Estágio em Cobrafix

SUMÁRIO

1- INTRODUÇÃO..................................................................................................... 05

2- CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA.................................................................... 07

2.1- HISTÓRICO....................................................................................................... 07

2.1.1- ORGANOGRAMA........................................................................................... 12

3-DESENVOLVIMENTO........................................................................................... 13

3.1- DESENVOLVIMENTO DO ESTÁGIO................................................................ 13

3.2-DIFICULDADES ENCONTRADAS..................................................................... 14

3.3 - ANÁLISE COMPARATIVA.................................................................................16

4-CONSIDERAÇÕES FINAIS................................................................................... 25

5-REFERÊNCIAS BIBLIOGRÁFICAS...................................................................... 27

APÊNDICES/ANEXOS............................................................................................. 28

1 – INTRODUÇÃO

O estágio supervisionado foi realizado na empresa Cobrafix, no período de 31/03/2014 à 24/4/2014, totalizando 102 horas. Empresa que trabalha com a recuperação de crédito, especializada em cobrança educacional. Estabelecido no Setor Bancário Norte, Quadra 02, Bloco F, Ed. Via Capital, sala 301, Asa Norte, Brasília/DF. Atuando no departamento financeiro, onde é feita a realização de cobranças e atendimento aos usuários, e onde são organizados e efetuados os pagamentos.

O Grupo Cobrafix nasceu sob uma nova perspectiva de mercado e desde sua fundação, dedica-se a reduzir seus índices de inadimplência. Baseado nessa necessidade e no cenário de crescimento da inadimplência educacional no país. Tendo como base, ser a primeira empresa do país especializada em Cobrança Educacional.

Atua na redução da inadimplência através de um modelo de cobrança diferenciado, com ética, transparência, sempre tratando o inadimplente com respeito e dignidade. Atualmente, o Grupo Cobrafix conta com uma equipe de atendimento qualificada e avançada para a negociação, de forma que os alunos sintam-se à vontade na realização dos acordos. A empresa atua de forma clara e objetiva dentro de normas éticas e jurídicas. Abrangendo sua prestação de serviços para vários estados de nosso país.

No setor financeiro do grupo Cobrafix, fica situado o controle da tesouraria, no qual se responsabiliza pelas entradas e saídas de dinheiro. Abrange  

também a equipe que organiza o crédito e a cobrança dos clientes, é feito o orçamento e emitido as folhas de pagamento de clientes e funcionários. O setor financeiro cobre toda a área contábil da organização, por meio de um serviço organizado e bem distribuído.

A situação encontrada do arquivo do setor era precária, um arquivo descrito pela desordem, desorganização e falta de controle de documentos e armazenado com inúmeros erros e mazelas. Para melhorar a localização de documentos e facilitar o desempenho de atividades que contassem com os documentos arquivados tornou-se necessário uma analise e reorganização de todo arquivo, acompanhada de uma triagem para separar os documentos conforme sua natureza. E com a implementação e execução do plano de ação focado nessa deficiência do setor, os resultados foram surgindo de forma gradual e satisfazendo as expectativas e beneficiando aos que utilizam o arquivo.

Documentos que não conseguiam ser achados que eram necessárias cópias ou até mesmo que fossem refeitos tornaram-se quase nulos e a localização de documentos referentes a pagamentos e cobranças estavam com mais facilidade, agilidade e praticidade para se encontrar, economizando o tempo de busca e acelerando o tempo de resposta para o cliente ou reduzindo o prazo de elaboração de algum documento que necessite do apoio do arquivo ou de informações de documentos arquivados.

 

2- CARACTERIZAÇÃO DA EMPRESA

2.1 Histórico:

Fundada em 1976, há 36 anos no mercado, o Grupo COBRAFIX foi à pioneira na região Centro-Oeste em recuperação de crédito. Atentos ao mercado que dia-a-dia busca tecnologia, inovação, produtividade e gestão de pessoas, estamos antenados e focados em acompanhar essas mudanças.

Para o Grupo COBRAFIX, zelar pelo pioneirismo, alto padrão de eficiência, pontualidade, discrição e honestidade é muito mais que uma meta, é uma diretriz.

O Grupo COBRAFIX nasceu sob esta perspectiva de mercado e desde sua fundação, dedica-se a reduzir seus índices de inadimplência. Baseado nessa necessidade e no cenário de crescimento da inadimplência educacional no país. A primeira empresa do país especializada em Cobrança Educacional.

Desde então, o Grupo COBRAFIX vem sendo, reconhecida pelo mercado e pelos clientes internos como referência em superação de resultados pretendidos, pautando sempre os esforços em uma sólida conduta ética e profissional.

O Grupo COBRAFIX atua na redução da inadimplência através de um modelo de cobrança diferenciado, com ética, transparência, sempre tratando o inadimplente com respeito e dignidade.

Hoje, o Grupo COBRAFIX conta com uma equipe de atendimento qualificada e avançada para a negociação, de forma que os alunos sintam-se à vontade na realização dos acordos. A empresa atua de forma clara e objetiva dentro de normas éticas e jurídicas.

Produtos e serviços

Adiantamento da Prestação de Contas.

O Grupo COBRAFIX estudando bem a vida das instituições. Chegamos à conclusão, em certos meses, o fluxo de caixa se torna delicado, por conta de pagamento de férias, por exemplo. Nesses casos de necessidade de caixa, disponibilizamos uma antecipação, baseadas nos acordos fechados.

Cobrança à Distância.

Dispomos de uma Central 0800 para o conforto do aluno, facilitando o retorno para negociação da instituição. Independentemente da distância, é possível negociar tranquilamente através da cobrança interativa no módulo aluno online.

Conta Cliente.

O repasse da cobrança pode ser feito diariamente, semanalmente ou mensalmente, e a conta corrente é determinada e administrada pelo próprio cliente se necessário.

Consulta On-line/ Estudante

Através de uma senha específica, essa área do sistema permite ao aluno consultar débitos, negociar de forma interativa, simular opções de pagamento e estudar a melhor forma de quitar a dívida.

Atendimento Individualizado

Cada caso é analisado de forma única, com o objetivo final de proporcionar ganhos para todos os lados envolvidos.

Posto de Atendimento Avançado

Facilitamos a vida do Aluno com dúvidas e para negociações no interior da instituição. Podendo o aluno iniciar o processo de regularização da dívida no estabelecimento da instituição, sem se locomover a assessoria.

Cobrança Amigável

Inicialmente, o trabalho de gestão da inadimplência tem como principal objetivo recuperar os créditos vencidos, por meio de uma negociação amigável e eficiente com o aluno, tratando-o com dignidade possibilitando sua continuidade na instituição. Projetamos estratégias de acordo com a cultura da instituição, de tal forma que sejam alcançados os objetivos determinados por ambos. Além disso, o Grupo COBRAFIX sempre apresentará para a instituição novas técnicas de recuperação de créditos e inovações tecnológicas, possuímos um sistema próprio de gestão de débitos que nos garante absoluto controle. Finalmente, a escola diariamente é informada dos acordos realizados, bem como de sua conta corrente junto ao escritório, tudo com a máxima transparência e correção. Ética, Transparência e Eficiência são valores que mantemos em todas as nossas ações.

Cobrança Judicial

O Grupo COBRAFIX possui Departamento Jurídico próprio, contando com profissionais altamente qualificados na esfera extrajudicial e judicial em defesa dos interesses creditórios de seus clientes.

Trabalhando com critério nossa Consultoria também tem caráter preventivo, evitando ao máximo que se esbarre na Justiça, prestando assim orientação aos nossos clientes.

Protesto de Títulos

Somente depois de esgotadas todas as tentativas amigáveis de recuperação de crédito, um departamento exclusivo assume o controle com agilidade e precisão no envio e no acompanhamento diário dos títulos protestados.

Posto de Atendimento Avançado

Em qualquer local, é montando em poucas horas um Posto Avançado de Cobrança, utilizando as tecnologias mais inovadoras do mercado.

Extrato Financeiro Consolidado

É uma ferramenta perfeita para facilitar seu planejamento financeiro. Simples, prático e muito objetivo. O extrato financeiro do Grupo COBRAFIX é um boletim mensal que traz a situação das negociações amigável e jurídica. Mostra a posição dos débitos, os acordos realizados, os títulos protestados e valores a receber.

Consulta Online/Instituição

 

Missão

Superar as expectativas de nossos parceiros, satisfazendo de maneira plena suas necessidades, reduzindo a inadimplência educacional através de um modelo de cobrança diferenciado, buscando um relacionamento transparente, ágil, de colaboração com os clientes e tratando o aluno com dignidade e respeito.

Visão

O Grupo COBRAFIX, reconhecido pelo mercado e por nossos clientes internos como referência em superação de resultados pretendidos, pautando sempre nossos esforços em uma sólida conduta ética e profissional.

Valores

• Ética e transparência nos negócios

• Empresa consciente e atuante em sua responsabilidade social

• Rigor nos compromissos junto a clientes credores

• Satisfação e desenvolvimento de nossos colaboradores

• Respeito e adequação aos clientes de nossos parceiros

• Busca incansável pelo aprimoramento contínuo

• Uso da tecnologia como parte fundamental de nosso negócio

Diferencial

Mais que uma Recuperadora de Crédito, somos uma empresa parceira, que busca o relacionamento de longo prazo e exercemos a todo o momento, a responsabilidade e o papel de representante de nosso cliente, frente a seu cliente final.

36 anos de mercado

Atuação Nacional

Tecnologia de ponta

Consultoria Jurídica

Suporte Informatizado

Funcionários treinados e qualificados

Sede centralizada

Sistema de gerenciamento para plataforma Web

Posto de Atendimento avançado aos clientes e seus alunos

Impressão e envelopamento de cartas e boletos de cobrança.

- SAC (Serviço de Atendimento ao Cliente)

- Central 0800 - Ligações Gratuitas

- Central de Relacionamento

- CHAT - Dúvidas e Negociações

2.1.1- Organograma

Organograma do grupo Cobrafix:

3 – DESENVOLVIMENTO

3.1- Desenvolvimento do Estágio:

O arquivamento de documentos nem sempre é uma tarefa fácil, já que exige, sobretudo, organização detalhada e senso de importância, já que perdê-los pode trazer graves consequências.

Por isso, todo o cuidado é pouco na manutenção e a ação de guardar documentos que, na maioria das vezes, não tão valorizados aos olhos da empresa, mas, analisados sobre o ponto de vista jurídico ou histórico tem valor inestimável.

É comum a dificuldade em localizar documentos no momento em que mais se precisa, e o mais comum, é quando se recebe uma cobrança de conta, que certamente, já foi quitada e não consegue localizar o comprovante de pagamento.

Por muitas vezes é exigido pela chefia um relatório ou documento com um tempo determinado e em curto prazo e que por falta de um arquivo organizado não se consegue encontrar, ou a demanda de papelada é intensa e vai se acumulando e se arquiva sem classificação e avaliação do que foi arquivado.

Portanto, é essencial o cuidado na guarda, arquivamento e manuseio de documentos, evitando pagamentos em duplicidade, com multas e juros, o desaparecimentos de documentos importantes, a difícil localização de documentos urgentes. Fatos que prejudicam o serviço do setor.

Visto essa deficiência do setor financeiro do grupo Cobrafix, e após uma verificação e avaliação do arquivo do setor, tornou-se claro a necessidade de organização e ordem do arquivo. Tendo o intuito de minimizar o tempo de procura e auxiliar no desempenho das atividades que estão diretamente relacionadas com os documentos guardados em arquivo. Com a melhoria e nova disposição dos documentos arquivados notou-se uma significativa melhora na resposta de atividades que precisavam de consulta ao arquivo.

Com a organização do arquivo é garantida a comodidade e agilidade nas consultas aos documentos; melhoria na produtividade; elimina-se o retrabalho; segurança e preservação dos documentos; minimização de custos na administração e manutenção do acervo; diminuição das dificuldades de gerenciamento dos documentos arquivados e pode ser feito de modo certo o descarte de documentos expirados e desnecessários.

- Metodologia:

A metodologia utilizada foi à qualitativa, caracterizada por verificar a relação da realidade com o objeto de estudo, alcançando várias interpretações de análise. Simplificando, em administração é associada com a análise de texto (escrito e falado) e a observação direta.

Os métodos qualitativos empregam, geralmente, procedimentos interpretativos, com valorização dos pressupostos relativistas e a representação verbal dos casos. Tendo maior validade interna (uma vez que traduzem as especificidades, as características do objeto estudado), embora sejam débeis em termos de sua possibilidade de generalizar os resultados para toda a comunidade (validade externa).

Com a metodologia qualitativa foi feita a análise do arquivo e interpretado os erros cometidos no arquivamento dos documentos, depois de feita essa observação foi planejada, executada e controlada as melhorias necessárias para se obter um arquivo em pleno funcionamento e devidamente arranjado para atender as consultas dos usuários do mesmo.

3.2 Dificuldades encontradas:

A organização de documentos e arquivos é um serviço que tem como objetivo criar soluções para o controle e monitoramento do armazenamento e tráfego de documentos nas empresas, por meio da implantação de técnicas de arquivologia e metodologias de organização e gerenciamento de arquivos.

Para empresas que possuem uma grande demanda documental e que necessitam que esses documentos sejam catalogados corretamente para fácil localização é fundamental um arquivo bem estruturado e organizado para o benefício dos que o utilizam. Os documentos são selecionados para a organização através da elaboração de um plano de classificação documental; uma triagem; uma avaliação do conteúdo; a separação por empresa e depois de seguida essa ordem é realizado o arquivamento.

Mas nem sempre um arquivo organizado é fácil de controlar e de realizar sua manutenção. Mesmo com a elaboração de um plano de ação para reduzir os problemas com a desordem do arquivo foram encontradas dificuldades no andamento do plano.

Pela desordem e acumulo de documentos, o processo de avaliação foi longo e intenso, já que a separação por tipo de documento, seu conteúdo e destinatário havia de ser feito e a chegada de novos documentos era constante. Realizada essa etapa, foi refeita uma classificação e organização do arquivo, causando certa dificuldade de controle por meio do setor que não estava acostumado com a nova disposição que os documentos se encontravam e para evitar transtornos foi inserida nessa etapa a identificação de prateleiras e pastas, descrevendo de forma prática e sucinta a quais empresas se referiam os documentos e de que forma estava distribuído o documento dessas empresas (seguindo a natureza e conteúdo).

Conforme a realização e retrabalho de arquivamento foram encontrados documentos expirados e/ou desnecessários, que tiveram que ser descartados; alguns com inicio de extravio; armazenados de forma errada; arquivados em duplicidade (original e cópia em locais distintos); colocados de forma incorreta.

Tornando difícil o gerenciamento dos documentos pela falta de zelo que ocorria no setor.

Devido à dificuldade de controle e manutenção do arquivo foi necessária uma reunião com o setor para a explicação do novo sistema de arquivo, contando com a colaboração da equipe para melhorar no desempenho das atividades, facilitar a localização de documentos e manter a ordem estabelecida na distribuição e arquivamento.

E por ser uma atividade cíclica a dificuldade em manter tudo conforme o planejamento é presente. Essa atividade deverá se manter em controle e monitoramento constante e deve ser gerenciado com firmeza e cuidado, não descuidando de todo o processo arquivístico e seguindo todas as orientações aplicadas. A implementação, controle e execução do planejamento de arquivamento tornou-se continuo e por isso a tendência a acúmulos por falta de disposição e pro-atividade não são nulos.

Para o funcionamento ideal do plano de ação a teoria e prática devem estar unidas e equilibradas e com isso a colaboração da equipe é vital.

3.3- Análise comparativa entre teoria e prática:

- Planejamento:

As organizações devem operar com base da previsão para não funcionar ao acaso. Nada pode ser deixado ao sabor dos ventos. Elas requerem planejamento para todas as suas atividades, principalmente quando operam em ambientes dinâmicos, complexos e competitivos para dar continuidade às suas operações em direção ao sucesso.

O administrador precisa ter em mente a importância de tomar decisões estratégicas e planejar o futuro de sua organização. Por meio da tomada de decisões, o administrador configura e reconfigura continuamente a sua organização ou a unidade organizacional que administra. Ele e sua equipe devem decidir qual rumo sua organização deverá seguir e elaborar os planos para que isso realmente ocorra. O planejamento está voltado para o futuro, e o futuro requer uma atenção especial. É para ele que estamos nos preparando a todo o momento.

O Planejamento inicia o processo administrativo. Ele inclui a definição da missão organizacional, dos objetivos organizacionais, a seleção das políticas, a escolha de procedimentos e métodos desenhados para o alcance dos objetivos. O sucesso na função de planejamento requer o reconhecimento do ambiente da organização, o estímulo à criatividade, o encorajamento da participação dos colaboradores para a implementação de novas ideias e o desenvolvimento de abordagens inovadoras aos desafios da administração.

Nesse sentido, o planejamento fundamenta os próximos estágios do processo administrativo, como a organização (que representa a alocação e o arranjo dos recursos para executar as tarefas essenciais), a liderança ou direção (que guia os esforços no sentido de assegurar elevados níveis de desempenho e de cumprimento de objetivos) e o controle (que monitora e acompanha a execução das tarefas para assegurar a necessária ação corretiva, se necessária). Assim, o planejamento constitui a função inicial da administração. Antes que qualquer função administrativa seja executada, a administração precisa planejar, ou seja, determinar os objetivos e os meios necessários para alcançá-los adequadamente. (CHIAVENATTO, Idalberto. Administração nos novos tempos. 2. ed. Rio de Janeiro: Campus, 1999. p. 209).

O planejamento encoraja a administração a pensar sistematicamente no que esta acontecendo e no que acontecerá. Ele força a empresa a definir melhor seus objetivos e políticas, leva a uma melhor coordenação de seus esforços e oferece padrões de desempenho mais claros para o controle. (KOTLER, Philip. Administração de marketing: a edição do novo milênio. Trad. Bazán Tecnologia e Linguística. São Paulo: Prentice Hall, 2000. p. 33).

De acordo com Maximiano, entende-se por planejamento a atividade de se definir um futuro desejado e de se estabelecer os meios pelos quais este futuro será alcançado. Trata-se essencialmente de um processo de tomada de decisões, caracterizado por haver a existência de alternativas. (MAXIMIANO, A. C. A. Introdução à administração. 6. ed. São Paulo: Atlas, 2004.)

Para a execução das atividades de estágio supervisionado foi vivenciado as teorias difundidas no decorrer do curso de Administração.

O planejamento de fato é indispensável para qualquer atividade a se realizar e é a base para o desenvolvimento das atividades executadas. Planejar em uma organização consiste no estudo e na escolha de alternativas para se alcançar um objetivo de forma satisfatória, a partir das situações que ocorrem na organização. Portanto, o processo administrativo deve se iniciar pelo planejamento, demarcando os objetivos e implantando as ferramentas e políticas organizacionais para o seu alcance, num processo sucessivo e continuado, com o monitoramento e avaliação dos mesmos. Ao iniciar-se a elaboração do plano de ação para as melhorias de arquivo fez-se um planejamento que se engloba todo o acervo de arquivo e que solucionasse todas as dificuldades encontradas, através do planejamento foi definido o estilo de arquivamento adequado ao setor (alfabético simples), foi destinada as prateleiras e pastas de cada empresa e tipo documento, elaborado as identificações e disposição dos armários. Tendo como base o planejamento de todas as etapas a serem realizadas foi montado um plano de ação que se adequasse as necessidades do arquivo do setor financeiro.

- Princípios da Administração Científica de Taylor:

Para Taylor, a gerência adquiriu novas atribuições e responsabilidades descritas pelos quatro princípios:

1. Principio de Planejamento: substitui no trabalho o critério individual do operário, a improvisação e a atuação empírica-prática, pelos métodos baseados em procedimentos científicos. Substituir a improvisação pela ciência, através do planejamento.

2. Princípio do preparo: selecionar cientificamente os trabalhadores de acordo com suas aptidões e prepará-los e treiná-los para produzirem mais e melhor, de acordo com o método planejado. Além do preparo da mão-de-obra, preparar também as máquinas e equipamentos de produção, bem como o arranjo físico e a disposição racional das ferramentas e materiais.

3. Princípio do Controle: controlar o trabalho para se certificar de que o mesmo está sendo executado de acordo com as normas estabelecidas e segundo o plano previsto. A gerência deve cooperar com os trabalhadores, para que a execução seja a melhor possível.

4. Princípio da Execução: distribuir distintamente as atribuições e as responsabilidades, para que a execução do trabalho seja bem mais disciplinada. (GEORGE JR, Claude S. História do pensamento administrativo. São Paulo, Cultrix, 1974.)

Seguindo esses princípios viu-se a necessidade e importância que o preparo, controle e execução para os fins das atividades que se relacionam a administração. O preparo de um plano de ação, o controle para se certificar que todas as etapas estavam sendo executadas corretamente e a execução organizada, com uma distribuição de atribuições feita corretamente levaram ao cumprimento do projeto mesmo que com dificuldades.  

- Teoria Clássica da Administração (funções universais e princípios gerais da administração):

A Administração não é senão uma das seis funções, cujo ritmo é assegurado pela direção. Mas ocupa tamanho lugar nas funções dos altos chefes que, às vezes, pode parecer que as funções administrativas estejam concentradas exclusivamente no topo da organização, o que não é verdade.

FUNÇÕES UNIVERSAIS DA ADMINISTRAÇÃO:

1. Previsão: envolve avaliação do futuro e aprovisionamento em função dele. Unidade, continuidade, flexibilidade e previsão são os aspectos principais de um bom plano de ação.

2. Organização: proporciona todas as coisas úteis ao funcionamento da empresa.

3. Comando: leva a organização a funcionar. Seu objetivo e alcançar o máximo retorno de todos os empregados no interesse dos aspectos globais.

4. Coordenação: harmoniza todas as atividades do negócio, facilitando seu negócio e seu sucesso. Ela sincroniza coisas e ações em suas proporções certas e adapta os meios aos fins.

5. Controle: Consiste na verificação para certificar se todas as coisas acorrem em conformidade com o plano adotado, as instruções transmitidas e os princípios estabelecidos. O objetivo é localizar as fraquezas e erros no sentido de retificá-los e prevenir a ocorrência.

PRINCÍPIOS GERAIS DE ADMINISTRAÇÃO:

1. Divisão do trabalho: consiste na especialização das tarefas e das pessoas para aumentar a eficiência.

2. Autoridade e responsabilidade: autoridade é o direito de dar ordens e o poder de esperar obediência, responsabilidade é uma consequência natural da autoridade. Ambos devem estar equilibradas entre si. 

3. Disciplina: depende da obediência, aplicação, energia, comportamento e respeito aos acordos estabelecidos.

4. Unidade de comando: cada empregado deve receber ordens de apenas um superior. É o princípio da autoridade única.

5. Unidade de direção: uma cabeça é um plano para cada grupo de atividades que tenham o mesmo objetivo.

6. Subordinação de interesses individuais aos interesses gerais: os interesses gerais devem sobrepor-se aos interesses particulares.

7. Remuneração do pessoal: deve haver justa e garantida satisfação para os empregados e para a organização em termos de retribuição.

8. Centralização: refere-se à concentração da autoridade no topo da hierarquia da organização.

9. Cadeia escalar: é a linha de autoridade que vai do escalão mais alto ao mais baixo. É o princípio de comando.

10. Ordem: um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar. É a ordem material e humana.

11. Equidade: amabilidade e justiça para alcançar a lealdade do pessoal.

12. Estabilidade e duração (num cargo) do pessoal: a rotação tem um impacto negativo sobre a eficiência da organização. Quanto mais tempo uma pessoa permanecer num cargo tanto melhor.

13. Iniciativa: a capacidade de visualizar um plano e assegurar seu sucesso.

14. Espírito de equipe: harmonia e união entre as pessoas são grandes forças para a organização.

A teoria Clássica concebe a organização em termos de estrutura, forma e disposição das partes que a constituem, além do inter-relacionamento entre as partes. Restringe-se apenas aos aspectos da organização formal.

Para a Teoria Clássica, os aspectos organizacionais são analisadas de cima para baixo (da direção para execução) e do todo para as partes (da síntese para análise), exatamente ao contrário da abordagem da Administração Científica.

ELEMENTOS DA ADMINISTRAÇÃO:

1. investigação

2. previsão

3. planejamento

4. organização

5. coordenação

6. comando

7. controle. (INTRODUÇÃO À TEORIA GERAL DA ADMINISTRAÇÃO - Idalberto Chiavento - Makron Books - 4a. ed.)

Henri era engenheiro de minas dedicou sua vida às empresas no setor de mineração. Chegou a recuperar a Compagnie Commantry Fourchambault et Decazeville da falência, quando assumiu o seu cargo de diretor geral. Creditava seu sucesso como administrador a um sistema de administração que é descrito em Administration Industrialle et Genéralle (Administração industrial e geral), publicado em 1916.2 Este sistema repousa sobre uma distinção das funções essenciais da empresa em seis categorias e as funções do administrador em cinco elementos. Além disso, enuncia 14 princípios gerais da administração, que refletem orientações gerais embutidas nele.

Segundo Idalberto Chiavenato, Fayol procurou dividir qualquer empresa em seis funções básicas: técnicas, relacionadas com a produção de bens ou de serviços da empresa; comercial, relacionada com a compra, venda e permutação; financeiras, relacionadas com a procura e gerência de capitais; segurança, relacionadas com a proteção e preservação dos bens e das pessoas; contábeis, relacionadas com inventários, registros, balanços, custos e estatísticas; administrativas, relacionadas com a integração das outras cinco funções. As funções administrativas coordenam as demais funções da empresa.

Elementos da função administrativa – POC

Planejar - Estabelece os objetivos da empresa, especificando a forma como serão alcançados. Parte de uma sondagem do futuro, desenvolvendo um plano de ações para atingir as metas traçadas. É a primeira das funções, já que servirá de base diretora à operacionalização.

Organizar - É a forma de coordenar todos os recursos da empresa, sejam humanos, financeiros ou materiais, alocando-os da melhor forma segundo o planejamento estabelecido.

Comandar - Faz com que os subordinados executem o que deve ser feito. Pressupõe que as relações hierárquicas estejam claramente definidas, ou seja, que a forma como administradores e subordinados se influenciam esteja explícita, assim como o grau de participação e colaboração de cada um para a realização dos objetivos definidos.

Coordenar/dirigir - A implantação de qualquer planejamento seria inviável sem a coordenação das atitudes e esforços de toda a empresa, almejando as metas traçadas.

Controlar - Controlar é estabelecer padrões e medidas de desempenho que permitam assegurar que as atitudes empregadas são as mais compatíveis com o que a empresa espera. O controle das atividades desenvolvidas permite maximizar a probabilidade de que tudo ocorra conforme as regras estabelecidas e ditadas.

Diferente dessas funções, hoje usa-se apenas: Planejar, Organizar, Dirigir ou Executar e Controlar. (no lugar de Comandar e Coordenar) Uniram-se essas duas funções porque o objetivo é o mesmo.

Princípios Básicos, Fayol relacionou 14 princípios básicos que podem ser estudados de forma complementar aos de Taylor:

Divisão do trabalho - Especialização dos funcionários desde o topo da hierarquia até os operários da fábrica, assim, favorecendo a eficiência da produção aumentando a produtividade.

Autoridade e responsabilidade - Autoridade é darem ordens que teoricamente serão obedecidas. Responsabilidade é a contrapartida da autoridade. Deve-se levar em conta o direito de dar ordens e exigir obediência, chegando a um bom equilíbrio entre autoridade e responsabilidade.

Disciplina - Necessidade de estabelecer regras de conduta e de trabalho válidas para todos os funcionários. A ausência de disciplina gera o caos na organização.

Unidade de comando - Um funcionário deve receber ordens de apenas um chefe, evitando contra-ordens.

Unidade de direção - O controle único é possibilitado com a aplicação de um plano para grupo de atividades com os mesmos objetivos.

Subordinação dos interesses individuais (ao interesse geral) - Os interesses gerais da organização devem prevalecer sobre os interesses individuais.

Remuneração - Deve ser suficiente para garantir a satisfação dos funcionários e da própria organização.

Centralização (ou Descentralização) - As atividades vitais da organização e sua autoridade devem ser centralizadas.

Linha de Comando (Hierarquia) - Defesa incondicional da estrutura hierárquica, respeitando à risca uma linha de autoridade fixa.

Ordem - Deve ser mantida em toda organização, preservando um lugar para cada coisa e cada coisa em seu lugar.

Equidade - A justiça deve prevalecer em toda organização, justificando a lealdade e a devoção de cada funcionário à empresa. Direitos iguais.

Estabilidade dos funcionários - Uma rotatividade alta tem consequências negativas sobre desempenho da empresa e o moral dos funcionários.

Iniciativa - Deve ser entendida como a capacidade de estabelecer um plano e cumpri-lo.

Espírito de equipe - O trabalho deve ser conjunto, facilitado pela comunicação dentro da equipe. Os integrantes de um mesmo grupo precisam ter consciência de classe, para que defendam seus propósitos. (CHIAVENATO, Idalberto. Introdução à Teoria Geral da

Administração. 4. ed. São Paulo: Makron, 1993.; MAXIMIANO, Antonio Cesar A. Teoria Geral da Administração: da revolução urbana à revolução digital. 3. ed. São Paulo: Atlas S.A., 2000.; Sinclayr, Luiz, Organização e Técnica Comercial. Introdução à Administração, O&M na Empresa, 13a edição, 1991, Editora Saraiva).

Tendo como fundamento a teoria de Fayol, fica perceptível como as seis funções básicas da administração e os elementos da função administrativa se encaixam nas atividades realizadas no estágio e até mesmo em atividades corriqueiras, pois são vitais para que qualquer plano de ação possa se realizar com controle e de forma que satisfaça todos que precisam dele.

 

4- CONSIDERAÇÕES FINAIS

O estágio é o momento que se tem a oportunidade de entrar em contato direto com a realidade profissional que se está inserido, para concretiza os conhecimentos adquiridos por meio teórico e absorver por meio de observação e diálogo, práticas para um melhor desenvolvimento de suas atividades.

No estágio é construído o conhecimento da área de aprendizado e através dessa atividade o profissional em formação consegue analisar, investigar, interagir e intervir com a realidade profissional específica, unindo o conhecimento teórico com a necessidade de prática.

Com as atividades desenvolvidas e com o apoio da organização é concretizado um aprendizado impar, a elaboração do plano de ação e todas as etapas que incluídas levaram o conhecimento teórico a uma nova dimensão. A ação de desenvolver, controlar, executar, monitorar, organizar e finalizar o plano de ação trouxe uma nova visão do que é administrar e como trabalha um administrador.

Dificuldades com a colaboração e organização foram inevitáveis, em alguns momentos chegando a uma conclusão preliminar de que o projeto não seria bem implantado e que se fosse aplicado seria por um curto prazo. Porém, nem as dificuldades aparecidas com o decorrer do plano de ação o tornaram inviável, com uma boa relação entre a equipe e a comunicação estabelecida corretamente o plano seguiu seu desenrolamento e tornou-se “plural”, sendo executado por toda equipe e monitorado e gerenciado pela equipe de modo uniforme.

As relações humanas se mostraram indispensáveis, assim como a liderança cooperativa. Oferecendo ferramentas que auxiliaram o projeto (disponibilizando armários, pastas, etiquetas, ajudando na execução de atividades que requeriam um maior conhecimento dos assuntos tratados nos documentos e/ou sua validade para a organização), facilitando o progresso e erradicando os demais problemas que poderiam interromper o andamento do processo (a separação de documentos de conhecimento de determinado cargo, a falta de conhecimento do conteúdo de alguns documentos), já que a equipe ajudou na classificação e avaliação.

Diante de todo o contexto que circula a atuação profissional, foi identificada por meio do conhecimento oferecido na faculdade à importância do constante aprimoramento dos conhecimentos da área, das necessidades de relações sociais, e na vivência proporcionada pelo estágio supervisionado é selada pela prática toda a base oferecida pela instituição de ensino.

Ficou claro também, que a educação de qualidade não é somente responsabilidade do professor, mais também da participação individual e da busca de conhecer melhor e observar o ambiente de serviço.

Com o conhecimento teórico foi perceptível à precisão de um projeto para organizar uma área muito utilizada pelo setor e que estava desordenada e sem gerenciamento, lesionando o desempenho das atividades da empresa que necessitava de alguns documentos para responder clientes e demonstrar os pagamentos realizados. Feito o conhecimento dos documentos, foi feita a avaliação desses seguido pela separação por nome de empresa; em cada documentação externa ainda foi necessário separar por assuntos; foi separada as documentações internas; depois dessa etapa realizou-se a identificação nos armários e pastas em fazem parte do arquivo; após isso foram organizados nas pastas e finalmente arquivados nos devidos armários.

Mas o projeto é continuo, necessitando de controle e manutenção constantes para que possa continuar a oferecer os benefícios e mantendo o objetivo de facilitar, economizar, erradicar e agilizar o uso do arquivo, sem ter tantos problemas como os que tinham inicialmente.