Gerenciamento De Projetos

Os 7 Passos da Gestão de Projetos

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Fernando C Barbi, PMP

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O enxugamento dos quadros de pessoal e o aumento da necessidade de especialização técnica têm

levado muitas empresas a recrutar no mercado profissionais por período determinado apenas para a

execução de projetos específicos. Neste contexto, entender o processo de gerenciamento de projeto

tem se tornado vital para organizações a medida em que mais e mais novos negócios vão se

revestindo da aura de projeto e passam a exigir um cabedal de técnicas gerenciais que nem sempre

estão disponíveis nas empresas.

Um projeto é um empreendimento temporário, com data de início e fim, cujo objetivo é criar ou

aperfeiçoar um produto ou serviço. Gerenciar um projeto é atuar de forma a atingir os objetivos

propostos dentro de parâmetros de qualidade determinados, obedecendo a um planejamento prévio

de prazos (cronograma) e custos (orçamento). Ou seja, dadas as metas e as restrições de recursos

e tempo, cabe ao gerente de projetos garantir que ele atinja os objetivos propostos.

Muitas empresas estão adotando a estrutura de projetos no seu dia-a-dia. Desde a concepção de um

novo software até a implantação dos procedimentos de atendimento a clientes, desde a construção

de uma ponte até a revisão dos processos de venda com vistas a aumentar a taxa de fechamento de

negócios, muitos empreendimentos no seio das organizações se enquadram na classe de projetos.

Nos mais diversos setores, a abordagem de gerenciamento de projetos está ganhando terreno por

permitir um melhor uso dos recursos para se atingir objetivos bem definidos pela organização.

Sabendo da importância de se gerenciar bem um projeto, vamos ver os passos que nos levam a

melhorar nossas habilidades de gerenciamento de projeto.

Tudo começa com a contratação de uma empresa para tocar o projeto ou a definição dos

colaboradores internos que integrarão a equipe de projeto. Num dia determinado, inicia-se o projeto.

Este momento deve ser formalizado com um documento que se chama de “termo de início do

projeto”. Em projetos maiores, deve ser um documento assinado pelos patrocinadores e pelo

gerente do projeto. Para projetos menores, pode ser um e-mail que o gerente envia aos

patrocinadores, copiando os demais envolvidos, para notificar que naquele momento se inicia o

projeto e todos estão envolvidos com a sua execução.

1. Escolha e adote uma metodologia

Uma metodologia é um processo a seguir que dá maior controle sobre os recursos que serão

utilizados no projeto. Controlando melhor o processo a equipe será mais eficiente pois entregará o

projeto com maior grau de acerto em termos de prazos e custos. O bom uso de uma metodologia é

importante porque permite evitar práticas que levam ao insucesso e com isso reproduzir o sucesso.

www. gestaodeprojeto.info 1

A opção pela metodologia deve ser tomada a partir de alguns fatores: as exigências de cada

mercado em que a empresa atua, a disponibilidade de mão-de-obra e a cultura organizacional

necessária para adotá-la. Para exportar software, muitas empresas nacionais têm se alinhado com o

padrão CMM para dar credibilidade a sua iniciativa em mercados dominados por indianos e chineses,

que já possuem capacitação neste padrão. Em última instância, uma metodologia é um conjunto de

regras de como conduzir um projeto com sucesso. Pode até não ter siglas bonitas, mas é importante

que já tenha se mostrado eficiente dentro da sua empresa, de preferência em situação similar à que

você está vivendo no seu projeto atual. Para quem gosta de siglas, há uma que está bem na moda:

a UML (Unified Modeling Language) que, como já diz o nome, não é uma metodologia mas uma

linguagem, uma forma de se documentar um projeto. Uma linguagem de modelagem é uma

notação, em geral feita com símbolos gráficos, que se usa para traduzir processos abstratos. A

empresa que criou a UML desenvolveu uma metodologia conhecida como RUP, “Rational Unified

Process”.

2. Comunique-se: não é só o peixe que morre pela boca!

Quando falta comunicação, os boatos e outras formas de ruídos tomam seu lugar. Na falta de versão

oficial, ficam circulando informações que podem minar a moral da equipe e levantar suspeitas sem

fundamento. O gerente de projeto deve evitar esse tipo de prática, conhecida por "rádio-peão",

dando informações claras e confiáveis sobre o status do projeto. Certamente esta é uma área em

que a diplomacia é essencial. Se há um problema, o gerente de projetos pode e deve não só falar

sobre ele, mas também informar que está trabalhando na solução, e não apenas comunicar que o

problema existe. Problemas sem uma perspectiva de solução são angustiantes e causam um