Projeto de um churrasco

Planejamento do Projeto

1. Elaborar o Escopo do Projeto Churrasco com base no termo de abertura e com base nos requisitos coletados com as partes interessadas.
2. Definir e refinar os objetivos – Montar a EAP
3. Montar os Planos de Ação para cada fase do projeto (EAP) com base na planilha 5W2H
4. Definir como e quando será medida e avaliada a qualidade das diversas fases do projeto.
5. Definir como serão autorizadas, implementadas e gerenciadas as mudanças no projeto.
6. Definir o plano de comunicação com as partes interessadas.
7. Identificar possíveis riscos ao projeto e estabelecer as ações preventivas.
8. Estabelecer critérios de seleção e contratação de fornecedores (aquisições).
9. Definir a estratégia para engajamento das partes interessadas.
10. Especificar as atividades atribuídas a cada membro do grupo.

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Planejamento do Projeto

• Elaborar o Escopo do Projeto Churrasco com base no termo de abertura e com base nos requisitos coletados com as partes interessadas.

• Objetivos do projeto : Comemorar o final do curso com um churrasco a ser realizado no dia 06/08/2015 com todos os alunos da sala, seus acompanhantes e professores.

• Descrição do escopo do produto – características e resultados: Churrasco para 98 pessoas a ser realizado em uma casa com piscina, churrasqueira e estacionamento no Rio de Janeiro, no dia 06/08/2016, onde os alunos do MBA em Gestão Comercial e de Vendas da PUC – Rio irão confraternizar e fazer network.

• Especificações e requisitos do projeto:

• Número de pessoas: 98
• Alimentação: Carne Vermelha, Branca, Vegetais, Acompanhamentos e Sobremesa
• Bebidas alcoólicas: Cerveja e Caipirinha
• Bebidas sem álcool: Água, Refrigerante e Suco
• Lazer: Piscina
• Música: DJ e Banda
• Estacionamento no local
• Local: Município do Rio de Janeiro

• Limites e exclusões do projeto – o faz parte e o que não faz

• O projeto não tem como objetivo levar e trazer as pessoas
• O projeto não tem como objetivo deixar todos os participantes embriagados.
• O projeto não tem como objetivo vender produtos ou abordar as pessoas de maneira não agradável.
• A equipe organizadora irá atuar como apoio e não como mão de obra.
• O Objetivo do projeto é a confraternização
• O Objetivo do projeto é fazer com que as pessoas saiam felizes.
• Não fará parte do projeto contratação de manobristas e recreadores.

• Entregas do projeto – produtos gerados em cada fase

• A execução das atividades terá início em Agosto de 2015 e deve durar 12 meses, incluindo o período do planejamento e finalização.

[pic 1]

        

• Critérios de aceitação de produtos

• Fazer check list dos produtos comprados e verificar se todos os itens foram entregues conforme as especificações e quantidade.

• Premissas e restrições do projeto – considerações e imposições

• Premissa

• O evento será um sucesso
• Fará sol no dia do evento
• Todos os confirmados irão comparecer
• Todos gostam de churrasco
• Todos sabem nadar
• Todos irão se divertir e confraternizar
• O churrasco deverá ser realizado durante 6 horas ininterruptas
• O cardápio deverá conter carne de frango, porco e vaca, acompanhamentos e sobremesa
• O cardápio deverá conter opções vegetarianas.
• O local do churrasco possui estacionamento para os carros de todos os convidados
• O local do churrasco é de fácil acesso para todos os convidados
• O local deverá possuir um freezer capaz de armazenar toda a carne

• Restrições

• Não haverá transporte coletivo
• Será permitido apenas 1 acompanhante por aluno
• Os professores não tem direito a acompanhante
• Não será permitido entrada de menor de 18 anos
• Não será permitido o uso de drogas ilícitas, sexo explícito e uso de armas letais e prostituição
• Não é permitido entrada de animais
• O local do churrasco deverá possuir uma área coberta em caso de chuva
• O orçamento deste projeto está restrito a R$ 19500,00 que deverão ser divididos entre os 39 alunos.

• Riscos iniciais definidos

• Local impossibilitado de atender por problemas externos
• Banda e DJ sem disponibilidade para o dia
• Problemas com a infra estrutura  do local (energia, freezer e geladeira)
• Dificuldade de acesso ao local
• Chuva
• Lei seca
• Acidente no local
• Atraso na entrega dos produtos

• Estimativa de custos

• Local R$ 3500,00
• Comida R$ 2659,76
• Bebida R$ 3064,48
• Descartáveis R$ 203,45
• Banda R$ 1000,00
• DJ R$ 300,00
• Som e Iluminação R$ 1200,00
• Serviços R$ 1200,00
• Aluguel de material R$ 1450,00
• Insumos R$ 661,58
• Brinde R$ 2895,00
• Fundo de reserva R$ 1365,73

• Orçamento previsto R$ 19500,00

• Definir e refinar os objetivos – Montar a EAP

1. Bebidas

1. Alcoólicos

1. Cerveja

1. Definir marca
2. Definir quantidade

1. Caipirinha

1. Vodka

1. Definir marca
2. Definir Quantidade

1. Cachaça

1. Definir marca
2. Definir Quantidade

1. Frutas

1. Definir Tipos
2. Definir quantidade

1. Não Alcoólicos

1. Água

1. Definir marca
2. Definir Quantidade

1. Refrigerante

1. Definir marca
2. Definir quantidade

1. Suco

1. Definir Sabores
2. Definir quantidade
3. Definir Marca

1. Comidas

1. Carnes

1. Definir tipos
2. Definir Quantidades de cada tipo.

1. Acompanhamentos

1. Definir Tipos
2. Definir quantidades

1. Sobremesas

1. Definir Pratos
2. Definir quantidades

1. Suprimentos

3. 1. Insumos

3.1.1. Definir insumos necessários

3.1.2. Definir quantidades

1.  Descartáveis

1. Definir descartáveis necessários
2. Definir quantidades

1. Infraestrutura

1. Local

1. Casa com Churrasqueira, cozinha com fogão, piscina e estacionamento
2. Definir endereço

1. Material de Cozinha

1. Definir itens
2. Definir quantidades

1. Mobiliário

1. Definir Itens
2. Definir Quantidades

1. Serviços

1. Churrasqueiro e Cozinheira

1. Contratar
2. Orientar

1. Garçom

1. Contratar
2. Orientar

1. Segurança

1. Contratar
2. Orientar

1. Limpeza

1. Contratar
2. Orientar

1. Comunicação

1. Pesquisa de requerimentos
2. Definição de dia e horário
3. Convite

1. Elaborar
2. Enviar

1. Brindes

1. Definir
2. Comprar
3. Entregar

1. Cobrança

1. Enviar cobrança

1. Manual de comportamento

1. Lazer

1. DJ

1. Contratar
2. Definir Playlist

1. Banda

1. Contratar
2. Definir Playlist

1. Piscina

1. Gerenciamento de Projetos

1. Planejamento

1. Definição do Escopo
2. Definição do Cronograma
3. Definição do orçamento
4. Definir perfil dos interessados e influência
5. Definir local
6. Definir Fornecedores de serviços e produtos
7. Definir forma de comunicação
8. Definir forma de arrecadação
9. No encerramento do projeto, enviar o demonstrativo de contas

• Montar os Planos de Ação para cada fase do projeto (EAP) com base na planilha 5W2H

• Os planos de ação de todas as fases do EAP estão nos anexo do trabalho

• Definir como e quando será medida e avaliada a qualidade das diversas fases do projeto.

Após o levantamento das necessidades, será definida as exigências para cada produto a ser entregue.

No dia do evento, será avaliado cada item, conforme segue:

• Comida

• Ao receber

• Verificar se a quantidade e os tipos solicitados foram entregues
• Verificar a validade dos produtos
• Verificar a aparência do produto

• No Churrasco

• Garantir que os 3 pontos da carne estejam disponíveis para consumo.
• Verificar se os acompanhamentos estão na temperatura correta
• Verificar se as sobremesas estão sendo conservadas na temperatura correta

• Ao final

• Verificar o armazenamento da comida que sobrou ao final do evento

• Bebidas

• Ao receber

• Verificar se a quantidade e marcas solicitadas foram entregues
• Verificar a validade dos produtos

• No Churrasco

• Garantir que as cervejas estejam sempre geladas
• Garantir que as caipirinhas estejam na quantidade padrão

• Ao Final

• Verificar se todos os itens que sobraram foram armazenados no local correto.

• Infraestrutura

• Ao receber

• Verificar se todos as dependências estão limpas e em perfeito funcionamento
• Verificar se o mobiliários e o material de cozinha foram entregues na quantidade solicitada  e se estão limpos e em perfeitas condições

• No Churrasco

• Garantir o recolhimento do lixo e limpeza dos banheiros e locais comuns

• Ao final

• Conferir se não houve nenhum dano no local
• Verificar se todos os itens alugados estão nas mesmas condições de quando recebidos.

• Suprimentos

• Ao receber

• Verificar se a quantidade e itens solicitados foram entregas

• Definir como serão autorizadas, implementadas e gerenciadas as mudanças no projeto.

• Qualquer mudança no projeto deverá seguir os seguintes passos:

• Solicitação da mudança por escrito, informando as justificativas da mudança
• Revisão do impacto dos custos e benefícios gerados pela mudança
• Reunião com os líderes para analisar a verdadeira necessidade da mudança
• Assim que aprovada a mudança pelos líderes, deverá ser levado para o Professor Marcelo Faria para que autorize a implantação da mudança
• Replanejar e comunicar às partes interessadas envolvidas
• Acompanhar e gerenciar a mudança solicitada

• Definir o plano de comunicação com as partes interessadas.

• A comunicação será feita das seguintes formas:

• Interativa:

• Através de mensagens pelo Whatsapp, trocando informações entre todas as partes interessadas
• Reuniões com os líderes para alinhar todos os requisitos e possíveis mudanças
• Envio do lembrete de pagamento por email
• Entrega de brinde para quem efetuou o pagamento em dia

• Ativa:

• Envio de email para todos os interessados para passar informações  de pouca relevância, não precisando de respostas.
• Envio de emails motivadores para incentivar a participação de todos no evento

• Passiva

• Informações na página do grupo no facebook

• Identificar possíveis riscos ao projeto e estabelecer as ações preventivas.

• Chuva

• Ter um fornecedor de cobertura com um acordo já estabelecido de preço e prazo de entrega.

• Lei seca

• Entrar em contato com empresas de motoristas para levarem os carros de volta para casa.

• Falta de Energia

• Contatar local que tenha luz de emergência

• Local impossibilitado de atender por problemas externos

• Cláusula no contrato com multa caso não possa cumprir os termos do contrato.

• Acidentes no local

• Verificar quais hospitais de emergência existem perto do local do evento e ter à mão lista com telefones importantes

• Atraso na entrega dos produtos

• Receber todos os produtos com várias horas de antecedência

• Não comparecimento da Banda e do DJ

• Ter um equipamento de som com algumas mídias contento  músicas de todos os tipos.

• Ausência do churrasqueiro

• Cotar e selecionar possíveis profissionais que possam atender no dia

• Estabelecer critérios de seleção e contratação de fornecedores (aquisições).

• Pesquisar preços de fornecedores, prazos e condições de pagamento e de entrega
• Solicitar orçamentos
• Classificar todas as propostas para estabelecer uma sequência de negociação
• Verificar se o fornecedor entrega no local e qual o valor do frete
• Tempo de entrega no mesmo dia para emergência
• Para os itens de comida e bebida, o critério de seleção será baseado no preço e no prazo de entrega
• Para a contratação de mão de obra, o critério de seleção será baseado na compreensão das necessidades apresentadas e capacidade técnica para atender as expectativas
• Para o aluguel dos materiais , o critério de seleção será baseado no preço, prazo de entrega e qualidade dos materiais
• Para o aluguel casa, o critério de seleção será baseado no preço, itens necessários para atender aos requisitos, localização com fácil acesso

• Definir a estratégia para engajamento das partes interessadas.

• Identificar os níveis de engajamento das pessoas interessadas
• Definir quais estratégias serão usadas para quebrar resistências
• Verificar se as expectativas dos interessados continuam as mesmas através de mensagens pelo Whatsapp e reuniões em sala de aula
• Fazer pesquisas de satisfação com todos os interessados para avaliar se será necessário apresentar possíveis mudanças
• Pagamentos mensais para todos lembrarem do churrasco
• Troca de mensagens para definir gostos e preferências musicais
• Dar um brinde para cada pessoa no dia do pagamento

• Especificar as atividades atribuídas a cada membro do grupo.

→ As atividades atribuídas a cada integrante foram especificadas nos Planos de Ação:

Antonio Cardão

Carolina de Paz

Marcela Oliveira

Maria Inês Machado

Radson Gutierrez

Vinícius Marques

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