A SEGURANÇA DO TRABALHO EM ALTURA

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CENTRO TERRITORIAL DE EDUCAÇÃO PROFISSIONAL RECÔNCAVO II

ALBERTO TÔRRES

 

AUTORES

 

 

 

DESAFIOS DOS PROFISSIONAIS DE SECRETARIADO DURANTE A PANDEMIA DO COVID 19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 CRUZ DAS ALMAS-BA

11 de novembro 2021

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Cruz das Almas - Ba

11 de novembro de 2021

1. DADOS INSTITUCIONAIS        

Unidade: Centro Territorial de Educação Profissional – Alberto Tôrres – CETEP II

Curso: Técnico em Secretariado – PROEJA

Endereço: R. Rui Barbosa, 832 - Centro, Cruz das Almas - BA, 44380-000

Direção: Silvia Maria Brandão Dantas

1. DADOS DA EQUIPE

ANA PAULA PIRES VIEIRA CASTRO

DAPHNE CONCEICAO SALUSTIANO

ELIZANGELA DA CONCEICAO

ELIZANGELA PASSOS DOS SANTOS

PATRICIA DE OLIVEIRA SANTOS

ZENILDA DOS SANTOS DE JESUS

        Coordenação e Professores

Coordenadora Institucional: Caliane Rocha

Orientadora de Estágio e TCC: Luciene Santos de Jesus

Orientadora do Trabalho: Cristiane Santos Cardoso e Isabel Cristina Albuquerque

Professoras Orientadoras do Eixo de Gestão: Luciene Santos de Jesus e Aldevane de Almeida Aráujo

1. DADOS DO PROJETO/Relato de Experiência         

1. Dados Gerais

Título: DESAFIOS DOS PROFISSIONAIS DE SECRETARIADO DURANTE A PANDEMIA DO COVID 19: A(O) SECRETÁRIA(O) NA LINHA DE FRENTE NO ATENDIMENTO AO PÚBLICO.

1. Dados Específicos

Introdução: Tudo começa e termina pela Secretária de uma empresa. O setor da Secretaria é essencial tanto no atendimento interno como para o público externo. Em tempos de pandemia, com a restrição do trabalho presencial, o desafio desse profissional é deixar o trabalho em dia, mesmo estando em trabalho remoto ou em sua sala na empresa. Assim, no ambiente de qualquer empresa, o profissional de Secretariado se encontra na linha de frente. Seja em casa ou em escritórios, o secretariado é fundamental para manter o fluxo de organização e ajudar em diversas tarefas. O profissional é responsável por planejar, coordenar, redigir documentos e facilitar a vida das pessoas. E, assim como outras profissões, a categoria também teve que se reinventar durante a pandemia, a crise elevou procura por serviço em home office. Segundo a Secrétaria Executiva Ariane Rocha do municipio de Cruz das Almas – Ba, durante a apresentação no Seminário no CETEP Reconcâvo II, na disciplina Economia e Mercado, evento organizado pela Orientadora Luciene Santos e a professora Cristiane Santos Cardoso, tivemos com base para reflexão sobre essa temática. Ariane Rocha, apresentou o Tema Secretariado em Foco: Carreira e Perfil Comportamental   Com ampla experiência na área de Secretariado, Ariane Rocha comentou que a pandemia mudou o ritmo de trabalho de muitas profissionais. E exigiu uma mudança de comportamento deste profissional. Uma das dificuldades apresentadas por ela durante o seminário foi a questão do profissional de Secretariado estar na linha de frente no atendimento ao público e estar preparada para esse atendimento. A parti disso, surge a pergunta: Quais os desafios que os profisisonais de secretariado precisam superar neste momento de pandemia? Para responder esta pergunta utilizaremos com base pesquisas bibliograficas e sites que discutam sobre o universo profissional de secretariado e as discussões e reflexões apresentadas pela secretária executiva Ariane Rocha. Para conseguir realizar o trabalho de forma organizada, muitas(os) profissionais de secretariado tiveram que reorganizar o ritmo de trabalho de forma remota, obter um rígido horário de trabalho em casa, atender de forma rápida, por meio de e-mail ou  aplicativo, o que a obrigou os profisisonais de Secretariado a terem muita paciência e auto-controle. Ariane Rocha, ressaltou  que nesse período pandêmico, o profissional precisou vencer muitos desafios, com dedicação, trabalho e responsabilidade. Em seu entendimento, a(o) secretária(o) tem papel fundamental para qualquer organização e manutenção dos pilares importantes de uma empresa. Assim, o profissional de secretáriado é  extremamente relevante para o funcionamento das organizações e  por isso, se torna um trabalho desafiador em diversos aspectos.

Objetivos:. Geral: Apresentar os principais desafios enfrentados pelos profissionais de secretariado durante a pandemia. Específicos Conceituar a profissão de secretariado. Apresentar as tarefas desempenhadas pelo profissional de secretariado. Falar sobre a importância dos profissionais de secretariado nas organizaçoes. Identificar os desafios enfrentados pelos profissionais de secretariado durante a pandemia.

Palavras-Chave: Secretariado. Desafios. Pandemia

Metodologia de Trabalho: Para a Metodologia realizamos uma busca de bibliografias em internet em varios sites confiavéis de pesquisa. Utilizamos também, as orientações da Secretária executiva Ariane Rocha durante a aula da professora Cristiane Santos Cardoso. Realizamos momentos de discussões e orientações com a professora e organização de grupo de WhatsApp para organização de todo o trabalho.

Fundamentação Téorica PROFISSÃO DE SECRETARIADO A profissão de secretariado, que pode ser exercida por trabalhadores de níveis técnicos e superior, foi regulamentada pela lei 7.377 de 30 de setembro de 1985 e complementada pela lei 9.261/96 de 10 janeiro de 1996. Ao analisar a trajetoria do secretariado no Brasil, observa-se uma profissão que venceu muitos desafios, participou de mudanças importantes no cenário organizacional mundial e se adaptou as constantes inovações de tecnologia e de mercado ( Castelo 2007). Sendo assim, a profissão de secretariado não se resume no desempenho de tarefas rotineiras de escritório, mas em dominar determinados conhecimentos e habilidades relativos a finanças, economia, marketing, administração, contabilidade, tributação e relações humanas no trabalho. Considera-se que é muito importante para o desempenho profissional conhecer técnicas de execução de tarefas. Fontanella (2011) afirma que a globalização mudou o papel do secretário na organização, pois esse profissional tenta cultivar sua empregabilidade nesse processo de mudança. Hoje, esse profissional possui um papel estratégico nas empresas, tem autonomia para a resolução de problemas e muitas vezes poder decisório nos processos do departamento. Além da busca por qualificação, expandiu as possibilidades de conhecimento profissional e de relacionamento interpessoal. O profissional de secretariado é peça chave na interação entre clientes internos e externos. TAREFAS DESEMPENHADA PELOS PROFISSIONAIS DE SECRETARIADO O profissional de secretariado deve possuir conhecimentos suficientes para realizar tarefas que competem ao seu executivo, pois dentre suas funções está a de aliviar a carga de trabalho rotineiro do seu superior imediato: Como planejar e controlar a infra-estrutura gerencial; Organizar o seu local de trabalho, mantendo-o limpo e funcional; Estabelecer a rotina diária de trabalho; Organizar e manter atualizada a agenda de seu chefe executivo; Despachar com seu chefe e distribuir tarefas a seus auxiliares; Recepcionar pessoas e manter contatos de interesse da empresa; Assessorar o executivo transmitindo-lhe informações e executando as tarefas que lhe saõ confiadas. Assim, o trabalho do profissional de secretariado está nos bastidores, realizando atividades de suporte administrativo, nos processos burocráticos da empresa, na comunicação e na interação com diversos setores, realizando essa ponte entre executivos/diretores e demais departamentos. Além das habilidades de assessoramento, conhecimento no ambiente de trabalho, o profissional de secretariado torna-se responsável por fornecer dados e informações de determinados assuntos, também administrar e gerenciar, toma decisões, utilizando muito bem a comunicação, o marketing, e a inteligência emocional, para lidar com as emoções pessoais e profissionais, usufruindo em benefício próprio para compreensão dos próprios sentimentos e sentimentos de outras pessoas. IMPORTÂNCIA DO PROFISSIONAL DE SECRETARIADO NAS ORGANIZAÇOÊS  O secretário executivo está interligado com o dia a dia da organização, sendo gestor de informação, administrando processos e facilitando a tomada de decisões. Além disso, está incumbido a este profissional gerar resultados, por meio do monitoramento, consulta e coordenação dos fatores organizacionais que estão à sua volta. Medeiros e Hernandes (1999, p. 57), afirmam que: Em geral, as empresas esperam de suas secretárias: consciência de seus deveres, dedicação ao trabalho, equilíbrio emocional para bem desempenharem tarefas, que sejam dignas de confiança, que saibam delegar tarefas quando necessário, que saibam resolver conflitos entre colegas de trabalho, que sejam capazes de trabalhar em grupo. O secretário (a) possui responsabilidade de desenvolver e aprimorar características que compõem o seu perfil, como flexibilidade, criatividade, liderança, dinamismo, iniciativa, eficiência, descrição, cooperativismo, ética, paciência, comprometimento e tomada de decisão É um profissional capacitado para atuar em diversas áreas organizacionais, por ser capaz de identificar oportunidades de melhoria contínua da organização por meio do acompanhamento do sistema de comunicação interna e externa da empresa, planejamento e controle de documentação, registros e auditorias internas podendo, assim, facilitar e identificar ações preventivas e corretivas e assegurar o sucesso da organização. DESAFIOS ENFRENTADOS PELOS PROFISSIONAIS DE SECRETARIADO DURANTE A PANDEMIA Um dos pontos positivos identificados foi o trabalho remoto que ganhou relevo no ano de 2020 em função da pandemia da COVID-19, disseminada mundialmente.  Nesse contexto, a Organização Mundial da Saúde (WHO, 2020) recomendou o isolamento social para controle da transmissão do vírus, levando organizações públicas e privadas de diversos setores a adotarem essa modalidade de trabalho para vários cargos e ocupações, impactando também nas atividades laborais dos profissionais de secretariado. Tal cenário demandou adaptações tanto por parte das instituições como dos trabalhadores. No que tange a esfera privada, no caso brasileiro, a Medida Provisória 936 (BRASIL, 2020) autorizou os empregadores a suspenderem contratos de trabalho dos empregados, reduzirem carga horária e salários, bem como flexibilizar jornadas e alterar suas formas de execução. Segundo Gislene Silva no site Tv CNN (2021) diz o seguinte: “Para a gente, foi mudar a chave da noite para o dia em 180 graus (…). Nós somos seres indispensáveis para as corporações. Nosso principal recurso ainda é o lado humano. E eu falo diariamente para buscarmos o crescimento profissional e pessoal. O nosso lado ainda é o humano e de sensibilidade”. Esses   efeitos   no   mundo   do   trabalho   impactaram   diretamente   inúmeras profissões, seja nas formas de execução do trabalho ou nas novas características que passaram a ser incorporadas nas organizações e no cotidiano dos trabalhadores. Sendo assim os profissionais de secretariado que já havia iniciado um movimento de trabalho remoto teve que intensificar suas funções em situação remota, devido o cenário a partir da pandemia do COVID-19, como afirmou a secretaria Ariane Rocha. Nessa perspectiva, discutir sobre essa nova realidade pela necessidade de se provocar uma reflexão crítica sobre o cenário do mercado de trabalho atual para os profissionais de Secretariado, em um contexto de mudanças e transformações organizacionais estimuladas pela pandemia da COVID-19, enfatizando as inovações tecnologicas que estes profissionais tiveram que se adaptarem. Durante a Pandemia houve muitos desempregados e uma das buscas para inovação das mulheres para o mercado de trabalho foi o secretariado remoto – uma area que se pode trabalhar de forma virtual e de qualquer lugar. Principalmente durante a pandemia, os profissionais desta area precisaram abrir os olhos para novas oportunidades. Sendo que nesta profissão sao realizadas tarefas burocraticas para empresas e profissionais liberais, nas areas administrativa, financeira e comercial, com o trabalho de secretariado remoto pode-se executar as mesmas tarefas de uma secretária presencial. Neste contexto da pandemia os profissionais de secretariado foram submetidos a variadas pressões emocionais em suas rotinas, sendo assim o lado emocional deste profissional foi afetado devido a vários casos de noticias triste relacionadas ao mundo e a seu ambiente de trabalho que conseguentemente influenciou no atendimento ao publico, atingindo assim seu desempenho profissional. Fontanella (2011) enfatiza a importância da inteligência emocional para desempenhar as funções dessa profissão, que preza pelo controle, soluções assertivas aos problemas do cotidiano, eficiência na realização das tarefas, positividade nas relações no ambiente de trabalho e a necessidade de empatia pelos outros indivíduos que estão envolvidos no processo. A pandemia da COVID-19, além do impacto na área da saúde, também afetou a economia com reflexos no mercado de trabalho, principalmente na profissão de secretariado, levando os profissionais a se adaptarem a novas rotinas e se reeiventarem atraves do trabalho remoto e adaptação a novas tecnologias, prestando assim serviços eficientes para empresas e conseguetemente fornecer um bom atendimento ao publico.

Resultados Alcançados e ou Esperados com a pesquisa De acordo com a Organização das Nações Unidas (ONU), a profissão de secretária é a terceira que mais cresce no mundo. Observamos o quanto estes profissionais vêm assumindo mais e mais funções dentro das organizações, absorvendo responsabilidades adicionais. É importante ressaltar que a secretária não consegue ser substituída, pois ela resolve imprevistos e necessita ter uma  inteligência emocional para saber lidar com as funções da empresa que exige cumplicidade e responsabilidade. Sendo assim, compreendemos que a(o) profissional de secretariado é o elo que promove a comunicação e as relações interpessoais em qualquer organização. Estamos na linha de frente. Observamos com os dados de pesquisa o quanto a profissão de secretariado, que sempre dependeu fortemente do contato olho no olho e da presença física, precisou se reinventar. Junto a isso, o dominio do mundo virtual não é mais um diferencial, mas sim uma necessidade real, como afirmou a Secretaria Ariane Rocha. Ela também destacou que o profissional de secretariado tem que saber se planejar e organizar o seu dia, saber organizar as finanças, ser eficiente em fazer planilhas e relatórios, ter sempre um bom comportamento, boa comunicação, boa escrita e sempre fazer investimentos em cursos para se aperfeiçoar  mais, principalmente na area de informatica. Em concordancia com as pesquisas realizadas, a Secretaria Ariane Rocha destacou que foram muitos desafios, mas  o maior destaque neste tempo de Pandemia foi o trabalho remoto, onde os profissionais de secretariado se reeiventou e criou novas formas de trabalho, oferencendo seus diversos serviços para varios setores. O desafio do ponto de vista negativo citado pela mesma foi o controle emocional, por muitas vezes ter que lidar com clientes que perderam alguém por causa do Covid 19, passando por situações constrangedoras e emocionantes, ja que na maioria das empresas é este profissional que atende e recepciona os clientes. Atraves da pesquisa e da palesta da secretaria Ariane percebeu-se que o profissional de secretariado precisa está em constante atualização profissional, voltado principalmente para as inovações da tecnologia, sendo que um dos requisitos importantes para sua competencia e habilidade é uso das ferramentas tecnologicas. Outro ponto importante é o profissional ter controle emocional para lidar com situações diversas, como os desafios psicologigos enfrentados na pandemia do covid 19.

         

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