Funções Administrativas

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Figura 4. As três categorias de controle.Toda atividade ocasiona algum tipo de variação. Assim, torna-seimportante determinar os limites dentro dos qual essa variação pode seraceita como normal.Assim, as variações que ocorrem dentro desses limites não exigemcorreções. Apenas as variações que ultrapassam os limites dos padrões éque são denominadas erros, desvios, afastamentos ou anormalidades. Ocontrole procura separar o que é normal e o que é excepcional, para que acorreção se concentre nas exceções. Esse aspecto lembra muito o princípioda exceção proposto por Taylor: o administrador deve preocupar-se com oque é excepcional, ou seja, com aquilo que se afasta dos padrões. Para quepossa localizar as exceções, o controle deve dispor de técnicas queindiquem rapidamente onde se encontra o problema.A comparação do desempenho ou resultado em relação aoobjetivo ou padrão deve funcionar como um sensor que localiza trêspossibilidades:* Conformidade ou aceitação: o resultado ou desempenho está plenamentede acordo com o padrão e, portanto, aceito.* Região de aceitação: o resultado ou desempenho apresenta um levedesvio quanto ao padrão, mas dentro da região de aceitação, ou seja, dentroda tolerância permitida e é, portanto, aceito embora a conformidade nãoseja total.* Rejeição ou não-aceitação: o resultado ou desempenho apresenta desvio,afastamento ou discrepância para mais ou para menos em relação aopadrão, além da tolerância permitida e é, portanto, rejeitado e está sujeito àação corretiva.A comparação dos resultados ou do desempenho com osresultados ou desempenho planejados é geralmente feita através de meiosde apresentação, como gráficos, relatórios, índices, porcentagens, medidase estatísticas etc. Esses meios de apresentação pressupõem técnicas àdisposição do controle para que este possa ter acesso ao maior volume deinformações sobre aquilo que se deseja controlar.

6. Ação corretiva

O objetivo do controle é manter as operações dentro dos padrõesestabelecidos a fim de que os objetivos sejam alcançados da melhormaneira. Assim, as variações, erros ou desvios devem ser corrigidos paraque as operações sejam normalizadas. A ação corretiva é a açãoadministrativa que visa manter o desempenho dentro do nível dos padrõesestabelecidos. Ela visa assegurar que tudo seja feito exatamente de acordocom o que pretendia fazer.

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O controle eficaz deve indicar quando o desempenho ou resultado nãoestão de acordoCom os objetivos e padrões estabelecidos e qual a medida corretiva a seradotada.O objetivo do controle é exatamente indicar quando, quanto, onde e comose deve executar a correção necessária, o controle visa alcançar duasfinalidades principais.* Correção de folha ou erros existentes: o controle serve para detectarfalhas, e apontar as medidas corretivas adequadas para saná-los ou corrigi-los.* Prevenção de novas falhas ou erros: ao corrigir as falhas ou errosexistentes, o controle aponta os meios necessários para evitá-los no futuro.As medidas corretivas são ferramentas para ajudar a melhorar odesempenho.* Determinar as variações que ocorrem, isto é, quais os resultados queestão muito acima ou muito abaixo dos padrões