PORTARIA - MATERIAIS SOB RESPONSABILIDADE DO PORTEIRO

ANOTAÇÕES NOS LIVROS DE CONTROLE

O porteiro e o vigia são os principais gerenciadores de fluxo de pessoas,correspondências e entregas que chegam ao condomínio.Todo esse movimento permanece em ordem com a ajuda de instrumentos de controle, que podem se apresentar em forma de livros ou ser informatizados. A seguir você vai conhecer os principais instrumentos de controle.

*Livro de ocorrências

É onde são registrados todos os fatos que fogem á rotina. O livro deve ser preenchido sempre que houver um acontecimento que fuja da normalidade e precise ser registrado.Exemplos : morador que perdeu a chave,morador que reclama do barulho no andar de cima, unidades que se recusam a consertar vazamentos etc.

*Livro ou relação de visitantes

Muito comum em condomínios comerciais,tem sido cada vez mais substituídos por computadores e câmeras portáteis. Se for um controle em papel,(livro, relação, fichas ), registrará o nome, documento de identidade e destino de cada visitante. Alguns também têm espaço para anotações como data, horário de entrada e saída e motivo da visita.Em alguns casos, os controles informatizados fotografam o visitante e arquivam a foto,facilitando a próxima identificação.

*Livro (ou fichas) de fornecedores e prestadores de serviços

Para anotar os dados dos fornecedores do condomínio e dos profissionais que prestam serviço.No caso de fornecedores, registra-se o nome da empresa, telefone,e-mail e o nome do contato. Em alguns casos, registra-se também o que foi adquirido na empresa. No caso dos prestadores de serviço(bombeiros,pintores,eletricistas,etc.), é interessante anotar nome, telefone,identidade,serviço prestado e tempo de garantia.

*Livro de sugestões e reclamações

É um espaço para a manifestação dos condôminos. As anotações ali deixadas devem ser encaminhadas ao zelador ou ao síndico, para que eles tomem as providências necessárias. Em determinados condomínios, esses tipos de anotação são feitos no próprio livro de ocorrências.

*Livro de protocolo

É um instrumento de controle geral para documentos recebidos .Nesse livro o porteiro anota o dia de chegada da encomenda. Para retirá-la, o destinatário deve assinar e datar o livro, acusando o recebimento