ESTUDO SOBRE RECRUTAMENTO INTERNO E PLANO DE CARREIRA

1. INTRODUÇÂO

1.1 Definição do Problema da Pesquisa

Os departamentos administrativos, por trabalhar em sincronia com todas as faces de uma organização, apresentam diversos tipos de documentos e relações que devem seguir métodos tanto particulares da companhia quanto em conformidade com a legislação. Por haver essa diversidade, grande quantidade das ações são tomadas de maneira individual, de forma que se torna preciso criar ações corretivas que demandam tempo de trabalho gasto desnecessariamente. Ainda da mesma maneira, a empresa se trata de uma multinacional americana que adquiriu recentemente outra multinacional presente no Brasil há mais tempo, sem alterar seu ramo produtivo. Assim se tratando de uma companhia de capital aberto listado na bolsa de valores de Nova York, deve se adequar a procedimentos SOX de auditoria, controle contábil e financeiro, que trouxeram ao cotidiano da empresa diversos novos formulários, relatórios e procedimentos de reportes para evitar fraudes, relatórios esses que se estendem diretamente a qualquer parte da atividade principal da empresa, como, compras, comercial, controle de despesas gerais, que devem ser detalhados para que todas as informações e responsáveis pelos processos fiquem claros à quem analisá-los. Por não ter seus procedimentos conhecidos por todos, muitos dos reportes são feitos de forma incorreta, assim atrasam parte dos processos pela falta de padronização das ações.

1.2 Objetivos da Pesquisa

1.2.1 Objetivo Geral

O autor do presente trabalho visa estudar a viabilidade da criação de documentos, para definir procedimentos em ações dos departamentos administrativos, dessa forma uniformizar o fluxo de informações e minimizar os ruídos na comunicação que envolve cada tipo de documento em sua movimentação. Juntamente da padronização, criar uma cultura organizacional que possa trazer consigo continuidade na política de padronização dos dados.

1.2.2 Objetivos Específicos

O projeto tem como objetivos aumentar a confiabilidade e qualidade das ações baseadas em documentos nas empresas, aproveitando uma oportunidade de criar um fluxo contínuo de informações em documentos para que cada área possa se ater ao seu trabalho de essência, através da definição de padrões específicos que determinem claramente as normas que devem ser seguidas, assim como diminuir a incidência de erros em reportes e documentos necessários ao processo.

1.3 Justificativa

A documentação de métodos procura facilitar o papel de quem atua em um processo que deve agregar valor para a empresa. Se tratando de departamentos administrativos, onde todas as ações são diretamente acompanhadas por documentos e políticas da instituição, a falta de uniformidade no preenchimento de documentos ou no fluxo de informações podem se tornar um problema se tratando de uma multinacional acompanhada diretamente por uma comissão de auditoria. Dessa forma, quando é proposta uma metodologia única de processos, a tendência é que todos possam utilizar os mesmos termos e trabalhar em conformidade.

2. ESTUDO DOS PROCESSOS

2.1 Processo de Controle

Os controles operacionais em uma organização focalizam atividades e consumo de recursos, e têm como principais ferramentas de planejamento cronogramas, diagramas e orçamentos que auxiliam no planejamento e no controle operacional em uma organização.

Um sistema de controle possui componentes como mostra a figura a seguir:

Dentro do processo, destacamos também a existência de padrões de controle. Maximiano (2009, p.247) os define como informações que permitem avaliar o desempenho e tomar decisões. São extraídos diretamente dos objetivos, das atividades que devem ser realizadas e dos planos de aplicação de recursos.

Esse tipo de processo depende das informações adquiridas durante o monitoramento ou acompanhamento de atividades, e podem ser consideradas o ponto mais importante de qualquer sistema de controle. Dessa forma devemos definir qual informação deve ser produzida, como e qual o melhor momento para obtê-la. Como exemplo, quando se pretende fazer controle sobre orçamentos, as informações necessárias são o próprio orçamento e relatórios de despesas. As formas mais comuns para aquisição de informações são:

• Inspeção visual.

• Reuniões com a equipe.

• Questionários preenchidos por clientes.

• Sistemas automatizados de coleta e processamento de informações.

• Relatórios verbais ou escritos.

• Gráficos e mapas.

A eficácia dos sistemas de controle depende dos procedimentos e ferramentas criadas para coleta dos dados, sendo assim produz informações consistentes sobre o desempenho de uma atividade específica.

2.2 Administração Financeira

De acordo com Gitman (2001, p.39) para que o administrador financeiro tome decisões úteis e faça previsões adequadas, ele deve estar disposto a ser capaz de interagir com indivíduos em outras áreas da empresa.

Ainda de acordo com Gitman, o tamanho e a importância da função da administração financeira dependem do tamanho da empresa. Quanto maior a empresa, o funcionamento das finanças evolui para um departamento separado, conectado diretamente com a diretoria operacional e financeira. A partir de dependências como as citadas que podemos identificar a necessidade da adequação do departamento com as normas que o regem e com seus procedimentos naturais.

2.2.1 Relação com a contabilidade

Usando os princípios geralmente aceitos, o contador prepara demonstrações financeiras que reconhecem a receita no momento em que os gastos são incorridos. (GITMAN, 2001)

Por ter esse caráter mais organizado para e diretamente relacionado com os gastos e receitas adquiridos pelo departamento financeiro, a contabilidade precisa ter documentos organizados de forma que não demonstrem dados incorretos, passando

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