O PAPEL DA AVALIAÇÃO E DO CONTROLE NO PROCESSO DE PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE UM EVENTO CULTURAL

SENAC

O PAPEL DA AVALIAÇÃO E DO CONTROLE NO PROCESSO DE

PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO DE UM EVENTO CULTURAL

PARAUAPEBAS – PARÁ

2014

1 – INTRODUÇÃO

Antes de se planejar um evento cultural é preciso que se faça uma análise do cenário local para ver se aquele evento realmente suprirá a demanda e os anseios dos envolvidos. Analisar cenários significa levantar com cuidado, dentro do prazo do plano, quais as principais condições (cenários econômicos, políticos, sociais, etc.) que podem interferir na condução do projeto, mesmo estando fora do campo de controle do ator. Assim, a análise de cenários objetiva descortinar circunstâncias que podem impedir, alterar ou mesmo alavancar a ação planejada.

O desenho de cenários é importante para a avaliação da vulnerabilidade do plano e para a elaboração de planos de contingência para possíveis as situações de risco. Sua precisão depende fundamentalmente da qualidade das informações disponíveis. A análise de cenários é, de certa maneira, uma aposta nos acontecimentos futuros. Essa avaliação deve levar em conta o nível local, o nível regional e o nível nacional. Em linhas gerais o cenário pode ser desenhado como “possível otimista”, “provável”, “possível pessimista” e “surpresa”. Após o levantamento desse cenário e a implementação do projeto, se faz necessário o acompanhamento do mesmo e após o seu término a avaliação.

2 – DESENVOLVIMENTO

2.1 QUAL É A VANTAGEM DE SE UTILIZAR O PLANEJAMENTO ESTRATÉGICO NA CRIAÇÃO DE UM EVENTO CULTURAL?

Quando se fala em planejamento estratégico, a sua finalidade inclui:

• reduzir as incertezas e as surpresas;

• guiar a ação até chegar à situação desejada;

• organizar os meios para atingir tal situação.

A noção de plano pressupõe um conjunto de ideias, tais como previsão, organização, coordenação de esforços, acompanhamento e controle de ações, avaliação de resultados. O conceito de plano, portanto, trás uma ação reflexiva e intencional de organização de ações e de preparação de instrumentos (programação e orçamento) para alcançar ou produzir um resultado desejado.

Todo projeto, seja ele de cunho cultural ou não, possui propósitos, objetivos, desafios, e, para alcançar os resultados desejados é necessário que a equipe de produção, decomponha seus objetivos até serem transformados em ações e resultados. Para entendermos melhor, controle pode ser definido como função do processo administrativo que leva em consideração a comparação com padrões previamente estabelecidos, onde se procura medir e avaliar o desempenho e o resultado das ações, com a finalidade de guiar os tomadores de decisões, de forma que possam fazer as devidas correções ou fortalecer esse desempenho ou interferir em funções do processo administrativo, assegurando que os resultados satisfaçam as metas, aos desafios e aos objetivos estabelecidos. Antes de iniciar o controle e avaliação deve-se atentar a determinados aspectos de motivação, capacidade, informação e tempo.

Quanto à motivação, deve - se verificar se seu nível é adequado para o desenvolvimento do processo, verificando os seguintes aspectos: Objetivos e desafios foram entendidos e aceitos? Sistema de premiação e punição baseada no desempenho adequado?

Referente a capacidade deve–se verificar se a equipe de produção está habilitada para realizar o processo de controle e avaliação.

Quanto ao tempo deve-se verificar se toda a equipe tem tempo adequado para dedicar-se a função de controle e avaliação do planejamento estratégico.

Entretanto deve-se ter consciência de que existe dificuldade natural na avaliação dos resultados efetivos do planejamento estratégico, porém, como poderemos fazer um Festival X de Cinema 2ª Edição, se eu não avaliei os resultados, pontos fracos, pontos fortes, alcance de objetivos da 1ª edição? Por isso é extremamente importante que se faça o acompanhamento e a avaliação dentro do planejamento estratégico de um evento. Como acompanhar é interferir, o acompanhamento se expressa no plano: planejar é o contrário de deixar a execução e os que executam entregues à sua própria sorte, ou seja, a correção se impõe sempre que se identifiquem indícios de que as ações não levam aos objetivos que se pretende atingir (FERREIRA, 2002; OSSORIO, 2002).

FOTOGRAFIA 01 – FASES DO PLANEJAMENTO

3 – CONCLUSÃO

Concluindo, o controle e avaliação de planejamento estratégico de um evento tem algumas finalidades como por exemplo identificar problemas, falhas e erros que possam aparecer, com finalidade de corrigi-los evitar sua reincidência nas próximas edições do projeto, tentar fazer azer com que os resultados obtidos com a realização das operações estejam o máximo possível próximos dos resultados esperados e possibilitem o alcance dos desafios e consecução dos objetivos além de verificar se as estratégias e políticas estão proporcionando os resultados esperados dentro de situações existentes e previstas no planejamento. Sabemos agora então que estas ferramentas são extremamente importantes já que nos possibilitam corrigir ou reforçar o desempenho apresentado, informar sobre necessidade de alteração nas funções administrativas de planejamento, organização e direção entre outros possibilitando assim o sucesso do evento ou projeto cultural.

4 – REFERÊNCIA BIBLIOGRÁFICA

BERKUN, Scott. A arte do gerenciamento de projetos. Porto Alegre:

Artmed Editora, 2008. 388 p.

BRUCE, Andy; LANGDON, Ken. Você Sabe Gerenciar Projetos? Cumpra

seus prazos finais e atinja suas metas. São Paulo: Senac, 2008. 120 p.

CARVALHO, Marly Monteiro; RABECHINI JR., Roque. Gerenciamento de

projetos na prática (casos brasileiros). São Paulo: Atlas, 2006.