Mapeamento De Processos

MAPEAMENTO DE PROCESSOS: UMA FERRAMENTA PARA A ADMINISTRAÇÃO

INTRODUÇÃO

É muito comum ver várias empresas abrir as portas com grande empolgação e em pouco tempo fechá-las por não se adequar ao nicho mercadológico, por N’s motivos isso acontece, mas esta não é a intenção de quem abre um negócio, todo empresário quer se solidificar e ampliar cada vez mais sua abrangência. Fayol há muito tempo vem conceituando a necessidade de planejar e organizar os empreendimentos, de ter controle de fluxos de entrada e saída, administração de recursos e tomadas de decisões baseados em dados internos e externos da própria empresa.

Existe uma gama de metodologias que podem facilitar a gestão de uma empresa para que ela se solidifique no mercado e não se fragilize a cada crise econômica ou a cada ampliação da concorrência e aumento das exigências do consumidor.

O mapeamento de processos é uma ferramenta que permite conhecer cada departamento da empresa, seu histórico, as ações já empreendidas, as ações que falharam ou que se tornaram o sucesso da empresa. Serve também para indicar por meio de analise de dados, um caminho mais claro para que sejam feitas as conclusões necessárias, uma vez que cada departamento registrado e conhecido e poder ser discutido para tomada de decisões.

Compreender o funcionamento de um mapeamento em uma empresa é essencial, uma vez que esse processo é muito importante, mas ainda é pouco desenvolvido no dia a dia empresarial.

REFERENCIAL TÉORICO

Um conceito clássico em relação à administração, inicialmente desenvolvido por Henry Fayol, mostra que compete à administração a promoção de uma gestão por meio de atividades de planejamento, organização, liderança e controle de forma a atingir os objetivos organizacionais pré-determinados. Para Fayol, a administração é “uma atividade comum a todos os empreendimentos humanos que sempre exigem algum grau de planejamento e organização, comando, coordenação e controle” (FAYOL, 1994). Esses conceitos mesmo sendo considerados por muitos antigos ainda casam perfeitamente com o cenário atual, pois administrar vai muito além da compra e venda de produtos ou serviços.

Assim, tomar decisões, gerenciar os recursos disponíveis, buscar novos recursos para financiar novas metodologias são essenciais para os empreendimentos que desejam permanecer no mercado atual que é altamente competitivo e exigente. A concorrência aumenta a cada dia, empresas do mesmo segmento surgem e se desponta com novidades, como permanecer? Crescer, aumentar a abrangência e distribuição é importante, e ser a melhor, a mais lembrada sem prejuízos financeiros? No mundo globalizado ainda tem as exigências do consumidor, as trocas de experiências entre eles que podem alavancar ou recalcar qualquer produto. E ainda tem as questões fundamentais amplamente discutidas pela mídia, voltadas para o desenvolvimento sustentável, como a responsabilidade ambiental, responsabilidade social e ainda ter uma economia viável com o gerenciamento de recursos permitindo a geração de lucro.

Segundo Oliveira (1997) a administração deve ser simplificada, ágil e interativa, visando sempre à otimização das interações de conhecimentos e de habilidades a melhoria da capacitação profissional, uma maior amplitude de visão dos profissionais e buscar sempre novas perspectivas das empresas nos contextos público e privado. A empresa dever elaborar uma metodologia que facilite o alcance dos seus objetivos, implementar estratégias práticas de gerenciamento com modelos que deram certo, mas adaptados à realidade do empreendimento.

O planejamento gerencial e a estratégia administrativa são direcionamentos essenciais para atuar como fator de mudanças inovadoras, solidificação de mercado proporcionando uma melhor e mais eficiente redefinição dos objetivos das empresas, além de ações favoráveis a serem implementadas, ou seja, caracteriza-se como o conjunto dos meios que uma organização utiliza para alcançar seus objetivos (ALEIXO, et al. 2013). De acordo com as analises desse Autor da administração, gestão e mapeamento de processo envolvem as decisões que definem as atitudes dos membros da empresa, os produtos e os serviços para determinados clientes, a posição da empresa em relação a seus concorrentes, dentre outras.

Dessa forma, a viabilização para traduzir a estratégia em termos gerenciais, alinhar a organização à estratégia, transformar a mesma em tarefa de todos, converter a estratégia em princípio contínuo, e mobilizar a mudança por meio de lideranças, será alcançada através da adoção e implementação de um mapa estratégico (ALEIXO, et al. 2013).

De acordo com Aleixo et al. (2013) os Mapas estratégicos têm a função de equilibrar ideias contraditórias, baseando-se em proposições diferenciadas de valores para os clientes, fornecer as reais estratégias do negócio, auxiliando ainda na viabilização de unir forças para superação de problemas e dificuldades referente as mudanças do cenário global. A partir do momento que a empresa consegue desenhar suas possíveis atitudes e ações ela desenvolve uma política planejada, ela passa a oscilar menos e a suportar com menos impacto as intempéries do mercado. Mapear os processos auxilia o administrador a conhecer a própria empresa e identificar os gargalos e suas melhores aptidões, ir direto à fonte, para a resolução de problemas, de alternativas e também inovações, contando sempre com uma equipe preparada para lhe dar com as novidades e adversidades que podem surgir.

Oliveira (2007) define Processos, como:

[...] conjunto estruturado de atividades sequenciais que apresentam relação lógica entre si, com a finalidade de atender e, preferencialmente, suplantar as necessidades e as expectativas dos clientes externos e internos da empresa.

Segundo Oliveira (2007), a gestão de processos é um instrumento para a administração, um mecanismo que vai orientar a modelagem e a gestão de processos voltados ao alcance de resultados. Quando a empresa trabalha uma meta ela vai costurando informações e metodologias para atingir o que se deseja. Oliveira (2007) discorre sobre algumas consequências de uma gestão de processos bem elaborada para o desenvolvimento da empresa, tais como: “Metodologias amplas e completas de planejamento estratégico; Interligação dos planos estratégicos com outros instrumentos administrativos; Desenvolvimento de planejamentos alternativos; Desenvolvimento de parcerias e alianças estratégicas; Maior capacitação para identificar e usufruir oportunidades; Perfeito conhecimento e atendimento das necessidades