A importancia dos usuarios no sucesso da implantação de um sistema de informação

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MBA em Gestão de Projetos

Nayane Figueira Aragão

Disciplina: Metodologia da Pesquisa

Trabalho: Artigo Científico

Manaus – AM

2016

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A importância da participação dos usuários no sucesso da implantação de um sistema de informação: estudo de caso de um sistema de controle e rastreabilidade de produção de placas SMT

1. INTRODUÇÃO

Neste artigo será apresentado um estudo de caso de um sistema desenvolvido em uma fábrica para controle de produção e rastreabilidade dos produtos que ela produz, dando ênfase na importância da participação dos usuários no processo de desenvolvimento do sistema.

A fábrica produz placas SMT (Surface Mount Technology – Tecnologia de Montagem em Superfície) e conta com uma mão-de-obra de aproximadamente 180 funcionários. O controle de produção era feito via planilhas excel, e muitas vezes as informações não eram atualizadas no momento correto, aumentando as chances de serem esquecidas, além do mais, este tipo de controle manual torna as informações vulneráveis de serem alteradas. Os gestores necessitavam fazer um controle de produtividade, e utilizavam as informações oriundas das planilhas alimentadas pelos usuários, então eles tinham uma autonomia muito grande em poder adulterar as verdadeiras informações em benefício próprio, passando uma informação irreal da situação da fábrica, dificultando a tomada de decisão.

Em vista deste cenário, surgiu a necessidade de um controle eficaz da produtividade, onde foi solicitado à equipe de desenvolvimento de software que fosse desenvolvido um sistema para controle e rastreabilidade de cada placa produzida. Nos próximos tópicos deste artigo, será abordado como este sistema foi desenvolvido e implantado, e o papel importantíssimo da participação dos usuários neste processo.

1. SISTEMAS DE INFORMAÇÃO

Buckingham e colegas [1987] descrevem sistema de informação como sendo o sistema que recolhe, processa, armazena e distribui informação numa organização tendo em vista que a informação esteja acessível a quem dela necessita.

Alter [1996] define sistema de informação como sendo um sistema que usa tecnologia da informação para obter, transmitir, armazenar, manipular ou apresentar informação usada no contexto de processos organizacionais. Neste sentido e, no caso deste artigo, sistema de informação é um sistema baseado em computador que é usado num contexto organizacional.

1. ESTAPAS DO DESENVOLVIMENTO DE SOFTWARE

O desenvolvimento de um sistema de informação passa por um conjunto de atividades e resultados associados que auxiliam na produção do mesmo. Dentre as várias atividades associadas, existem por exemplo a análise de requisitos e a construção dos códigos-fonte. Embora existam vários processos para o desenvolvimento de software, existem etapas fundamentais comuns a todos eles, segundo Sommerville (2003):

Especificação de Software: definição das funcionalidades (requisitos) e das restrições do software. Geralmente é uma fase em que o desenvolvedor conversa com o cliente para definir as características do novo software.

Projeto e Implementação de Software: o software é produzido de acordo com as especificações. Nesta fase são propostos modelos através de diagramas, e estes modelos são implementados em alguma linguagem de programação.

Validação de Software: o software é validado para garantir que todas as funcionalidades especificadas foram implementadas.

Evolução de Software: o software precisa evoluir para continuar sendo útil ao cliente.

1. A IMPORTÂNCIA DOS USUÁRIOS

Usuários são todas as pessoas que irão utilizar um sistema de informação ou a informação que ele produz. São as peças-chave no processo de desenvolvimento de software, pois é a partir deles que as informações necessárias são extraídas. São as pessoas que vivem em seu dia-a-dia o que o sistema deverá fazer, portanto é a fonte mais segura de obtenção de informação de como realmente funciona o processo da empresa cujo o sistema será implantado.

Muitas vezes, os gestores possuem uma visão abrangente do processo, mas por ser tão natural para eles e fazer parte de seu cotidiano, acabam esquecendo de adicionar detalhes importantes que, quando descobertos mais tarde, pode ser necessário mudar toda a estrutura do sistema, causando impacto nos prazos de entrega e com isto, gastando recursos além do planejado. Na fase de levantamento de requisitos, ir até os usuários que irão utilizar o sistema diariamente, em suas tarefas, pode fazer toda a diferença para colher o máximo de informações possíveis.

A participação dos usuários no levantamento de requisitos é importante, porém deve-se tomar alguns cuidados, pois, por eles enxergarem uma oportunidade de terem seus processos melhorados e agilizados, mas não possuírem discernimento entre o mundo perfeito para eles e o que, de fato, é possível ser feito baseado em questões como recursos disponíveis, tempo e aprovação da alta direção do que deve ser atendido, podem pedir funcionalidades além do escopo aprovado do projeto do sistema.

Esta fase é decisiva para o sucesso da implantação do sistema, pois neste momento de análise, onde deve ser observado o processo antes da implementação, os usuários criam uma expectativa, e ficam ansiosos aguardando a novidade que vai ser desenvolvida. Uma vez que essa expectativa não é atendida, pode gerar uma frustração e resistência para utilizar o sistema, o não uso e o subuso do mesmo, prejudicando a implantação e interferindo diretamente no sucesso do mesmo, como verificado por Avison, 1992.

No sistema do estudo de caso deste artigo, durante a fase de levantamento de requisitos, somente os gestores da área foram entrevistados, gerando algumas consequências no momento da implantação. A documentação foi desenvolvida com base nos requisitos informados por eles, e o projeto foi iniciado. Ao implantar o sistema, o treinamento foi dado in loco, com cada usuário, e então surgiram as necessidades que não foram levantadas no início. Algumas eram muito importantes e foi necessário reestruturar a arquitetura do sistema.

Numa linha de produção, o tempo tem muito valor, e a organização trabalha em função de reduzir ao máximo o tempo que se leva para produzir uma unidade do produto que fabrica. Porém, da maneira que o sistema estava, esse tempo estava sendo prejudicado, pois ele não refletia a realidade do processo.

1. USABILIDADE

Segundo a definição no site wikipedia, usabilidade é um termo usado para definir a facilidade com que as pessoas podem empregar uma ferramenta ou objeto a fim de realizar uma tarefa específica e importante.