Atividade Individual Gestão de Projetos FGV

Matriz de análise

Disciplina: Gestão de Projetos

Módulo:

Aluno: Wagner Della Flora Gross

Turma:

Tarefa:

Características do projeto 

Conforme enunciado, faz parte do alinhamento estratégico da empresa CCC a promoção de sua marca através da associação de eventos culturais à sua marca. Para isso, adquiriu a DT produções entendendo este ser um fator crítico de sucesso, pois é uma empresa especializada em produzir eventos e capaz de alavancar os resultados otimizando recursos. Nota-se que deste alinhamento estratégico se criou um programa, ou seja um conjunto de projetos (de eventos e dentre estes está este show musical em Porto Alegre em questão) que podem ser interdependentes ou não (por questões de resultado e fluxo de caixa, por exemplo) e que são gerenciados coordenadamente gerando resultados contínuos e que não necessariamente este programa terá um fim, porém cada um dos projetos que o constitui, sim.

Podem existir muitos projetos semelhantes, quando seu compara por exemplo dois eventos musicais, nota-se que cada um é singular, único, o que caracteriza primariamente um projeto. Cada evento será planejado para ocorrer em determinada data seguindo algum feriado ou planejamento financeiro, terá determinadas bandas como é o caso deste evento em específico que terá bandas de rock dos anos 80, foi escolhido um local estrategicamente para comportar as características do evento e em um determinado período de tempo.

Outra característica básica de um projeto que pode ser observada pelo evento promovido é a questão da temporariedade. A realização do evento pode demorar muito tempo para ser desenvolvido pois inicia desde primeira idéia, porém, em algum momento ele acaba, ou seja, este evento possui início, meio e fim.

O terceiro atributo básico que carecteriza este evento é a progressividade, ou seja, há diversas fases inclusive com entregas parciais até a finalização do projeto.

Como qualquer projeto, a realização de um evento musical possui a “restrição tripla” do projeto que podemos referenciar a um triângulo composto por três elementos que são escopo, tempo e custo, ou seja, sempre se deve tomar o cuidado que a alteração um  destes elementos impactará diretamente em outro dos elementos, sendo essa análise a cargo do gestor do projeto. Por exemplo, contratar uma banda a mais aumentará o escopo e se mantivermos o tempo do evento, resultará em aumento de custo. Ou se aumentarmos o tempo do evento em relação ao previsto mantendo o escopo teremos um aumento de custo.

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

Na fase de iniciação do projeto é realizada pela diretoria da organização onde é realizada a aprovação da estimativa de custos (que seria o orçamento inicial ou V0) para realização do evento, a aprovação e homologação do evento em si. Por exemplo, nessa fase foi definido que seria um evento com show de bandas de rock dos anos 80, por determinado período de tempo.

Nesta etapa também são definidos o objetivo do projeto, lista de marcos e benefícios (valores) esperados, são listados os riscos (risco de chuva, mercado financeiro, projeção financeira, disponibilidade de bandas, etc) e também é definido o gerente do projeto.

Em seguida viria a etapa de planejamento das ações que são necessárias para atingir os objetivos e escopo em que o evento fora idealizado na fase de iniciação. Nesta etapa podemos citar a criação das linhas de base que serão utilizadas como referência para prazo e custo, a definição da estratégia de divulgação (criação de uma identidade visual do evento, promoção através de redes sociais e/ou comerciais em rádio e/ou televisão e/ou panfletagem...), definição das bandas (definição de escopo), definição do local (que no caso foi escolhido estrategicamente o Centro de Eventos FIERGS que já conta com tecnologia para iluminação cênica, sonorização de ambientes e multimídia, além de internet banda larga, videoconferência e telefonia digital), definição do layout e tipo de infraestrutura, avaliação de parcerias para suportar o evento (que no caso foi com as de ramo de fast food que abastecerá o evento), escolha do tipo de segurança, planejar gerenciamento de cronograma de ações (planos de ação) , estimar custos, planejar respostas para os riscos envolvidos (por exemplo, ajustar evento em período menos chuvoso).

Em seguida seria a etapa de execução, que seria basicamente a integração das pessoas e recursos necessários realizar aquilo que foi traçado no planejamento e a realização do plano de forma mais simples possível e objetiva.

A fase de monitoramento e controle inicia ainda durante a fase do planejamento e finaliza após o fim da execução do evento. Nesta etapa irá se medir e avaliar ao longo do projeto as variações em relação ao base line de tempo e custo de maneira que seja viável alguma correção ou ajuste.

Após, a última fase e não menos importante é o encerramento onde serão gerados os reports dos resultados alcançados, homologação da entrega do projeto e lições aprendidas que serão de fundamental importância para a organização para o planejamento de novos eventos.

Devemos ter mente que esses processos são sobrepostos e por diversas vezes retroalimentados, ou seja, são realizados de forma interativa principalmente nas fases de planejamento e execução. Por exemplo,na execução da contratação da banda foi necessário dispender mais do que o planejado, isso foi detectado na fase de monitoramento e controle do projeto e logo foi necessário voltar a fase de planejamento para ajustar algum outro fator para poder manter o custo  (tendo em vista que isso impactará em escopo ou tempo) ou solicitar junto à diretoria um aditivo de orçamento para manter intacto estes parâmetros. Ou mesmo o contrário, foi necessário dispender menos recurso que o esperado e por isso foi possível a incorporação de alguma outra atração (que aumentará o escopo sem alterar o custo) ou apenas resultará em aumento da margem de lucro.

Todas essas fases são desenvolvidos de maneira técnica utilizando os processos gerenciais aplicáveis previstos no guia PMBOK ou outra framework definida.

O ciclo de vida da realização do show é composto pelas fases citadas anteriormente que irá do início ao fim. Para a realização deste projeto podemos comparar diferentes níveis de atividades ao longo do tempo. Se pensarmos em um gráfico onde o eixo y (vertical) é a atividade considerada, por exemplo recursos humanos, e o eixo x (horizontal) for tempo,  o gráfico começará a subir na fase de planejamento e atingirá seu ápice na fase de execução do show, onde estará mobilizada toda a equipe de produção, suporte, segurança, etc., e diminuirá na fase de encerramento até chegar a zero. Ainda podemos este gráfico quando a atividade considerada é risco e incerteza que inicialmente é alto pois ainda há muitas variáveis em aberto  e com o passar do tempo, a medida que estes pontos são ajustados vai caindo o nível de incertezas. O nível de conflitos geralmente é maior na fase de planejamento e execução.

Estrutura das empresas CCC e DT Produções

Ao observar que a CCC possui uma rede de lojas (sendo que a implantação de cada loja é um projeto distinto) e a questão dos projetos de marketing vinculados a eventos fica claro que a organização CCC possui um departamento de projetos e, portanto, possui uma estrutura matricial em sua organização.

Já a DT produções vive de projetos sendo os projetos seu principal output, ou seja, é necessário que esta empresa possua uma estrutura projetizada.

A CCC não deixa de possuir uma estutura matricial ao incorporar a DT Produções e nem esta deixa de atuar em uma estrutura projetizada. Podemos fazer um paralelo com um setor de P&D dentro de uma organização com estrutura matricial, sendo o setor de P&D uma estrutura genuinamente projetizada.

Referências bibliográficas