste tipo de estrutura é a falta de uma figura que seja responsável por projetos, ou seja, é possível que em uma organização que tenha este modelo, possua um ou vários projetos em andamento, mas não existe uma figura identificada no organograma, legitimada e oficialmente responsável pela implantação, gestão, execução e finalização de um projeto. Outro ponto negativo da estrutura funcional é a falta de comunicação entre os departamentos, ou seja, eles são funcionais, e como o foco é somente o próprio setor, é alcançada uma excelência em suas funções, o que não deixa de ser um ponto positivo, mas não existe um senso comum, uma integração entre os departamentos.

Estrutura Matricial – Este tipo de estrutura é o resultado da combinação da verticalização com a horizontalidade, ou seja, mantem-se os departamentos funcionais, mas é criado um órgão regulamentador, ou um funcionário só que seja, mas focado em projetos, com responsabilidade definidas, ou seja, você cosegue identificar no organograma uma figura responsável pelos projetos, que foi autorizada e criada pela diretoria.

Pode-se dizer que, a tendências das empresas é adotar este modelo de estrutura, já que não é necessário grandes alterações nos organogramas existente, somente a criação de uma nova célula, que será responsável pela integração e comunicação entre os departamentos, com responsabilidade e foco nos projetos. Vale ressaltar que esta alteração também tratra-se de um projeto, e deve-se considerar que todo o processo leva um bom tempo para que seja finalizado, estamos falando de meses, pois envolve alteração em uma estrutura que já esta funcionando há anos, e a possibilidade de existir resistência, é muito grande.

Após a implantação da célula responsável pelos projetos, conforme o processo evolui, podemos classificar a maturidade da estrutura matricial na organização, ou seja, no início, onde o órgão tem um começo tímido, com poucos projetos em andamento ou finalizado e os resultados apesar de serem positivos, ainda não é uma justificafiva para que o departamento tenha a mesma autonomia e poder que os outros da estrutara funcional, podemos dizer que a “matriz é fraca”.

Com o passar do tempo, quando a organização percebe que os resultados são positivos, e que este departamento que gerencia os projetos deve manter-se no mesmo nível que os demais, podemos dizer que alcançamos uma “matriz balanceada”, ou seja, o departamento tem uma paricidade de autonomia e poder de decisão frente aos departamentos funcionais como marketing, recursos humanos e etc.

O ápice da maturidade de um processo de estruturação matricial é quando após vários projetos e resultados positivos para a organização, o departamento responsável pela gestão de projetos assume uma posição acima dos demais departamentos (funcionais) respondendo somente para a diretoria, ou seja, tem poder de decisão maior que os demais, assumindo a denominção de “matriz forte”.

Estrutura Projetizada – A empresa que possui este tipo de estrutura, na sua grande maioria já nasce projetizada, ou seja, não migrou de uma funcional ou matricial. As organizações que possuem esta característica tem como atividade fim, os projetos, ou seja, quando analizado a estrutura, fica claro que a empresa gerencia projetos, possuindo mais de um gerente de projetos, atuando em diversos projetos. Existem os departamentos funcionais também, mas estes tem a finalidade de dar suporte para que a atividade fim da organização seja alcançada, ou seja, projetos.

No caso da empresa CCC, acredito que a estrutura seja funcional, por ser uma empresa antiga, que atua no mercado há muito tempo e como declarado no encunciado, tem o departamento de marketing, ou seja, funcional, departamentos que tem caractetísticas específicas e com foco na sua atividade. Este tipo de estrutura, ainda é a mais utilizada nas organizações, que apesar de ultrapassada, ainda consegue gerir e alcançar os objetivos das empresas, só não tem a figura de gestão de projetos no organograma, o que auxiliaria no alcance dos objetivos.

A DT Produções, como é uma empresa focada em projetos, deve ter a sua estrutura projetizada, ou seja, todo o organograma voltado à execução de projetos. Os departamentos funcionais ainda estão presentes na estrutura, mas tem a função de dar suporte aos gerentes de projetos e suas equipes alcançarem a atividade fim, no caso, os projetos.

Com este tipo de estrutura, focada somente nos projetos, estes devem ser de responsabilidade de equipes destintas que, quando finalizam um processo, podem assumir outros, sendo esta dinâmica uma característica necessária para um PMO.

EstrNo

Acre

Referências bibliográficas

VALLE, André. Fundamento do Gerenciamento de Projetos. Rio de Janeiro – FGV  2014