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Conceito de orçamento e sua importância na organização

Orçar na linguagem náutica significa colocar a vela a favor do vento como meio de que a embarcação atinja o seu objetivo. É dessa maneira que o orçamento faz com as empresas as direcionam para os objetivos.

A necessidade de orçar é muito antiga porque o homem sempre precisou fazer algumas previsões para estocar comida durante o inverno e com isso desenvolveu as primeiras praticas orçamentária. A palavra orçamento deve-se aos antigos romanos que coletavam impostos e também foi utilizada para as bolsas de tesouraria e os funcionários que a usavam. Na França o termo era conhecido como bougue ou bogutte e vem do latim, entre 1400 e 1450 o termo bouguett tornou-se parte do vocabulário inglês. A historia do orçamento empresarial teve sua origem na administração pública e foi utilizado como instrumento de planejamento e controle das operações empresariais na Du Pont nos Estados Unidos em 1919 sendo que entre os anos de 1950 e 1960 ele ganha relevância com uso pelas grandes empresas.

Toda empresa quer ela seja grande, média ou pequena sempre existe um planejamento por mais simples que seja com uma missão, valores e visão, é claro que nas grandes empresas existem os Planejamentos Estratégicos com suas missões bem definidas, valores que norteiam os negócios e a visão de com a empresa deseja ser vista daqui por exemplo a 5 anos.Nas empresas pequenas o planejamento estratégico pode ser um simples pedaço de papel onde o proprietário escreve o que deseja e como deseja alcançar o objetivo.

O orçamento tem uma missão muito importante, pois é um plano que onde esta contida as quantidade de recursos (materiais, horas trabalhadas ou recursos financeiros) capazes de conduzir a empresa aos seus objetivos, conforme Padoveze (2004, p 128), o orçamento deve conter alguns propósitos gerais como: a) orçamento como sistema de autorização: o orçamento aprovado é um meio de autorização de recursos para todos os setores da empresa; b) um meio para projeções e planejamento, as peças orçamentárias serão utilizadas para os processos de projeções e planejamento permitindo estudos para períodos posteriores. c) um canal de comunicação e coordenação, é um instrumento para comunicar e coordenar os objetivos corporativos e setoriais; d)um instrumento de motivação, ele permite um grau de liberdade de atuação dentro das linhas aprovadas;e) um instrumento para avaliação e controle, avalia o desempenho dos gestores e controla os objetivos corporativos e setoriais. f) uma fonte para a tomada de decisão, por conter os dados previstos e esperados é uma ferramenta fundamental para a tomada de decisões sobre os eventos econômicos diários de responsabilidade dos gestores operacionais.

Esta importante ferramenta de gestão deve acompanhar a estratégia da empresa, o seu acompanhamento e controle devem ser constantes para que se possam atingir os objetivos planejados para o período assim com um barco a vela de aportar em seu porto de chegada

Vantagens do Orçamento

As empresas se beneficiam muito de um programa orçamentário. Embora as empresas possam obter certo grau de sucesso sem orçamentos, elas jamais atingirão as alturas a que poderiam chegar com um sistema coordenado de orçamentos.

Entre esses benefícios contam-se os seguintes:

1. Os orçamentos fornecem um meio de transmitir os planos da administração a toda a organização.

2. Os orçamentos forçam os gerentes a pensar no futuro e planejá-lo. Na falta da necessidade de fazer orçamento, vários administradores gastarão seu tempo cuidando das situações do dia-a-dia.

3. O processo orçamentário proporciona um meio de alocação dos recursos às partes da organização em que eles podem ser empregados de maneira mais eficaz.

4. O processo orçamentário pode revelar potenciais gargalos antes que eles ocorram.

5. Os orçamentos coordenam as atividades de toda a organização, por meio da integração dos planos das diversas partes. A elaboração do orçamento ajuda a assegurar que todos na organização estão trabalhando na mesma direção.

6. Os orçamentos definem as metas e objetivos que podem servir de níveis de referência para a subsequente avaliação de desempenho.

No passado, alguns gerentes evitavam os orçamentos por causa do tempo e do esforço que a sua elaboração envolve. Pode-se argumentar que a elaboração do orçamento é realmente "livre", visto que o tempo e o esforço do gerente são mais do que compensados por lucros maiores. Além disso, com o advento das planilhas eletrônicas, qualquer empresa, grande ou pequena, pode implantar e manter, a custo mínimo, um programa de elaboração do orçamento. A orçamentação presta-se bem a planilhas eletrônicas de aplicação rápida.

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Recorrendo ao conceito clássico (ver Escola Clássica), podemos definir qualquer organização como um conjunto de duas ou mais pessoas que realizam tarefas, seja em grupo, seja individualmente mas de forma coordenada e controlada, actuando num determinado contexto ou ambiente, com vista a atingir um objectivo pré-determinado através da afectação eficaz de diversos meios e recursos disponíveis, liderados ou não por alguém com as funções de planear, organizar, liderar e controlar.

Desta definição de organização convém reter alguns conceitos fundamentais para a sua adequada compreensão, nomeadamente:

1. Actuação coordenada: para que exista uma organização, não basta que um conjunto de pessoas actuem com vista a atingir um objectivo comum; é necessário também que essas pessoas se organizem, ou seja, que desenvolvam as suas actividades de forma coordenada e controlada para atingir determinados resultados. Esta coordenação e controlo é geralmente efectuada por um líder mas encontram-se muitas vezes organizações em que estas tarefas são efectuadas por todos os membro em conjunto através, por exemplo, de um órgão colegial.

2. Recursos: representam todos os meios colocados à disposição da organização e necessários à realização das suas actividades. Neste recursos incluem-se os recursos humanos, os recursos materiais e tecnológicos, os recursos financeiros, a imagem de mercado e credibilidade perante o exterior.

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