Evento empresa CCC e DT

Matriz de análise

Disciplina: Fundamentos de Gereneciamento de Projetos

Módulo: 6

Aluno: .....

Turma: 4

Tarefa: Atividade Individual: Evento empresa CCC e DT

Características do projeto 

Para o evento musical que será apresentado ao público pela empresa CCC e que está sob os cuidados da DT Produções, deve-se atentar para características que o definem como um projeto e não como uma operação contínua, o objetivo principal é que o evento seja entregue na data planejada seguindo os critérios de orçamento, qualidade e demais definições previamente estabelecidas.

De acordo com o PMBOK (PMI, 2017), projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado único. No caso apresentado o resultado único é o evento musical, seguindo a definição a cima pode-se remeter a característica de temporariedade o que é uma das principais para a identificação de um projeto, uma vez que o projeto deve possuir uma data para o seu início, um prazo para sua execução e posteriormente uma data para seu encerramento. Estas datas podem ser definidas de acordo com a necessidade do patrocinador do projeto, por alguma demanda de mercado ou até mesmo demandas para atendimento de alguma demanda legal, no caso do evento da CCC o prazo final de projeto é antes do fim do ano, quando o evento irá acontecer. Outra característica importante é a singularidade deste evento musical, ou seja, ele tem características que o tornam único, as bandas que irão tocar, o local do evento, a data, os patrocinadores, características que não vão estar mais em sincronia em uma possível próxima edição do evento.

 O evento será desenvolvido de maneira progressiva, pois segundo Foresti (2015) progressivo porque desenvolve por etapas e continua por incremento. Ao exemplo, o escopo, que inicialmente é descrito de maneira geral e com o decorrer do desenvolvimento é detalhado. A progressividade é característica muito importante para projetos, pois facilita para o gerente de projeto o controle das etapas que estão sendo executadas e se seus resultados estão sendo satisfatórios. Para que o evento musical ocorra de acordo com o planejado deve-se contar com um Gerente de Projeto, pois de acordo com PMBOK (PMI, 2017), o gerente de projeto é a pessoa designada pela organização executora para liderar a equipe responsável por alcançar os objetivos do projeto. Algumas habilidades são necessárias para o gerente de projetos para que sua função seja exercida de maneira correta e para que o projeto atinja seus objetivos ao final de sua execução, não é dever do gerente de projeto saber realizar todas as tarefas que estão contidas no projeto durante sua execução, mas é importante ter conhecimento técnico para que saiba administrar o tempo que tais tarefas irão demandar ao serem realizadas e também definir o grau de sucesso durante e depois de sua execução.

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

Um projeto por ser executado de maneira progressiva, tem sua execução dividida em fases, o evento musical oferecido pela empresa CCC não deve ser diferente, estas fases tratam de pontos de extrema importância para que o projeto corra da melhor maneira possível, dividindo as atividades a serem realizadas, organizando e estruturando o decorrer do projeto. As fases quando dividas corretamente ajudam a minimizar o risco durante o projeto e também a evitar atrasos durante o cronograma. De acordo com PMBOK (PMI, 2017) embora os projetos variem em tamanho e complexidade que contêm, um projeto típico pode ser mapeado para a seguinte estrutura de ciclo de vida do projeto: Iniciação do Projeto, organização e preparação, execução do trabalho e finalização do projeto. No caso do evento musical a ser elaborado pela empresa DT produções as fases podem ser distintas da maneira descrita no PMBOK, onde cada umas dessas fases vão contar com processos distintos inseridos dentro de cada uma, ou seja, cada fase terá o seu início, meio e fim, que vão ser determinados pela execução dos processos que estão contemplados.

Para a execução da fase de Iniciação do Projeto pode-se incluir os processos de elaborar o termo de abertura e identificar as partes interessadas, no caso do evento tratado o termo de abertura pode contar com o nome do gerente do projeto, as necessidades e expectativas da empresa CCC e também de todas as outras partes interessadas, deve também estabelecer uma parceria entre a DT Produções que é a executora do evento com a solicitante CCC. Na parte de identificação de partes interessadas deve-se levar em conta todos os envolvidos no evento e seus interesses, no caso o público que irá ao evento, as empresas apoiadoras que serão responsáveis pela comida que vai ser servida durante o evento e a própria CCC que é a solicitante do evento.

Após o encerramento da fase de Início de Projeto, inicia-se a fase de organização e preparação, onde primeiramente deve-se realizar o processo utilizado para desenvolver o plano de gerenciamento de projetos que irá conter as informações de como o projeto será planejado, executado, monitorado e encerrado. Com este processo podem estar ligados os processos de coletar requisitos, onde se saberá quais são os requisitos de projeto e necessidades, também será incluído o processo de definição de escopo para que fique claro o que será e o que não atendido pelo evento musical proposto, criação do cronograma onde o mesmo será desenvolvido e estabelecido como se dará o seu gerenciamento, juntamente com o gerenciamento das atividades contidas dentro do cronograma, deve-se também estimar o orçamento e o custo para cada atividade em especifico, determinar quais serão os valores pagos as bandas que irão ser apresentadas ao público, quanto será gasto com a locação do Centro De Eventos FIERGS, o valor a ser gasto com divulgação do evento, e o custo com mão de obra durante o decorrer do evento. Um processo que também deve ser comtemplado é o de planejar o gerenciamento da qualidade para que sejam estabelecidos requisitos e padrões a serem respeitados durante a elaboração e o decorrer do evento.

Já com a parte de planejamento finalizada é hora de iniciar a fase execução do trabalho, onde tudo que foi planejado anteriormente é devidamente executado. Para isso começam os processos relacionados a esta fase, entre eles o de adquirir recursos, ou seja, tudo o que é necessário para que a execução se torne possível, no caso do evento a ser entregue pela DT Produções pode-se verificar que serão necessários os seguintes recursos, equipe para divulgação do evento, equipe para criação de mídia, ingressos, folhetos de divulgação, banners e divulgação em mídias digitais, será necessário que uma equipe seja focada na organização do local do evento, esta ficará responsável por receber os ingressos na entrada do evento, organização e aluguel de banheiros caso necessário e dimensionamento de espaço adequado para a quantidade de ingressos vendidos, será necessária outra equipe para montar e controlar luzes e sons durante o decorrer do evento e posteriormente uma equipe para executar a limpeza do local ao fim do evento e realizar o desmonte da estrutura utilizada. Juntamente com a mobilização de recursos e equipes inicia-se paralelamente os processos de gerenciamento de equipes, qualidade, comunicações e partes interessadas.

No decorrer da fase de execução os processos do grupo de monitoramento e controle são mais intensos, pois de acordo com PMBOK (PMI, 2017), ao longo do projeto, os processos de Monitoramento e Controle comparam o desempenho do projeto em relação às linhas de base. O que significa que tudo o que é feito durante a execução que é onde se tem o maior volume de mobilização de equipe, maior volume de aquisições e maior número de riscos é monitorado e controlado para que as atividades não fujam da linha de base e acabem comprometendo o cronograma estipulado. Dentro dos processos de controle estão, controle de riscos, qualidade, custos, cronograma, qualidade e aquisições. Já nos de monitoramento estão, monitorar o engajamento de partes interessadas.

Para a fase de finalização de projeto, mas também para as demais fases do projeto deve-se contemplar o processo de encerramento de fase ou projeto, onde será realizada a apresentação dos resultados obtidos com a fase finalizada ou com o evento oferecido pela empresa e visto em quais pontos pode-se melhorar e quais foram os aprendizados. Posteriormente deve-se realizar a desmobilização das equipes e também comunicar ao patrocinador e demais stakeholders quais foram os resultados atingidos justificando tais resultados.

Buscando com que fique mais claro a distinção das fases que estão comtempladas no projeto de evento musical dirigido pela DT Produções e os processos que estão devidamente inseridos em tais fases foi elaborada a tabela abaixo: