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FGV gerenciamento projeto show porto alegre

Por:   •  26/6/2019  •  Trabalho acadêmico  •  3.117 Palavras (13 Páginas)  •  719 Visualizações

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Atividade individual

        

Matriz de análise

Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projeto

Módulo: 1

Aluno: Claudio Jose de Oliveira Marinho Junior

Turma: 0419-9_7

Tarefa: Análise do evento da empresa CCC sob a ótica do gerenciamento de projeto

Introdução

O intuito desse estudo é realizar analise sob a visão da gestão de projetos de duas empresas, CCC (ramo de vestuário) e a DT Produções (produção de eventos).

A empresa CCC atua no mercado brasileiro de vestuário, fundada por uma família de imigrantes italianos, possuem uma grande quantidade de lojas e representantes espalhados por todo território nacional.

Na atualidade, varias empresas tem investido em marketing cultural, possibilitando agregar valor a marca e obter vantagens competitivas, sendo assim, a empresa CCC que tem em sua história um forte investimento em marketing, optou em criar um programa de âmbito nacional, com o intuito de produzir eventos culturais para fortalececimento da marca. A CCC adquiriu a empresa de eventos DT produções para ser sua executora de programa em projetos de marketing cultural.

A estratégia da empresa CCC é utilizar a DT Produções para promover um evento musical na cidade de Porto Alegre - Rio Grande do Sul, com as principais bandas de rock da década de 80, onde ocorrerá no final do ano de 2019. Os recursos do evento serão fornecidos, principalmente, pela própria CCC. Algumas empresas foram convidadas a apoiar o evento, em especial as do ramo de fastfood, para servir a praça de alimentação que ficará alocada próximo ao palco. O local onde ocorrerá o evento será o Centro de Eventos FIERGS, que já conta com tecnologia em equipamentos para iluminação cênica, sonorização de ambientes e multimídia, além de internet banda larga, videoconferência e telefonia digital.

A empresa CCC com a execução desse programa de projetos relacionado ao marketing cultural, receberá o benéficode agregar valor a sua marca, os eventos culturaisde grandes marcas em segmentos variados, já se tornaram uma realidade, como o projeto Nivea Viva (empresa Nivea), Natura Musical (empresa Natura) eFestival BB Seguros de Blues e Jazz (Banco do Brasil).

Hoje, o brasil é deficiente de programas culturais que possibilitam o acesso gratuito a todas as classes sociais, e certamente esse tipo de iniciativa pode vincular o bem estar do frequentadores a marca patrocinadora.

Conforme o guia PMBOK6 um programa é “um grupo de projetos, programas subsidiários e atividades de programa relacionados, gerenciados de modo coordenado visando a obtenção de benefícios que não estariam disponíveis se eles fossem gerenciados individualmente”. PMBOK6, parte 1, pagina 13, tabela 1-2.

Sendo assim, entende-se que a empresa CCC, utilizará a DT produções para diversos projetos culturais que irá compor o programa de marketing cultural da empresa.esa

Justificativa

O objetivo a ser descrito no decorrer deste  documento é efetuar a análise de ambas as empresas CCC e DT Producões, expecificando e exemplificando as fases que copõem o cliclo de vida de seu projeto,  baseando nos 5 grupos de processos que fazem parte do Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Iniciação, planejamento, execução, monitoramento e encerramento, além de efetuar análise das partes interessadas stakeholders, tipo de estrutura da empresa, entre outras questões relacionadas ao tema de gestão de projeto.

Desenvolvimento

O objetivo principal da empresa CCC é realizar um eventode marketincultural na cidade de Porto Alegre, no final de do ano de 2019, sendo assim podemos analisar os seguintes fatos usando a ótica da gestão de projetos.

Projetos são executados com êxito desde da antiguidade, porém no século XX foi que eles se tornaram mais eficientes com o desenvolvimento e uso de frameworks como o PMBOK, Prince 2, Metodogias ágeis como o Scrum, Kanban, Lean, entre tantas outras técnicas que podem ser adaptadas ao uso do gerenciamento de projetos.

Conforme alguns autores mencionam, podemos definir projeto como “Processo único, consistindo em um grupo de atividades coordenadas e controladas com datas para início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custo e recursos” (ABNT, 2000:2). Retirado do E-Book, Fundamentos de Gerenciamento de Projetos FGV.

O projeto cultural da CCC também possui as características mencionadas com o autor acima, tem data de inicio e fim que será executado no final de 2019, entre novembro e dezembro, existem atividades e processos que são coordenados e controlados, com objetivos claros e bem definidos, obedecendo prazos,verbas, recursos, riscos e qualidade, o que se relaciona com temporariedade, singularidade e progressividade, que são pontos inclusos em um projeto.

Temporariedade tem duração finita onde existe um cronograma para inicio, desenvolvimento das tarefas e finalização do projeto, no caso do nosso case, a conclusão do evento como um todo, abrangendo todas as áreas envolvidas para sua realização.

Singularidade é um fato do projeto que o torna único, nenhum projeto, mesmo sendo da mesma empresa com os mesmos artistas será um evento igual na visão de projetos, para cada produção existirá fatores distintos o qual deverá haver analises, planejamento e ações diferentes, sendo assim, existe a singularidade do projeto da CCC.

Progressividade são as ações a serem tomadas depois de levantados os pre requisitos, são as etapas a serem cumpridas dentro do prazo, uma verdadeira construção em fases, obedecendo o que foi definido refrente a custo, risco e qualidade.

Um fator muito importante a ser seguido no desenvolvimento do projeto da empresa CCC é se atentar a restrição tripla do projeto, onde é composto por tempo, custo e escopo, onde escopo é o projeto em sí, a solução final que foi contratada, custo é a verba, dinheiro disponível para a realização de todas as fass do projeto até sua entrega final, e tempo é o prazo que foi definido para iniciação até a entrega do produto final.

Uma vez havendo mudanças em qualquer um dos elementos custo, tempo ou escopo, será afetado em todo os outros elementos, desencadeando mudanças em todo o projeto, se o cliente solicitar uma redução de tempo na entrega, os elementos escopo e custo serão afetados e todos sofreram mudanças.

“Segundo o PMI (2013a:5), o gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimento, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos”. (E-Book, Fundamentos de Gerenciamento de Projetos FGV).

O gerente de projeto tem a função de liderar a equipe que fará parte do projeto do inicio ao fim, porém, seu papel pode variar conforme os requisitos da organização. O gerente de projeto deverá ter alta comunicação e orquestração com as equipes envolvidas, gerentes de recursos, gerentes de operações, patrocinadores, fornecedores, clientes e todas partes interessadas ou stakeholders.

Conforme o guia PMBOOK Pag 563, item 2.1, Na fase de Iniciação, é onde será criado o termo de abertura do projeto, além de identificar todas as partes interessadas, o termo de abertura de projeto consiste em registrar os requisitos e autorizar a inicialização do projeto, concedendo ao gerente de projeto autoridade para desenvolvimento das tarefas.

Fase de Pré-Produção

Processos de Iniciação

Area de conhecimento: Gerenciamento da integração do projeto

Processo: Desenvolver termo de abertura do projeto

O termo de abertura do projeto, é o documento que formaliza a abertura do projeto, concedendo ao gerente do projeto poder de gerencia e decisão sobre as atividades, o gerente de projeto deve levantar e exemplificar quais os problemas serão enfrentados e resolvidos com a implementação do projeto, o patrocinador do projeto deve dar o aval do termo de abertura.

O termo contém os principais responsáveis, requisitos, restrições, entregas principais, definição de funções das equipes envolvidas da DT produções e CCC, definição dos serviçoes a serem oferecidos e executados na infraestrutura do evento, como montagem de palco, sonorização, banheiros químicos caso necessário.

  No case em estudo o patrocinador em questão é a empresa CCC, que deverá avaliar o documento de abertura do projeto efetuado pela DT produções e dar o aceite parainicio dos processos seguintes.

Conforme o Guia PMBOK 6 - Nesse termo de abertura deverá conter os dados coletados no business case, razões para se aprovar o projeto, escopo, seus custos, tempo estimado, partes interessadas, objetivos e metas a serem alcançadas, problemas que possam ocorrer e possíveis oportunidades para o negócio.

Area de conhecimento:Gerenciamento das partes interessadas do projeto

Processo: Identificar as partes interessadas ou stakeholders

Partes interessadas do projeto ou stakeholdres, são todas as pessoas impactadas no projeto, direta ou indiretamente, o gerente de projeto derverá saber onde cada envolvido atuará e deverá conhecer bem seus potenciais operacionais em relação ao projeto.

Sendo assim, a empresa DT produções deverá apresentar o termo de abertura do projeto de marketing cultural para o patrocinador, empresa CCC, contendo quem será o gestor doprojeto, quais serão as equipes envolvidas, escopo com local do evento, quais bandas serão contratadas, dia ehorário do evento e todos os stakeholders, Gerente da CCC e DT Produções, publico presente, parceiros da praça de alimentação, equipe de segurança, bandas, equipe de sonirização, iluminação, limpeza, e todos os fornecedores envolvidos no show de Porto Alegre.

Processos de Planejamento

O processo de planejamento é onde será organizado e preparado o projeto, alocando as equipes de trabalho em suas corretas atribuições, desenvolver as melhores estratégias visando os recursos e objetivos previamente mapeados. Conforme o guia pmbok 6º edição, é nessa fase que estão os processos responsáveis para o desenvolvimento, o escopo total do esforço edefinição das ações para concretizar os objetivos, o gerente de projeto deve coletar informaçoes e estimular o envolvimento dos stakeholders. (Guia PMBOK 6, pág 565).

O conjunto de processos da fase de planejamento facilitará o entendimento do processo, seguindo ações concatenadas, elaboradas no plano de gerenciamento do projeto para a realização do evento, contendo definição de atribuições, prazos, metas, custos, comunicação entre o stakeholders entre outros.

A empresa DT produções nessa fase deverá se atentar com os seguintes pontos:

  • Analise de viabilidade
  • Formular cronograma de atividades
  • Definir as bandas que irão integrar o evento
  • Definir mestre de cerimônia
  • Definir tamanho da praça da alimentação, marcas de fast food participarão do evento
  • Equipe de montagem de palco
  • Equipe de multimídia
  • Equipe de sonorização
  • Equipe de segurança, equipamento de comunicação
  • Equipe de brigadista
  • Equipe de limpeza
  • Equipe de integração
  • Orçamento e recursos financeiros
  • Alvara de funcionamento
  • Equipe médica
  • Transporte de artistas e stakeholders
  • Confecção, distribuição e venda de ingressos
  • Divulgação, radio, TV, mídia impressa e digital
  • Riscos que possam interferir no evento

Area de conhecimento: Gerenciamento de integração do projeto

Processo:4.2 Desenvolver o plano de gerenciamento do projeto

Area de conhecimento: Gerenciamento do escopo do projeto

Processo:5.1 Planejar o gerenciamernto do escopo

Processo: 5.2 Coletar os requisitos

Processo: 5.3 Definir o escopo

Processo: 5.4 Criar a EAP (estrutura analítica do projeto)

Area de conhecimento: Gerenciamento do cronograma do projeto

Processo:6.2 Definir as atividades

Processo: 6.3 Sequenciar as atividades

Processo: 6.4 Estimar as duraçoes das atividades

Area de conhecimento: Gerenciamento de custos do projeto

Processo:7.2 Estimar os custos

Processo: 7.3 Determinar o orçamento

Area de conhecimento:  Gerenciamento dos recursos do projeto

Processo: 9.1 Planejar o Gerenciamento dos Recursos

Processo: 9.2 Estimar os Recursos das Atividades

Area de conhecimento:  Gerenciamento das comunicações do projeto

Processo: 10.1 Planejar o Gerenciamento das comunicações

Area de conhecimento:  Gerenciamento dos riscos do projeto

Processo: 11.2 Identificar os Riscos

Processo: 11.5 Planejar as respostas dos riscos

Area de conhecimento:  Gerenciamento dos riscos do projeto

Processo: 11.2 Identificar os Riscos

Processo: 11.5 Planejar as respostas dos riscos

Area de conhecimento:  Gerenciamento das aquisições do projeto

Processo: 12.1 Planejar o gerenciamento das aquisições

Area de conhecimento:  Gerenciamento das partes interessadas

Processo: 13.2 Planejar o Identificar os Riscos

Processo de execução

Grupos de processos de execução tem a caracteristicas de executar os passos que foram previamente mapeados e planejados no plano de gerenciamento de projeto, onde cada atividade é controla e monitorada, item 4.2 do guia Pmbok, na visão do projeto de marketing cultural a ser executado pela DT Produções / CCC, esse estágio pode ser assossiado tanto a grupos de execução quanto de organização, o gestor do projeto deve estar atento para coordenar as etapas planejadas, obdecendo os prazos de entregas, analisando as metricas de qualidade realizando as medições e aferindo a qualidade, o feedback das equipas envolvidas também é de extrema importancia para a correta comunicação entre as atividades do projeto, o gestor no entanto deve manter o patrocinador no caso a CCC informada sobre o andamento.

A DT Produções, em alguns pontos desse processo do projeto, onde é necessário efetuar entregas que foram estipuladas no cronograma, poderia utilizar alguma metedologia ágil, focando em pequenas reuniões com entregas curtas ou sprints, acredito ser um framework poderoso que pode ser de grande ajuda para agilizar entregas que necessitam curto periodo de execução, essa metodologiata também poderia ajudar no feedback das ações, o uso do quadro kanbam seria uma opção.

Area de conhecimento:  Gerenciamento da integração do projeto

Processo: 4.4 Gerenciar e orientar o trabalho do projeto

Atividade deve unificar os processos que integram o projeto, o papel do gerente de projeto nesse processo pode ser de integrador.

Area de conhecimento:  Gerenciamento dos recursos do projeto

Processo: 9.5 Gerenciar a equipe

Area de conhecimento: Gerenciamento das comunicações do projeto

Processo: 10.2 Gerenciar as comunicações

O gerente de projeto deve “manter todos na mesma página motivando a equipe, agilizando as decisões e minimizando os conflitos, preocupar-se em responder as solicitações de informações não previstas e garantir que ninguém alegue falta de conhecimento”. (Escritorio de Projeto)

Area de conhecimento: gerenciamento dos riscos do projeto

Processo: 11.6 Implementar respostas aos riscos

Não foi identificado riscos a fim de inviabilizar o evento, porém, possiveis riscos ou ameaças devem conter um plano de contingências.

Area de conhecimento: Gerenciamento das aquisições

Processo: 12.2 Gerenciar as aquisições

“Segundo o Guia PMBOK, o gerenciamento das aquisições do projeto inclui os processos necessários para comprar ou adquirir produtos, serviços ou resultados externos à equipe do projeto”. (Escritorio de projetos).

 Algumas atividades a serem desenvolvidas pela DT produções nesse processo seria de expecificar os produtos ou serviços a serem contratados ou comprados, locação do palco, contratação da equipe de socorristas, seguranças, limpeza, compra de brindes.

Area de conhecimento: Gerenciamento das partes interessadas

Processo: 13.3 Gerenciar o engajamento das partes interessadas

A comunicação com todos os stakeholders é importante para incentivar as partes interessadas no cumprimento das tarefas.

Processo de monitoramento e controle

Na fase de monitoramento e controle, o gerente e projeto da DT produções deverá ficar atento para analisar e medir os processos, proceder com a coleta e processamento dos dados a fim de verificar se tudo esta saindo como o escrito no plano de gerenciamento do projeto e caso necessário, efetuar as possíveis correções.

 “A equipe do projeto informará ao gerente de projeto o progresso de suas atividades, que por sua vez, irá relatar o progresso do projeto ao patrocinador de projeto, e aos principais stakeholders do projeto conforme definido na estratégia de comunicação.” (escritorio de projeto)

Area de conhecimento:  Gerenciamento da integração do projeto

Processo: 4.5 Monitorar e controlar o trabalho do projeto

Esse processo visa acompanhar, avaliar e ajustar o plano de gerenciamento do projeto, avaliando as informações e seu desempenho, podendo ocorrer mudanças nos documentos que fazem parte do evento da CCC.

Area de conhecimento:  Gerenciamento do escopo do projeto

Processo: 5.6 Controlar o escopo

Area de conhecimento:  Gerenciamento do cronograma do projeto

Processo: 6.6 Controlar o cronograma

Area de conhecimento:  Gerenciamento dos custos do projeto

Processo: 7.4 Controlar os custos

O gerente de projeto deverá gerir os gastos e atualizar os orçamento.

Area de conhecimento:  Gerenciamento dos recursos do projeto

Processo: 9.6 Controlar os recursos

“O principal benefício deste processo é garantir que os recursos estejam disponíveis para o projeto na hora certa e no lugar certo, e sejam liberados quando não forem mais necessários”. (Portal escritório de projetos)

Fase de produção

A fase de produção entende-se que é o dia em que o evento ocorrerá por definitivo, a DT produções deverá efetuar a checagem de tudo que foi estabelecido no escopo do projeto, e preparado na fase anterior de pré-evento.

Deve constar checagem de bilheteria, segurança, palco, iluminação, checagem de som, assessoria de comunicação, brindes, socorristas, geradores e alimentação, todas as partes interessadas, devem estar alinhadas e em sintonia para que tudo ocorra como planejado na hora marcada.

Fase de pós produção

A fase pós produção é quando acontece o encerramento do evento principal, porém, o projeto ainda não esta finalizado, a maioria da infra estrutura construída deverá ser removida, efetuar limpeza do espaço, enfim, verificar todas as etapas de encerramento,

Processo de encerramento

A DT Produções e a CCC, provavelmente teriam concluído seu evento com sucesso, afinal, todo cronograma foi executado conforme o planejado e com êxito, sendo assim, seria hora de executar o processo de encerramento que conforme o ebook fundamentos de gerenciamento de projetos, pag 45, consiste em efetuar a conferencia das entregas, proceder com o encerramento dos contratos de clientes e fornecedores, efetuar pagamentos, remoção da infra estrutura, registrar as lições aprendidas e erros ocorridos.

Area de conhecimento: Gerenciamento da integração do projeto

Processo: 4.7 Encerrar o projeto ou fase

Reunião de encerramento com os stakeholders, apresentar os resultutados finais

Análise estrutura das empresas CCC e DT Produções.

Os tipos de estuturas organizacionais são as funcionais, matricial fraca, matricial equilibrada, matricial forte, compostas e projetizadas.

No entendimento do que foi passado no briefieng do projeto, a empresa DT produções foi comprada pela CCC, porém, não foi incorporada em seu organograma, não existindo uma área de projetos ou gerente de projeto da CCC.

Em caso de necessidade de efetuar um possível projeto, como esse de marketing cultural, a alta direção ou um gerente funcional da CCC, ficaria encarregado de solicitar o projeto e passar as informações de briefing a DT produções, empresa que seria a executora do projeto, a CCC nessa analise seria o cliente ou patrocinador e o gerente funcional uma das partes interessadas continuaria com suas atribuições normais dentro da CCC.

Sendo assim, analiso a empresa CCC como de estrutura funcional, por ser uma empresa familiar, voltada ao ramo de vestuário e sem um gestor de projeto ou área relacionada, por essa questão e necessidade que adiquiriu a DT produções que tem proposito destinado a projetos.

A DT produções, por ser uma empresa que tem em seu ramo de atuação produzir eventos, certamente existe em seu organograma uma área destinada a escritorio de projetos PMO Project Management Office, com diversos gerentes de projetos, e equipes alocadas por projetos, nesse tipo de estrutura o gerente projeto tem autonimia para desenvolver os projetos, sendo assim, identificamos a empresa DT Produções com características de estrutura organizacional projetizada.

Conclusão

Conclui-se nesse estudo, que desenvolver uma produção de evento de marketing cultural ou qualquer projeto, necessita a utização de técnicas de gerenciamento de projeto para obter um resultado satisfatório, podendo ser utilizado como base de construção e execução frameworks como o Pmbok, Prince 2, metodologias ágeis como o scrum.

Na analise do projeto em questão, podemos vivenciar aspectos de singularidade, temporariedade e progressividade, analisar as fases de contrução do projeto, conhecer os processos que compõem as áreas de conhecimento e ter melhor entendimento sobre a estrutura organizacional das empresas.

Referências bibliográficas

https://escritoriodeprojetos.com.br/grupo-de-processos-de-execucao 29/05/2019, acesso em 28/05/2019

https://blog.pmtech.com.br/baixar-pmbok-6/?format=pdf acesso em 28/05/2019

https://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciamento-das-aquisicoes-do-projeto acesso em 28/05/2019

https://escritoriodeprojetos.com.br/gerenciar-as-comunicacoes acesso em 28/05/2019

https://www.pulseiravirtual.com.br/blog/2014/07/14/producao-de-eventos/ acesso em 28/05/2019

https://www.moblee.com.br/blog/organizando-eventos-principais-etapas-de-um-projeto/ 30/05/2019

DO VALLE, AndréBittencourt...[et. al.].Fundamentos do Gerenciamento de Projetos - 3. ed.- Rio de Janeiro: FGV, 2014.

PROJECT MANAGEMENT INSTITUTE (PMI). Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (PMBOK®). 6. Ed. Newtown Square, PA: PMI, 2017

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