Planeamento e Gestão de Projetos

Aula 2 – Introdução à Gestão de Projectos

Programa – Um grande conjunto de projectos integrados.

Projecto – Empreendimento temporal criado para criar um determinado produto ou serviço (PMI). Um projecto surge porque um conjunto de objectivos da organização não pode ser executado com o trabalho do dia-a-dia. Os projectos podem geralmente ser decompostos em várias tarefas. Uma grande quantidade de projectos são caracterizados por equipas multidisciplinares. Equipas complexas geram conflitos. Projectos geralmente não existem isolados.

Diferenças para os processos de gestão das organizações:

• A hierarquia dentro de um projecto ultrapassa a hierarquia da organização
• Em Gestão de Projectos, existe um planeamento muito mais detalhado que o funcionamento geral
• O planeamento de um projecto é a base do orçamento e dos recursos necessários
• Em Gestão de Projectos definem-se as actividades que consomem recursos e precisam de dinheiro
• Cada projecto é um caso isolado.

• Funciona separadamente de vários outros projectos na organização
• O histórico na realização de projectos semelhantes tem aplicação limitada

Objectivos dos Projectos:[pic 1]

• Requisitos cumpridos
• Tempo
• Custo

Por vezes são necessários compromissos, ou seja, para garantir um objectivo têm que se sacrificar outros. As principais razões do falhanço são a incerteza e o risco (se não fosse a incerteza, a gestão de projectos seria (quase) um negócio de contabilidade). Grande parte do tempo de um gestor é a adaptação à mudança.

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Aula 3 – Introdução à Gestão de Projectos (continuação)

Processo de Portfolio de Projectos (PPP) – Objectivo: consolidação de programas - ligar os projectos da organização aos objectivos e estratégia da mesma.

Passos na estruturação de PPPs

1. Estabelecimento do Concelho de Projecto:

• Definir a direcção estratégica
• Controlar a atribuição de fundos e recursos (q&q)
• Constituição:

• Gestão de topo
• Gestores dos principais projectos
• Director do Gabinete de Gestão de Projectos
• Outros c/ relevância no processo

1. Identificar categorias e critérios de projectos:

• Projectos derivados
• Projectos de plataforma
• Projectos de ruptura
• Projectos de investigação.

1. Recolha de informação do projecto:

• Timing de resultados e necessidades
• Plano, calendário, experiência passada, opinião de peritos, …
• Critérios, limites e restrições

• Desalinhados com o plano
• Desalinhados com os novos objectivos da organização
• Sem dúvida (por lei, regulamento, …)

• Comparar e analisar

1. Avaliar a disponibilidade dos recursos:

• Por tipo, disponibilidade temporal, departamento
• Crítico:

• Tipo de recurso e disponibilidade temporal

Aplicação de critérios

• Selecção de projectos…
• E monitorização

Ordenar os projectos

• De acordo com as respectivas categorias
• Resumir retornos, … (por cat. -> investigação/produção)

Seleccionar os projectos cabimentados e de reserva

• 10-15% de recursos de reserva costuma ser curto
• Identificar misturas multidimensionais
• Assegurar fundos para conclusão…

Implementar o processo

• Divulgar… de forma séria
• Manter o compromisso da gestão de topo
• “stick to the plan”
• Repetir

Aula 4 – Introdução à Gestão de Projectos (continuação)

Gestor de Projectos – O Gestor de Projecto tem de ser um líder e um diplomata (tem de ter a capacidade de liderança e a capacidade de resolução de conflitos e de negociação). Existem três tipos de certificação:

• CAPM – Certified Associate in Project Management
• PMP – Project Management Professional
• PgMP – Program Management Professional

Características de um Gestor de Projectos:

• Indivíduos que completam o que começam
• Credibilidade – O Gestor de Projecto deve dizer a verdade a todos sempre
• Sensibilidade – Interpreta o conflito nascente, antecipa problemas
• Liderança – Consegue o respeito dos seus colegas e dá-lhes a motivação para completar cada etapa

Responsabilidades de um Gestor de Tarefas:

• Garante que um projecto é adequadamente planeado, implementado e terminado
• Facilitador e Supervisor                
• O GP adopta uma abordagem de sistema para compreender e resolver problemas, por contraposição ao gestor tradicional que adopta uma abordagem analítica
• Tem que ser um diplomata:

• Com os clientes, em particular deve evitar o aparecimento de novas características (scope-creep)
• Seguir o princípio da supresa mínima! O chefe nunca pode ficar surpreendido!
• Usar negociações Win-Win para garantir que os conflitos não explodem, tanto dentro da equipa como entre a equipa e o exterior
• A maior parte das comunicações do GP são relatórios de gestão (em reuniões) e instruções à equipa

• Aquisição de recursos

• É um problema típico a disponibilização de recursos para um projecto
• O “optimismo irracional” tanto do gestor de programa como do GP é um problema sério!

• Gerir contingências e imprevistos
• Capacidade de liderança e gestão de sacrifícios (trade-offs)

• Satisfação de requisitos
• Tempo
• Custo

• Negociação e persuasão

Estratégias de Gestão

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