Principais Pontos Para Uma Boa Gestão de Contratos

Uma Gestão de Contratos eficiente necessita de um conjunto de procedimentos e controles definidos para administrar todas as variáveis envolvidas nas etapas dos ciclos de vida das contratações. Com objetivo de manter um nível de governança com a Gestão de Contratos é preciso quantificar e tangibilizar a oportunidade oriunda de um processo concorrencial, agregando valor à Companhia.

• Gestão do ciclo de vida dos contratos;
• Mitigação de riscos financeiros e legais existentes nas relações da empresa;
• Gestão de itens fiscalizáveis (previsto x realizado);
• Repositório unificado de contratos de empresa;
• Gestão de minutas contratuais padronizadas;
• Promove maior segurança e compliance;
• Redução de custos;
• Controle de pagamentos e inibição de multas;
• Redução de custos financeiros com possíveis descumprimentos contratuais ocasionados por gerenciamento ineficiente;
• Meio eletrônico para substituir envio de documentação física, economizando com impressões, correios, infraestrutura;
• Eliminar as chances de perdas de datas críticas, especialmente as que dizem respeito a renovações contratuais e/ou prazos de avisos prévios;
• Classificação de prioridade na elaboração de contratos, com controles rígidos quanto às mudanças que possam impactar na empresa;
• Descentralização controlada, garantindo que as áreas que demandam contratos tenham autonomia para solicitá-los, porém dentro dos templates padronizados pré-definidos;
• Redução do tempo e custo para geração dos contratos com o uso do fluxo eletrônico de aprovações (Workflow);
• Controles e gestão realizada com maior transparência, com fluxos, automatização de tarefas e responsáveis claramente definidos;
• Produção de base histórica -mantém versões de diferentes revisões, gestão das obrigações e documentos contratuais para comprovações e auditorias;
• Histórico da vida contratual como subsídio de avaliações qualitativas e sob a perspectiva de controles internos;
• Chancela eletrônica;
• Agilidade com trâmites internos de pessoal para coleta de assinaturas e/ou justificativas para as contratações;
• Gestão automatizada de todo o fluxo de requisições: solicitação, acompanhamento dos processos de elaboração, aprovação e assinaturas.
• 1 – Duração do Ciclo de Vida do Contrato
• Desde a negociação inicial com o cliente até a assinatura de um contrato assinado, o número de dias envolvidos pode variar entre setores, tipos de contrato e situações exclusivas do cliente. Por isso, é importante que toda empresa determine um tempo de ciclo aceitável desde o início do contrato até a assinatura em suas diferentes divisões. Dessa forma, os gerentes ou colaboradores responsáveis pelos contratos podem acompanhar o cronograma e quais processos eles precisam acelerar ou eliminar.
  
  2 – Valor Anual do Contrato
• O valor anual do contrato com altas taxas de renovação é bastante útil para uma empresa, , visto que agrega valor a todas contratações recorrentes. Neste contexto, também é válido comparar as taxas e as receitas de contratos anteriores com os novos contratos. Igualmente, é importante prestar atenção de receitas perdidas em função de contratos não-renovados
  
  3 – Atraso nas aprovações
• Como o atraso nas aprovações pode ser oriundo de ambos os lados da tabela, é importante saber onde estão ocorrendo os contratempos. Manter as aprovações e revisões internas em um mínimo de tempo é essencial para que os contratos possam se manter dentro do escopo e do orçamento.
  
  4 – Contratos não-renovados
• Em alguns setores, pode ser aceitável que uma determinada porcentagem dos contratos expire sem renovação. No entanto, essa porcentagem tem um limite que você precisa estabelecer para tomar ações proativas. A porcentagem de não-renovações é bastante útil para identificar, por exemplo, os motivos da evasão de clientes.
• 5 – Conformidade
• Esse é um indicador que fornece informações sobre se sua organização principalmente no que tange ao armazenamento e gerenciamento de cláusulas, termos e qualidade dos contratos.De acordo com a IndustryWeek , as empresas com um processo de conformidade de contrato bem definido alcançam até 80% de economia quando comparadas com outras do mesmo setor.

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