AI – Evento Musical em Porto Alegre – Empresa CCC

Matriz de análise

Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos

Módulo:6

Aluno: Bruno Albuquerque Nobre Alacid

Turma: 1

Tarefa: AI – Evento Musical em Porto Alegre – Empresa CCC

Características do projeto 

Para que possamos identificar as características se o evento musical promovido pela empresa CCC é um projeto, é imprescindível termos um melhor entendimento das definições e os conceitos básicos de um projeto.

Segundo Cleland^[1], um projeto é uma combinação de recursos organizacionais, colocados juntos para criarem ou desenvolverem algo que não existia inicialmente, de forma a prover um aperfeiçoamento da capacidade de desempenho no planejamento e na realização de estratégias organizacionais.

“Processo único, consistindo de um grupo de atividades coordenadas e controladas com início e término, empreendido para alcance de um objetivo conforme requisitos específicos, incluindo limitações de tempo, custos e recursos” (ABNT, 2000).

“Um projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo” (PMI, 2017).

Após apresentarmos tais definições é possível afirmar que o evento que será promovido pela empresa CCC pode ser classificado como um projeto, pois é perceptível em sua concepção a intenção de desenvolver algo único que visa atender um objetivo maior, que é o aproveitamento do marketing cultural como estratégia para a obtenção de vantagem competitiva no mercado de modo a ganhar destaque no mercado nacional.

Além disso, também é possível perceber que existem requisitos bem definidos, tais como: Ter as principais bandas de rock da década de 80, o local deverá ser o Centro de Eventos FIERGS e ser no final do ano. Com isso há uma clara necessidade de obtenção de um resultado exclusivo, ter início, meio e fim preestabelecidos, corroborando ainda mais para que possamos afirmar que tal evento tem sim características de ser um projeto. Como disserta Anna Miranda^[2], Sócia Diretora da Empresa Cena & Cenário e AMPM produtora, em entrevista ao programa Conversando sobre Gestão na Phorte TV, “o próprio nome EVENTO já nos apresenta algo como único, pois nos remete a algo eventualmente e que não ocorre diariamente da mesma forma”. (ANNA MIRANDA, 2015).

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

Para um evento musical podemos encontrar 4 fases importantes e imprescindíveis para o gerenciamento desse projeto, sendo estas: Iniciação ou o Desenho do evento, o Planejamento ou a Preparação e Mobilização, a Execução/Controle ou a realização do evento em si e o Encerramento ou Desmobilização.

A 1ª fase, Desenho do evento, será a fase que iremos definir o que desejamos do projeto em si. Nessa fase faremos um “briefing” junto aos envolvidos para obtermos o máximo de informação possível, pois assim podemos minimizar os problemas, identificar oportunidades e traçar os objetivos que queremos alcançar. Nessa fase temos alguns processos de suma importância, são estes:

• 4.1 Desenvolver o Termo de Abertura do Projeto (TAP);
• 13.1 Identificar as Partes Interessadas

No Termo de Abertura do Projeto (TAP) iremos formalizar o projeto e fornecer ao Gerente do Projeto condições necessárias para obter os recursos para obtenção do objetivo final. Abaixo os pontos principais do TAP para o Evento Musical em Porto Alegre:

• Justificativa: Muitas empresas de diferentes setores estarem seguindo a tendência de associar as suas marcas a eventos culturais.
• Objetivo Smart: Promover um evento musical a ser realizado em Porto Alegre (RS) com bandas de rock da década de 80;
• Benefícios: O aproveitamento do marketing cultural como estratégia para a obtenção de vantagem competitiva no mercado de modo a ganhar destaque no mercado nacional.
• Produto: Um show no Centro de Eventos FIERGS em Porto Alegre (RS).
• Requisitos: Ter as principais bandas de rock da década de 80, o local deverá ser o Centro de Eventos FIERGS e ser no final do ano.
• Equipe: Gerente de Projetos, equipe de Marketing, equipe de Produção, equipe de Cultura e técnicos de som e luz.

Quanto ao processo de identificação das Partes interessadas o seu benefício principal é permitir que a equipe do projeto possa identificar a melhor forma de direcionar e possa realizar o engajamento de cada parte interessada. A seguir algumas das partes interessadas para ao evento da empresa CCC:

Stakeholders: 

• Executivos da CCC;
• Executivos da DT produções;
• Empresas de Fast food;
• Fornecedores de bebidas;
• Administradores do Centro de Eventos FIERGS;
• Público Alvo;
• Produtores das bandas de rock;
• Patrocinadores.

A 2ª fase, Preparação e Mobilização, tem como entrada as informações da 1ª fase, sendo tais informações primordiais para que possamos nos manter no caminho certo. Nessa fase será possível definir e refinar os objetivos do projeto, além de desenvolver o planejamento das ações a serem seguidas para alcançar o resultado esperado. Abaixo estão alguns processos de suma importância para esta fase:

• 5.3 Definir o escopo;

• Realização de evento musical em Porto Alegre;
• Será no Centro de Eventos FIERGS;
• Será no Final do ano de 2019;
• Será com Bandas de Rock dos anos 80;

• 5.4 Criar a EAP (Estrutura Analítica do Projeto);

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Figura 1 - Exemplo EAP do Evento Musical em Porto Alegre.

• 6.2 Definir as atividades;

• Nesse processo iremos identificar as ações especificas para produzir a entrega de cada pacote definido na EAP. Abaixo um exemplo para o pacote 1.2.2 Bandas:

1. Solicitar orçamento Capital Inicial e Barão Vermelho;
2. Analisar melhor preço;
3. Solicitar aprovação dos patrocinadores;
4. Bandas Contratadas (Marco Final).

• 6.3 Sequenciar as atividades;

• Neste processo faremos encadeamento das atividades. Utilizando as atividades definidas no item acima podemos encadeá-las conforme exemplo da Figura 2:

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Figura 2 – Exemplo de Sequenciamento de atividades

• 6.4 Estimar as durações das atividades;

• Neste processo estimaremos a duração de cada atividade. Utilizando o mesmo exemplo, conforme Figura 3:

[pic 5]

Figura 3 – Exemplo de estimativa de duração das atividades.

• 6.5 Desenvolver o cronograma;

• Neste processo faremos todos os relacionamentos das atividades, colocaremos os recursos necessários e as restrições. Com isso poderemos visualizar a melhor forma de fazermos o monitoramento e controle das atividades e consequentemente da entrega de cada pacote.

• 7.2 Estimar os custos;

• Este processo é responsável por colocarmos valores monetários necessários para a execução do trabalho de cada etapa e consequentemente de todo o projeto;

• 7.3 Determinar o orçamento;

• Após a estimativa dos custos é necessário determinar o orçamento do projeto como uma linha de base, pois este será acompanhado durante todo o desenvolvimento do projeto.

• 9.3 Adquirir os recursos;

• Nessa fase teremos o inicio da mobilização dos recursos impresindiveis para que possamos concluir com êxito todo o planejamento e, além disso, proporcionar a realização do evento de modo mais planejado.

• 9.5 Gerenciar Equipe;

• O sucesso desse projeto se dará boa parte por este processo, pois quanto mais os problemas e conflitos forem solucionados em fases iniciais teremos mais êxito na obteção dos resultados esperados. Além disso manter a equipe focada é de grande valia para o sucesso dessa fase.

• 11.2 identificar os Riscos;

• A identificação de riscos tem como seu principal benefício a documentação dos riscos para que possamos gerenciar estar preparados sempre que necessário.

• 11.5 Planejar as repostas aos riscos;

• Com a identificação dos riscos é de suma importância que cada um desses tenhamos um plano de ação para mitigar tal risco, pois assim evitamos quaisquer surpresas de custos, prazos e ou qualidade na execução do projeto.

Na 3ª fase, a realização do Evento em si, é importante que todas as informações da 2ª Fase estejam muito bem disseminadas por toda a equipe, pois nesta fase será realizada a efetivação de todo o trabalho necessário para o cumprimento de todos os requisitos do projeto. Nessa fase também faremos os processos de controle, pois estes processos serão necessários e serão realizados quase que intrínsecos as execuções. A maior parte do orçamento e do esforço se encontra nessa fase. Abaixo estão alguns processos de suma importância para esta fase:

• 4.5 Monitorar e Controlar o trabalho do Projeto;

• A principal característica desse processo é dar ciência as partes interessadas de como está o “status” do projeto, pois assim será mais transparente a necessidade de se implementar quaisquer ações devido a possíveis problemas de desempenho. Além disso, este apresenta uma nova visão de futuro junto ao andamento.

• 6.6 Controlar o Cronograma;

• Nesse processo é que podemos analisar o quanto estamos dentro da linha de base e, com isso estabelecer, se necessário, possíveis planos de ação para recuperação desta. Sua característica principal é nos mostrar o caminho que devemos perseguir para nos mantermos na linha de base.

• 9.3 / 9.6 Adquirir e Controlar os recursos;

• Com esses processos é que ocorrem toda a efetivação das contratações das equipes, bandas, equipamentos e etc. O principal benefício é que estes nos orientam na seleção correta dos recursos para cada atividade pré-estabelecida. É imprescindível que tenhamos o controle destes custos para que nos mantenhamos dentro da linha de base de custos, evitando assim imprevistos financeiros.

• 9.5 Gerenciar Equipe;

• Podemos dizer que este processo é o mais dinâmico, pois neste é que teremos o feedback das atividades, solucionaremos os problemas que vierem a ocorrer e gerenciar quaisquer necessidades de mudanças no projeto. E nesse processo que estaremos resolvendo os diversos conflitos e influenciando também o comportamento de toda a equipe.

• 10.2 / 10.3 Gerenciar e Monitorar as Comunicações

• No momento de gerenciar é quando são coletada, criadas e armazenadas as informações do projeto, dando assim um melhor fluxo de informações entre a equipe do projeto. No processo de monitoramento é quando se garante que estas comunicações estão otimizadas atendendo a todas as necessidades do processo.

• 11.6 / 11.7 Implementar Respostas aos Riscos e Monitorar os Riscos;

• Nesses processos estaremos implementando sempre que necessário as respostas aos riscos que estabelecemos durante a fase de planejamento. Também estaremos monitorando os resultados das respostas implementadas.

• 12.2 / 12.3 Conduzir e Controlar as aquisições.

• Este é o processo que obtemos as respostas e gerenciar os vendedores e, com isso podemos garantir que este garantirá estar qualificado conforme os requisitos já estabelecidos, além de garantir o desempenho desses contratos.

• 6.1 Encerramento do Projeto ou Fase.

• Neste processo garantimos que todas as atividades, processos e ou fases foram finalizados sem quaisquer pendências para que possamos em seguida garantirmos o final dessa fase.

A 4ª fase, Desmobilização e Análise dos resultados, faremos toda a gestão para garantir o encerramento de todo o evento. Nesta fase é que garantiremos que todas as outras atividades e fases foram realmente finalizadas e que as lições aprendidas serão arquivadas e usufruídas da melhor forma possível. Além disso faremos uma análise junto aos envolvidos quanto aos resultados obtidos. Nesta temos alguns processos, conforme abaixo:

• 5.7 Controlar a Qualidade;

• Nesse processo é que podemos analisar e registrar todos os resultados da execução das atividades para avaliarmos o desempenho do projeto e, com isso estabelecer possíveis ações de melhorias.

• 6.1 Encerramento do Projeto ou Fase.

• Nesse arquivaremos as informações que poderão ser posteriormente utilizadas com lições aprendidas. Também faremos todas as avaliações de qualidade da conclusão do Projeto, juntamente com as análises de custo e prazo.

• 9.5 Gerenciar Equipe;

• Este processo nessa fase é que faremos todos os registros de lições aprendidas para serem utilizados pela equipe.  Os conflitos solucionados e o comportamento da equipe são fatores importantes de serem registrados e atualizados sempre.

Estrutura das empresas CCC e DT Produções

Um projeto é geralmente uma atividade que necessita de várias disciplinas envolvidas, envolvendo diversos tipos de conhecimento para a sua execução. Quando analisamos a empresa CCC podemos pensar em uma estrutura Funcional e a DT produções podemos pensar em uma estrutura Projetizada. Nessa formação a empresa CCC conseguiria focar em seu produto principal que é a produção de roupas, enquanto possui um relacionamento com a DT produções nas ações culturais. Com isso a DT produções teria em cada Gerência de projeto uma maior autonomia entre os envolvidos, estabelecendo uma maior autoridade e agilidade nas decisões para a execução deste projeto.

Quando analisamos a empresa CCC podemos caracteriza-la como o sponsor do projeto, pois ela proverá todo o investimento com objetivo de obtenção de vantagem competitiva no mercado de modo a ganhar destaque no âmbito nacional.

Já a empresa DT Produções, que foi adquirida recentemente, é um “braço” da CCC e, é especializada na produção de eventos. A aquisição da DT produções pela CCC demonstra a estratégia da CCC em prover mais eventos culturais como este.

Nesta estrutura podemos sugerir que a DT Produções esteja ligada diretamente a uma Gerência de Eventos e Promoções dentro da CCC. Sendo a DT produções uma espécie de prestadora de serviços dessa Gerência. Esta Gerência da CCC prestaria todas as contas a Diretoria de Marketing.

Esta Diretoria de Marketing será responsável pela “venda” deste evento junto ao Diretor Presidente da CCC e seus acionistas que, após a liberação da verba, a DT Produções e o Gerente de Projetos designado para tal, irá trabalhar em toda a elaboração deste evento. A DT produções será responsável por gerenciar todas as fases do evento, mas sempre de acordo com as determinações da equipe de Marketing da CCC. A figura 4 apresenta uma sugestão da estrutura simplificada:

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Figura 4 – Sugestão de estrutura organizacional empresa CCC e DT Produções.

É de suma importância que em eventos como este sejam utilizadas as boas práticas já conhecidas em gerenciamento de projetos, pois possuem claras necessidades de se prover resultados satisfatórios para seus investidores e, além disso, ser muito importante registrar e acompanhar para aplicar em novos eventos. Uma boa referência é o uso do guia PMBOK pelo gerente do projeto devido a sua vasta experiência e consolidação na gestão de projetos.

Diante de todas as análise realizadas é possível afirmar que a empresa CCC ganhará muito com o uso das boas práticas em gerenciamento de projetos pela DT produções, pois com o uso de tais práticas  as informações para a análise do retorno do investimento nestas ações ficam ainda mais simples e, além disso, trará uma melhor confiabilidade no controle dos custos, dos prazos e da qualidade antes, durante e depois do evento.

Referências bibliográficas

CLELAND, D. Project management Casebook, Philadelphia: PMI - Project Management Institute, 1997.

PMI – Project Management Body of Knowledge – PMBOK Guide, 6ª ed. PMI – Project Management Institute, Inc, Newtown Square, Pennsylvania, USA, 2017.

ASSOCIAÇÃO BRASILEIRA DE NORMAS TÉCNICAS. ABNT NBR ISO 10.0006 – Gestão da qualidade – Diretrizes para a qualidade no gerenciamento de projetos, ABNT. Rio de Janeiro, 2000.

MIRANDA, Anna. Gestão de Eventos - Anna Miranda - Conversando Sobre Gestão. 2015. (32m10s). Disponível em: < https://www.youtube.com/watch?v=yn9D4W5--1Q>. Acesso em: 21 ago. 2019.

VALLE, André. Fundamentos do gerenciamento de projetos, 3ª ed. FGV – Rio de janeiro, 2014.