Fundamentos de Gestão de projetos - Analisar o evento da CCC

Matriz de análise

Disciplina: Fundamentos de Gerenciamento de Projetos (FGPEAD-24)

Módulo: Mod.6

Aluno: Victor Ferreira Perucho (A57498798)

Turma: GEMP (ONL018GC-ZOGEPF13T1)

Tarefa:
Analisar o evento da CCC sob a ótica da gestão de projetos, buscando associá-lo aos conceitos desenvolvidos nesta disciplina e aplicá-lo ao mundo dos eventos.

Características do projeto 

São três as principais caracterisiticas de um projeto: temporariedade, singularidade do produto, serviço ou evento e a sua progressividade.

No estudo em caso, podemos caracterizar o evento CCC  “Show em Porto Alegre” como um evento, pois conseguimos identificar claramente os seguintes pontos:

• Temporariedade, um projeto possui sempre uma data de início e fim. Na informação que recebemos para realização desta actividade, no  evento da CCC, apesar de não estar especificado o dia/hora de início e final do evento, sabemos que este irá começar e terminar no final do ano, não se irá perpetualizar.
• Singularidade, o produto ou serviço criado pelo projeto representa algo que nunca foi realizado antes, neste estudo além do “Show em Porto Alegre”   se tratar do primeiro evento realizado pela CCC, com certeza mesmo existindo uma segunda edição do evento, um hipotético “Show em Porto Alegre II”, este nunca será uma cópia do primeiro, daí a sua singularidade.
• Progressividade, todo projeto é desenvolvido em etapas, começa por uma ideia geral que é desenvolvida com o tempo, e todo o trabalho realizado é realizado com foco no projeto em andamento. O texto proposto define de forma geral o objetivo do projeto que é criar um “grande evento musical em Porto Alegre com as principais bandas de rock da década de 80”, o projecto gradativamente irá se desenvolver, onde serão definidos por exemplo as bandas que irão participar no evento.

Fases do projeto e possíveis processos de gerenciamento a serem utilizados em cada fase

Antes de apresentar as diferentes fases do projeto é necessário definir o que realmente são as fases do projeto.

As fases são segmentações de um projeto que incluem um conjunto de tarefas ou atividades, que quando realizadas com sucesso, atingem o objetivo planejado.

É importante definir correctamente as fases de um projeto, pois esta segmentação permite facilitar o gerenciamento de um projeto. Dentro de cada fase do projeto, devem existir processos de gerenciamento para inicialização da fase, monitoramento/controle e encerramento de cada fase. Portanto um projeto é constituído por várias fases, em que estas possuem vários processos que iniciam e terminam, num ciclo contínuo até ao final do projeto.

O caso de estudo “Show em Porto Alegre” pode ser dividido nas seguintes fases:

FASE 01- Iniciação ou Kick-Off (Idealização do Evento “Show em Porto Alegre”): Esta pode ser considerada a fase de concepção e definição do projeto, onde é validado o escopo do projeto, identificadas as organizações ou pessoas envolvidas (empresas e público), definir quais os requisitos de qualidade esperados e quais as suas responsabilidades. Toda essa informação deverá ser documentada em um Termo de Abertura de Projeto (TAP) e assinado/aceite por todas as partes envolvidas.

Para o evento “Show em Porto Alegre” podemos identificar que existe a vontade de fortalecimento da marca, que o evento será patrocinado por algumas marcas de fast-food, mas principalmente os recursos para o evento serão fornecidos pela própria CCC. O texto dá a entender que será algum funcionário da DT Produções a realizar o gerenciamento do projeto, pois ela será a incubadora e executora do projeto.  

FASE 02- Planejamento (PRE-EVENTO  “Show em Porto Alegre”, os detalhes do evento e contratações necessárias): Nesta fase devemos descrever como o projeto será executado. Existe a oportunidade de rever detalhadamente os pontos assinalados no TAP, e também podemos ajustar alguns pontos caso seja necessário. É nesta fase que deve ser definida a EAP (Estrutura Analitica do Projeto), que auxilia na divisão do projetos em fases, para que se possa fazer uma descrição detalhada do projeto. Com base na EAP devem ser definidos orçamentos e recursos para cada fase. Deve ser também definida a matriz de responsabilidades de cada integrante do projeto. O controlo e monitoramento de custos e viabilidade do projeto também deve ser validado, assim como a sua qualidade. Esta fase deve ser encerrada para que se possa avançar com a fase seguinte.

FASE 03- Execução (MONTAGEM DO EVENTO “Show em Porto Alegre”):

Esta é a fase de execução do plano, para realização do evento. O gerente do projeto é o responsável pela entrega de todas as EAPs. O gerente do projeto, deverá estar preparado e com fundo de reserva para responder a qualquer imprevisto. Deverá adaptar o escopo do projeto para garantir que a próxima fase (o dia do show) aconteça dentro do planejado. Dentro desta fase devem ser mobilizadas todas as equipes para execução dos pontos definidos, gerenciar e monitorar a execução das atividades, garantir o envolvimento de todos os participantes e validar a qualidade do trabalho entregue.

FASE 04- Controle e monitoramento (DIAs DO EVENTO “Show em Porto Alegre”): Chegou o dia do “Show”! Nesta fase é importante o monitoramento e controlo do projeto, qualquer imprevisto nesta fase pode impactar diretamente na satisfação do cliente final. O Gerente de projetos deve estar atento à qualidade dos processos realizados, e ser reativo a qualquer imprevisto (por exemplo, em caso de falha elétrica deve existir um gerador backup preparado para atender o evento no imediato). O principal objetivo nesta fase é garantir que todos os participantes no projeto, a CCC, DT Produções e subcontratados atendam os requisitos definidos em contrato.  

FASE 05- Encerramento (PÓS-EVENTO “Show em Porto Alegre”): Esta é a fase de encerramento do projeto, nesta fase os processos a realizar são a verificação do que correu bem, e o que correu menos bem, coletar informação e realizar relatórios de qualidade e desempenho. É o momento de fechar pagamentos com fornecedores, e validar custos/receitas e produção de relatórios financeiros. Todos os pontos devem ser fechados, e o projeto só estará fechado quando não existirem pendências.

Estrutura das empresas CCC e DT Produções

Com base no PMBOK, podemos definir a estrutura organizacional de empresas em três tipos: funcional, matricial e projetizada.

As empresas CCC e DT Produções, são empresas diferentes, com objetivos diferentes, no entanto pertencem ao mesmo grupo.

Com base no texto apresentado, na minha opinião podemos dizer que a empresa CCC apresenta uma estrutura funcional. Esta é uma empresa de estrutura familiar que atua no ramo brasileiro de atacado de roupas. Em relação ao evento/projeto, o gerente de projeto não possui (ou possui pouca) autonomia na tomada de decisão, este deve sempre escalar e reportar ao seu superior hierárquico, trata-se de um gerente funcional.

A empresa DT Produções deverá ser do tipo estrutura organizacional matricial forte ou mesmo projetizada, sendo uma empresa dedicada e especializada em gerenciamento de eventos. Esta poderá dar mais autonomia para o gerente de projeto, gerenciar sua equipe e recursos.

Referências bibliográficas

VALLE, André et al. Fundamentos do Gerenciamento de Projetos. 3ª ed. – Rio de Janeiro, FGV, 2014.

Um Guia do Conhecimento em Gerenciamento de Projetos (Guia PMBOK).  5º ed. – Pennsylvania, PMI, 2013

JUSTO, Andreia, em 01/11/2018. https://www.euax.com.br/2018/11/ciclo-de-vida-de-um-projeto/ (Consultado em 01/04/2019 )