Estudo de caso do evendo da empresa CCC, realizado pela DT Produções, sob a óptica do gerenciamento de projetos

Ciclo de vida do projeto

Fases

Grupos de Processos

Descrição

Pré-evento

Iniciação

Uma vez que o projeto foi solicitado, a empresa responsável pelo evento foi definida, detalhes relevantes por parte dos interessados foram ressaltados, podemos dar inicio ao projeto. O primeiro e importante documento a ser emitido é o Termo de Abertura de Projeto (TAP), que é elaborado durante a iniciação do projeto, e descreve o motivo pelo qual ele existe. Além disso, o TAP possui informações a nível macro como: estimativas, prazos, recursos e orçamentos. (COSTA, 2018)

O Planejamento refina os objetivos do projeto e estima o trabalho necessário para alcança-los. Nesta fase, será definido precisamente o escopo, custos e prazos, além de fornecer estrutura para revisão e controle do projeto. (MONTES, 2018)

Vale a pena ressaltar a importância da definição do escopo, que implica diretamente no tempo e custo do projeto, formando a tripla restrição. Conhecer as influências que causam impacto no sucesso de cada etapa, definindo os riscos existentes, e estabelecimento de cronograma, que alinhará as expectativas evitando conflitos no futuro. (JÚNIOR, 2017)

Além disso, nessa etapa é necessária a realização da análise de riscos, da criação do cronograma e do orçamento, e também definir o plano de gerenciamendo desse projeto.

Planejamento

Evento

Execução

O foco da fase de execução, é assegurar-se que tudo o que foi estabelecido na fase anterior, transcorra conforme o planejado. Temos que o gerente de projetos deve coordenar os recursos para realizar o que foi planejado e controlar toda variação ocorrida. Para tal, é necessário certificar-se que as entragas estejam alinhadas com o escopo, além de se manter informado sobre o progresso de cada atividade. (MONTES, 2018)

Existem fatores críticos para o sucesso do projeto, que são aplicados a essa fase, que valem ser ressaltados: executar, monitorar e controlar conforme definido; fazer Status Report periodicamente; mudanças quando solicitadas devem seguir o processo de aprovação mantendo a documentação atualizada; o cliente deve ser envolvido; a equipe deve estar comprometida com suas entregas e marcos; os problemas identificados devem ser documentados, além de gerenciados e implementados as atividades de respostas aos riscos. (MONTES, 2018)

No processo de engajamento das partes interessadas, o padrão de resolução de problemas do PMO, é constituído por: os membros da equipe informam ao GP os problemas identificados; o GP entende, descreve, e identifica alternativas para resolve-lo; detalhar as ações requeridas, e definir o momento para inicio de cada uma delas; informar aos responsáveis em acompanhar a resolução do problema; problemas necessitam ser revistos periodicamente; o GP deve armazenar todos os ocorridos em seu Log de problemas; quando resolvido, é necessário a verificação do mesmo, para que assim possa ser considerado solucionado. (MONTES, 2018)

Para orientar e executar o que foi planejado, é necessário basear-se no cronograma desenvolvido, garantindo assim que cada responsável realize o que foi programado. Na execução especificamente, é indispensável conectar as partes interessadas para atingirem o objetivo do projeto; manter a equipe motivada; lidar com conflitos; agilizar as decisões a serem tomadas; identificar causas e desvios de problemas; e garantir os serviços contratados, tanto internos quanto externos. (MONTES, 2018)

Monitoramento e

controle

Pós evento

Encerramento

Após a execução, ainda não podemos atestar o fim do projeto. Depois disso, existem questões que necessitam ser avaliadas, para que assim possamos decretar seu cliclo de vida encerrado. Posteriormente ao encerramento do evento, é necessário a elaboração de um documento, por parte da contratada, que assegura a qualidade do evento, onde a contratante deve avaliar se o projeto atendeu o que foi proposto. Ainda sobre o termo de aceite, vale ressaltar que é necessário estar validado a entrega de todas as partes do escopo, isentando assim, a organização de responsabilidades futuras. (JÚNIOR, 2017)

Ao mesmo tempo, deve-se documentar todas as lições aprendidas a partir do projeto executado, onde cabe ao gestor definir o que foi relevante, e que possam contribuir com futuros projetos semelhantes, ressaltando possíveis riscos observados por toda a equipe. (JÚNIOR, 2017)