Controles Internos

Sistema de Controle Interno nas Organizações

Objetivos da aula:

O objetivo desta aula é conhecer como são constituídos os controles internos nas organizações, sua abrangência e importância na condução da entidade rumo aos seus objetivos. Verificar que os controles internos também são úteis para a melhoria dos processos/procedimentos, contribuindo, assim, para aperfeiçoar a performance geral.

1. CONCEITUAÇÃO DE SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

O controle interno de uma organização é um plano global que integra o modelo de gestão e seus procedimentos ordenadamente em processos, atividades e tarefas. Os processos e atividades estão difundidos por toda organização. Isso é necessário para controlar e assegurar seus ativos.

O sistema de controle interno é definido por Peleias, no IOB Nº 37/2003, como uma combinação de políticas, procedimentos, sistemas operacionais, de informação e outros instrumentos, mantidos pelas organizações. Deve ser estabelecido por determinação dos proprietários, controladores ou administradores.

Por que é necessário implantar um sistema de controle interno? Para proteger o patrimônio e os resultados; auxiliar a administração na condução eficiente dos negócios; promover e avaliar a eficiência operacional e comunicar diretrizes.

O sistema de controle interno precisa considerar:

- estrutura organizacional e a elaboração de um organograma, estabelecendo as relações organizacionais e os limites de autoridade;

- instruções operacionais escritas, com autorizações, aprovações e linhas de autoridades claramente definidas;

- estrutura contábil que considere contabilidade geral, de custos, orçamento, execução fiscal, rotinas de fechamento contábil, procedimentos de auditoria e respectivos manuais;

- qualificação profissional dos empregados compatível com sua autoridade e atribuições.

2. IMPLANTAÇÃO DO SISTEMA DE CONTROLES INTERNOS

A decisão sobre a implantação de um Sistema de Controles Internos deve partir da direção da empresa, dos proprietários ou dos acionistas, considerando a necessidade de instituir um sistema de informações padronizado e de controles dos ativos da empresa, de tal forma que possa permitir à gestão a tomada de decisões e, principalmente, a continuidade da empresa.

Para Padoveze (2000), seria interessante que o profissional contábil fosse o usuário que conseguisse detectar a necessidade de mudar. Isso significaria que ele está atento à evolução dos acontecimentos, da tecnologia e das necessidades informacionais supridas por seu sistema.

O fato de a decisão de implantar partir da alta direção é um aspecto muito importante, pois está relacionado com a perspectiva de diminuição das eventuais resistências contra os controles internos, os quais tendem a oferecer maior segurança para a empresa, à medida que há uma diminuição dos riscos com fraudes ou erros e, principalmente porque a empresa vê, nos sistemas de controles internos, a oportunidade de dispor de mais uma ferramenta de gestão.

O Conselho Federal de Contabilidade, por meio da Resolução nº 820/97, disciplina que o sistema contábil e de controles internos é de responsabilidade da administração da entidade, porém o auditor deve efetuar sugestões objetivas para seu aprimoramento, decorrentes de constatações feitas no curso de seu trabalho.

Um sistema de controles internos deve ser bem estruturado e flexível, para estabelecer as condições básicas para a gestão das informações e tomada de decisões com a agilidade que o mundo econômico globalizado e altamente competitivo exige de qualquer empresa, sem, contudo, perder de vista o aspecto de controle e a sua contribuição para reduzir a ocorrência de erros e de fraudes.

Para Attie (2000), bons controles internos previnem a fraude e minimizam os riscos de erros e irregularidades.

Nesse aspecto, auditoria externa também pode oferecer uma contribuição importante, pois pode fazer a verificação da aplicação dos controles internos da forma que foram concebidos, bem como dizer se eles são ou não confiáveis.

3. POSTURA NA IMPLANTAÇÃO

Especificamente na implantação de um sistema de controle interno ou de qualquer sistema, é importante, inicialmente, conhecer o “mundo real” e saber qual será o “mundo futuro”, o que se espera dele, o que ele irá proporcionar, se o retorno ou resultado que a decisão de implantar vai trazer é maior ou menor do que os riscos de se ficar sem um sistema de controles internos, ou seja, deve-se avaliar a relação entre os benefícios que a implantação trará em comparação com os custos que serão necessários incorrer para efetivá-la.

Conhecer o mundo real ou imaginar como será o mundo futuro desejado é importante, mas o grande desafio se concentra mesmo em conhecer o caminho da transição entre os dois mundos, por isso a postura organizacional que se tem durante a implantação de um sistema de controles internos é essencial para sua viabilização.

Por postura organizacional entende-se um conjunto de ações que a direção da entidade deve assumir antes e durante as fases de implantação, visando criar as condições para o sucesso tanto da implantação, como da obtenção de resultados a serem advindos da decisão de implantar e, portanto, relacionadas diretamente com os objetivos e interesses da direção da empresa, como:

- evidenciar para a organização que é uma decisão do corpo diretivo da empresa e que, portanto, todos estão comprometidos;

- alocar os recursos financeiros, materiais e humanos, necessários para o sucesso da implantação;

- definir e dar todo o apoio para o coordenador do projeto de implantação;

- estimular e cobrar de toda a organização comprometimento real;

- acompanhar as etapas de implantação, para evitar descaminhos.

Por isso, é importante que o coordenador da implantação adote uma postura proativa, a qual deve ser entendida como a de desenvolver uma rede de inter-relacionamento e de comunicação com a empresa visando criar as condições básicas para:

- promover uma relação de confiança entre os responsáveis das áreas

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