O PLANEJAMENTO DAS ATIVIDADES A SEREM REALIZADAS: ARQUIVO VALE

PLANEJAMENTO DAS ATIVIDADES A SEREM REALIZADAS: ARQUIVO VALE.

SETOR: MEIO AMBIENTE.

ETAPAS:

1 Identificação da Empresa - Setores e Hierarquias

Conhecer a estrutura, os objetivos e o funcionamento da empresa, examinando estatutos, regimentos internos, regulamentação, normas, organograma, mantenedores e documentos gerados e recebidos.

O objetivo é analisar o gênero dos documentos, os formulários utilizados para controle, o volume e estado de conservação do acervo, seu arranjo e a existência de registros e protocolos, bem como a média de arquivamentos. Devem ser identificadas também a localização e infraestrutura do arquivo, sem esquecer de efetuar o levantamento dos recursos humanos, seu número, formação e salário.

2 Definição dos Documentos de Arquivamento

1. A posição do arquivo na estrutura da instituição;
2. A opção de centralizar a organização de arquivos;
3. Determinar a coordenação dos serviços;
4. Escolha de métodos de arquivamento;
5. Estabelecimento de normas de funcionamento;
6. Identificação e capacitação dos recursos humanos;
7. Seleção das instalações físicas, equipamentos e materiais de consumo e permanentes;
8. Desenvolvimento da organização de arquivos correntes e permanentes;
9. Elaboração do projeto de organização de arquivo;
10. Implantação e acompanhamento do projeto;
11. Criação de manuais ou índices; - Kizze
12. Digitalização dos materiais.

2.1 Características dos documentos da empresa e seu fluxo na organização;

1. Divisão de setores e assuntos;

2.3 Processos de arquivamento ou classificação; (escolher a forma de arquivamento: geográfico, numérico, assunto, alfabético... Definido pela estrutura da empresa. 

2.4 Tabela de temporalidade – (criar uma de acordo com o uso dos documentos na empresa

1. Triagem dos Documentos (descartar os documentos que não tem mais serventia e separar os demais de acordo com a natureza dos documentos)

1. Corrente
2. Permanente

4    Regras para Acesso dos Documentos

1. Criar política para acesso dos documentos;

4.2 Comissão de arquivamento.

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