Artigos Secretariado Executivo

A Profissão de Secretário Executivo, hoje com 21 anos de reconhecida, através da lei 7.377 de 30/09/1985, ganha importância a cada nova atribuição que é concedida a este profissional. O rápido avanço tecnológico das últimas décadas exige do Secretário uma constante atualização e busca de conhecimentos necessários e fundamentais para tornar seu trabalho ágil, conseguindo assim, mais tempo para desenvolver outras atividades.

O Secretário deixou de ser somente apoio, para introduzir novas metodologias e exercer funções criativas, atendendo assim, as necessidades das organizações. O convívio com o Executivo direto, na mesma sala ou em sala ao lado do poder, dentro de uma grande organização, faz com que o Secretário Executivo adquira um nível de informação maior que outros escalões da estrutura empresarial talvez não disponham de imediato ou nunca venham a obtê-lo. O executivo começou a reconhecer e valorizar o papel do Secretário Executivo quando esse passou a preparar materiais diversificados e criativos, específicos para apresentações em reuniões internas e externas, onde o executivo apresenta o trabalho idealizado por ele, mas criado, realizado e administrado pelo profissional Secretário Executivo.

Hoje, os Secretários Executivos que são requisitados pelo mercado de trabalho buscam ferramentas para administrar eficazmente o tempo, fazem a intermediação entre o poder de decisão e o contexto interno e externo à instituição, aplicam funções gerenciais, dão ênfase ao relacionamento com os clientes internos e externos, têm habilidade para a comunicação e para o trabalhar em equipe, resolvem problemas inerentes ao seu trabalho melhorando a qualidade e a produtividade dos serviços, tem visão geral e holística da organização, cultivam as relações pessoais e habilidades com pessoas, preocupam-se em desenvolver sua inteligência emocional, e tem capacidade de perceber a necessidade constante de aperfeiçoamento profissional, acompanhando a evolução científica e tecnológica. Tornou-se um profissional com postura aberta a mudanças, atitude empreendedora, e que presta assessoria a executivos e dirigentes no desempenho de suas funções.

As atividades cotidianas dos Secretários Executivos requerem amplos conhecimentos técnicos, administrativos e emocionais, que são de extrema importância no desempenho de suas funções, pois, são mais aplicados em soluções de problemas, que é o grande desafio na atribuição do Secretário do novo milênio.

Diante do exposto, é fácil concluir que: neste universo mercadológico, sobrevivem e despontam aqueles que adquirem, desenvolvem e estimulam uma série de competências. Pensando nisso, elaboramos 12 ferramentas que irão, com certeza, garantir uma maior permanência do profissional de secretariado no mercado de trabalho, além de torná-lo competitivo e cobiçado pelas melhores empresas.

12 FERRAMENTAS PARA GARANTIR O SEU EMPREGO:

1. POSTURA E APARÊNCIA

O Secretário Executivo é o cartão de visitas da organização. É a primeira pessoa com quem o cliente interno e externo se depara ao buscar um contato com um gerente, diretor, presidente, etc.

Por postura queremos dizer uma grande quantidade de itens, todos relativos ao modo como você se apresenta no seu ambiente de trabalho. Em primeiro lugar, procure usar um traje social tradicional e sóbrio. Procure estar bem vestido, sem exagerar na elegância. Saiba que vestir-se "na última moda" pode ser contraproducente. Entretanto, não descuide de modo algum da aparência.

Tanto homens quanto mulheres devem, de preferência, usar aquele tipo de roupa que socialmente se usa nos escritórios das grandes empresas, independentemente de como costuma vestir-se as pessoas que trabalham na empresa. Mesmo que as pessoas trabalhem de jeans, isso não é motivo para que um Secretário Executivo trabalhe de jeans e camiseta.

Os homens devem dar preferência aos ternos escuros, camisa branca, gravata social e sapatos bem engraxados, em vez de uma jaqueta esportiva, uma calça clara, mocassins, roupas coloridas.

A mulher por sua vez, deve evitar roupas transparentes, saia curta demais, unhas pintadas cor cores escuras, excesso de maquiagem ou penteado ousado. A regra é preferir vestir-se com elegância discreta, evitando as jóias ostensivas ou as cores berrantes.

Sua aparência deve ser impecável: roupa limpa e bem passada, cabelo bem penteado, unhas limpas, sapatos lustrados, perfume (se usar) sem exagero. Vestir-se bem é a melhor maneira para ultrapassar a primeira barreira, que é a aparência, e ter a chance de mostrar suas qualidades técnicas.

2. COMUNICAÇÃO EFICAZ

A comunicação é indispensável à atividade humana. Dela depende o entendimento social, familiar e profissional. O êxito da empresa, da gerência, do secretário, depende essencialmente da habilidade dos indivíduos se comunicarem. A comunicação deve ser clara, objetiva e flexibilizada de acordo com a cultura de cada funcionário, pois, para se concretizar uma comunicação é necessário que a mensagem enviada seja plenamente entendida e recebida pelo interessado.

O sucesso do Secretário Executivo, no exercício da profissão, dependerá do seu grau de comunicação com seu chefe. Para isso este profissional deve:

• saber ouvir. Está é a chave do segredo. Devemos escutar, anotar e depois repetir o que a pessoa está falando, deixando entendido o recado ou a mensagem, evitando conflitos e deixando a outra pessoa (Chefe) mais segura sobre o fato da mensagem ter sido compreendida;

• expressar as mensagens e seus conteúdos, com objetividade e clareza;

• evitar o excesso de jargões, sendo aconselhável falar numa tonalidade compreensível, sem gritarias ou tons baixos de voz, mas sim com uma tonalidade agradável, frisando o que é importante. Vale reforçar que deve-se evitar palavras "chulas" ou aquelas complicadas;

• ter sempre uma caneta e um bloquinho de papel à mão quando entrar na sala do chefe;

3. REGRAS DE BOA CONVIVÊNCIA

Manter o bom relacionamento é outra ferramenta de sucesso. Uma organização de trabalho é um sistema integrado, que depende do desempenho de cada indivíduo que faz parte dela e do inter-relacionamento de todos eles. Ou seja, é importante cultivar a arte da boa convivência. Não há nada no mundo que se desgaste mais facilmente do que

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