Análise do evento promovido pela empresa CCC sob a ótica de gerenciamento de projetos

Atividade individual

Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Módulo:

Aluno: Rodrigo Luís Albino de Andrade

Turma: 0318-8_2

Tarefa: Análise do evento promovido pela empresa CCC sob a ótica de gerenciamento de projetos.

Introdução

Ao longo de 6 módulos da disciplina discutimos os principais conceitos de gerenciamento de projeto. Para ser considerado como um projeto, o “empreendimento” deve seguir o conceito de temporariedade (basicamente, o projeto deve ter início e fim), singularidade (deve nunca ter sido feito antes, mesmo que as diferenças para algum outro sejam mínimas) e progressividade (o desenvolvimento deve ser feito de forma gradativa).

Através do livro PMBOK, controla-se as boas práticas de gerenciamento de projetos. Em sua quinta edição, o livro apresenta 47 processos de gerenciamento agrupados em cinco categorias, denominadas grupos de processos. Além disso, os processos são divididos também em 10 áreas de conhecimento.

Dados os conceitos acima, e com a análise crítica desenvolvida ao longo desses meses estudando a matéria, iniciaremos a análise do evento feito pela empresa CCC junto com a DT produções, com a ótica de gerenciamento de projetos.

O evento é um show com algumas bandas dos anos 1980 que será realizado na cidade de Porto Alegre. A empresa CCC quer promover a marca de roupas que produz com o show. A mesma fez algumas parcerias com empresas de fast food para servirem seus produtos na praça de alimentação.

O evento será feito no Centro de Eventos FIERGS, que provavelmente é bem equipado com iluminação, som, internet, banheiros e toda uma estrutura que pode suportar um evento desse porte.

Existem alguns pontos chaves que devem ser respondidos:

1) Explicar por que os eventos devem ser conduzidos como projetos.

2) Apresentar possíveis processos úteis para o projeto de eventos.

Os possíveis processos de iniciação, planejamento, execução, controle e encerramento nesse projeto, considerando que se trata de um evento (à luz do conceito de ciclo de vida, as possíveis entregas do projeto).

3) Apresentar a estrutura (matricial, funcional ou projetizada) de cada uma das empresa CCC e DT, baseado no caso.

Desenvolvimento – Análise do evento promovido pela empresa CCC sob a ótica de gerenciamento de projetos.

Tomando como referência o que nos foi dito sobre a empresa CCC e a incorporação da empresa DT produções para ajudar com o planejamento dos eventos, podemos dizer que:

1)

Os eventos podem ser conduzidos como projetos, pois eles têm as características fundamentais para serem chamados assim.

- O evento analisado pode ser considerado como único, pois nunca foi feito antes. Caso o evento se repita nos próximos anos, ele ainda será único. Poderia ser devido à mudança de local, de ano, de bandas, com line up (sequência das bandas) alteradas, com diferenças na entrada, diferenças no banheiro, por exemplo. Isso faz com que ele seja diferente.

- Ele é faseado, porque, conforme estudado, pode ser encaixado nas 5 grupos de processo de um projeto, que iremos detalhar no item 2: Iniciação, planejamento, execução ou mobilização, monitoramento e encerramento ou desmobilização.

- É um evento finito, pois tem como “entrega” um show, que tem data e hora marcada para terminar.

- É realizado com restrições financeiras. Não podem ser contratadas bandas muito caras que não darão retorno financeiro desejado ou que não atraiam o publico alvo desejado para divulgação da marca.

2)

Como foi dito no item anterior, um projeto é composto por eventos sucessivos e atividades que seguem um fluxo e têm mecanismos de controles adequados para cada uma delas. Dessa maneira, os projetos costumam ter um ciclo de vida, que pode ser desmembrado da seguinte forma:

Iniciação

Conforme visto no livro Fundamentos de Gerenciamento de Projetos da própria FGV, mais precisamente no capítulo 3, um projeto é solicitado e é necessário que ele seja aprovado principalmente pelo patrocinador, que é quem vai bancar financeiramente o projeto. Depois disso, o mesmo terá sua viabilidade avaliada e um gerente de projetos será nomeado. Para esses processos usamos os documentos a seguir, que são as entregas da primeira etapa:

- Termo de Abertura de Projeto (TAP): é o documento que autoriza formalmente para todos os envolvidos (chamados também de stakeholders) o início do projeto. Nele indica-se o gerente do projeto e concede a ele a autoridade para aplicar os recursos disponíveis para as atividades do projeto. Conforme dito antes, esse documento deve ser aprovado pelo patrocinador pode conter poucas informações, porém suficientes para sua aprovação. Entre as informações necessárias, se destacam: gerente de projetos designado e nível de autoridade atribuída, requisitos do cliente, patrocinador e outras partes interessadas, descrição de alto nível do projeto, objetivo ou justificativa do projeto, cronograma, influência das partes interessadas, organizações funcionais e sua participação, premissas e restrições organizacionais, ambientais e externas, expectativa de retorno sobre o investimento e orçamento simplificado (ESCRITÓRIO DE PROJETOS, 2017).

Em um TAP de um evento musical, devem-se tomar algumas ressalvas, visto que imprevistos no dia e local podem acontecer. Por exemplo, deve ser previsto um contrato de aluguel e instalação de tendas caso o dia esteja chuvoso.

Após a aprovação do patrocinador, o TAP deve ser enviado aos stakeholders, iniciando assim o projeto de forma oficial. Recomenda-se que uma reunião de abertura seja proposta logo de início (reunião de kick off). Nessa reunião deve ser apresentado:

- Registro das Partes Interessadas, que contém todos os detalhes relativos às partes identificadas, como: informações de identificação (nome, posição na organização, local, papel no projeto, informações de contato, informações de avaliação (requisitos essenciais, principais expectativas, influência potencial no projeto, fase de maior interesse no ciclo de vida) e classificação das partes interessadas (interna ou externa, apoiadora, neutra ou resistente) (ESCRITÓRIO DE PROJETOS, 2017).

Voltando o nosso foco ao projeto da CCC, as partes envolvidas são: os organizadores, as bandas, as equipes que suportam as bandas, assessoria de imprensa, equipe de TI, produção, equipe de finanças, manutenção, limpeza, segurança, etc..

Tendo em vista o evento promovido pela CCC, o gerente desse projeto deve ser preferencialmente, um empregado da DT Produções, que tenha experiência na organização de um evento desse porte. O patrocinador pode ser um gerente de marketing da CCC.

Planejamento

A etapa de planejamento requer que o gerente de projeto faça um plano de projeto. O escopo do deve ser colocado de forma mais precisa, com os custos e prazos. Destacam-se os pontos abaixo como os principais dessa fase:

Plano de Projeto: documento que contem o escopo do projeto e é utilizado para suportar a execução, controle e finalização. Voltando ao caso, nele deve dizer com detalhes as bandas que irão se apresentar, o cronograma, design do palco, etc.. Existem planos auxiliares que também devem ser feitos, como plano de gerenciamento de qualidade (deve mostrar requisitos para que o show tenha qualidade), o plano de gerenciamento de aquisições (o que tem que ser comprado para o show acontecer), plano de gerenciamento dos custos (todo o custo do projeto tem que ser mapeado), plano de gerenciamento de cronograma (principalmente a parte de instalações deve ser detalhada), plano de gerenciamento de riscos (essa é uma parte muito importante para um evento desse porte, pois existe risco de chuvas/tempestades, risco de algum membro de determinada banda adoecer e não poder comparecer, risco da estrutura não ficar pronta a tempo, etc.. Para isso, devem existir plano B, C, D..)

Nessa etapa é muito importante que, caso haja necessidade de alteração de qualquer coisa do projeto, seja registrado através de controles de mudanças. Essa é uma forma de que qualquer mudança de escopo, prazo, custos, entre outros, seja registrado formalmente por todos os stakeholders.

Execução

Durante essa fase, o foco é, obviamente, a execução do que foi planejado. Os documentos devem garantir o acompanhamento das atividades e as entregas parciais devem ser registradas. Essas entregas devem ser avaliadas, para garantir que a execução está conforme planejamento. Tudo deve ser devidamente arquivado. Podem existir mudanças de escopo e de requisitos de qualidade durante a execução. Como já dito anteriormente, essas mudanças devem ser feitas formalmente e registradas. O gerente de projetos acompanha as entregas das atividades e faz a comparação com o planejado, supervisiona a força de trabalho e fornece aos funcionários os recursos que forem necessários para a realização das mesmas.

Voltando a atenção ao nosso foco, que é o evento organizado pela CCC, a fase de execução vai do encerramento do planejamento até o término do show. As entregas dessa etapa podem ser definição da ordem dos shows, os contratos assinados, praça de alimentação com layout definido, marketing do evento, informações sobre os ingressos, etc..

Monitoramento

A etapa de monitoramento ocorre paralelamente à etapa de execução, pois é onde se controla tudo que está sendo feito. É dessa forma que o gerente de projetos sabe se o projeto está andando da forma ideal para atingir o objetivo determinado. São feitos gráficos de controle de indicadores de desempenhos, por exemplo, para controle. Reuniões sucessivas com os stakeholders são feitas como forma de controle e melhoria do projeto. Elas são registradas com atas, plano de ações, objetivo e data da próxima reunião.

Em relação ao andamento dos preparativos do show em questão, o gerente de projeto pode utilizar de reuniões recorrentes para monitoramento das atividades e controle das datas através do acompanhamento de um cronograma, por exemplo.

Finalização

Após a execução do projeto, ou seja, após o término do show, ainda existe uma etapa relativamente grande e que requer atenção do time envolvido. Deve ser feito um documento que formalize o encerramento do projeto em questão e a entrega de todas as partes do escopo. Dessa forma, caso haja alguma consulta futura (por irregularidade, por exemplo), tudo o que foi feito está documentado. Esse documento, chamado de termo de aceite, deve ser aprovado e assinado pelo cliente.

Portanto, tendo em vista o caso em questão, a DT Produções deve elaborar esse termo de aceite e apresentar à empresa CCC, para que os responsáveis pela empresa avaliem e aprovem o serviço.

Além disso, a DT Produções, com o suporte da CCC, deve elaborar um documento de lições aprendidas das etapas anteriores, apontando possíveis melhorias a serem feitas para os próximos eventos. Essas lições aprendidas evitam que os mesmos erros sejam cometidos, aumentando as chances de sucesso do próximo evento.

3)

Analisando o contexto proposto, pode-se dizer que a empresa CCC tem uma estrutura organizacional do tipo funcional.

Por definição, as organizações funcionais são as mais comuns, tradicionais e antigas organizações do mundo corporativo. As empresas desse tipo são centradas e organizadas em departamentos, que por sua vez, são especializados e responsáveis por suas funções dentro da organização, daí vem o nome funcional Essas organizações possuem uma clara hierarquia administrativa, com seus funcionários, coordenadores, gerentes, diretores e presidente, que não é deixada de lado em nenhum processo interno, seja ele uma aquisição ou qualquer outro processo que esteja fora do que é tido como uma execução continua e já estabelecida dentro da organização (Site Campus, 2015).

Já a DT Produções, analisando os três tipos básicos das estruturas organizacionais, pode ter uma estrutura projetizada. Pela sua definição, uma empresa que possui essa estrutura é organizada por projetos. Todos os trabalhadores envolvidos naquele projeto ficam subordinados ao gerente de projeto. Dessa forma ele tem muito mais autonomia da disponibilização de recursos e na priorização de tarefas.

Considerações finais

Após o término do estudo dos 6 capítulos que compõem a matéria de fundamentos de gerenciamento de projetos, fica muito claro quais são as características chaves para que um evento, como nesse caso, seja caracterizado como um projeto. A singularidade, temporariedade e a progressividade, são características muito evidentes nesse show de rock dos anos 80 feito para divulgar a marca de roupas da CCC.

Após o trabalho, é possível destacar que muita coisa da vida pessoal de todos nós pode ser tratada como um projeto. Muitas boas práticas podem ser aplicadas, lições podem ser aprendidas e a possibilidade de sucesso aumentada.

Referências bibliográficas

ESCRITÓRIO DE PROJETOS, Termo de abertura do projeto. Disponível em: . Acesso em 27 de abril de 2018.

PROJECT BUILDER, Conheça as 5 fases de um modelo de projeto. Disponível em: . Acesso em 27 de abril de 2018.

SITE CAMPUS, Série “Estruturas organizacionais” – A estrutura funcional. Disponível em: . Acesso em 29 de abril de 2018.

ESCRITÓRIO DE PROJETOS, Registro das partes interessadas. Disponível em: . Acesso em 29 de abril de 2018.

ESCRITÓRIO DE PROJETOS, Iniciação. Disponível em: . Acesso em 29 de abril de 2018.

FUNDAMENTOS DE GERENCIAMENTO DE PROJETOS. Editora IDE, 3ª edição. Ultimo acesso em: 29 de abril de 2018.