O Departamento De Contas A Pagar Da FORD

Estudo de Caso: O departamento de Contas a Pagar da Ford

Pressionada pela forte concorrência japonesa, a gigantesca Ford Motor Companytinha um sério problema: tinha muitas gorduras para cortar. No seu departamento de contas a pagar (DCP), cerca de quinhentos funcionários se engalfinhavam com um mar de papelório para resolverpendências e pagar os fornecedores. Um total de 14 itens de uma variedade de fontes – registros de recebimentos, ordens de compras, faturas, etc – tinham de ser conferidos e casados. Um simples atraso dequalquer documento significava horas e horas para achar a informação correta, atrasos nos pagamentos e fornecedores raivosos. O processo era convencional. O Departamento de Compras (DC), enviava um pedidode compra (PC) ao fornecedor, com cópia para o DCP. Quando o material enviado pelo fornecedor chegava na recepção da Ford, um funcionário preenchia um formulário descrevendo o material recebido eenviava ao DCP. Enquanto isso, o fornecedor enviava ao DCP a fatura correspondente. A partir daí, o DCP tinha de conciliar três documentos: o PC, o formulário de recebimento e a fatura do fornecedor. Em80% dos casos, a conciliação era possível e o DCP emitia o pagamento ao fornecedor. Mas 20% dos casos proporcionavam verdadeira confusão que tomava o tempo de todo o mundo. A Ford resolveu implantarum sofisticado e caro sistema computadorizado para agilizar o processo e obteve uma redução de 20% no pessoal. A euforia durou até que os administradores da Ford foram visitar a Mazda japonesa, da quala Ford estava adquirindo parte do capital. Pasme: a Mazda tinha apenas cinco funcionários para lidar com o departamento de contas a pagar. Alí tudo fluía tranqüilamente. A Ford resolveu fazer umareengenharia de todo o processo de pagamento aos fornecedores. Com a reengenharia, tudo ficou diferente. A fatura e os três documentos foram eliminados. O papelório foi substituído por um processo

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