A Gestão de Projetos

Project charter (Termo de abertura)

Projeto Horta Canteiro:  Trata-se de um terreno destinado ao cultivo de hortaliças, será designado a gerar uma renda residual às famílias mais impactadas pela crise gerada pelo cenário covid-19.

Número:   001

Versão: 1

1. Objetivo do projeto

Este projeto tem como objetivo a criação de um horta comunitária na cidade de Serra/ES, destinada a gerar renda e melhoria da qualidade de vida às famílias que pelo agravo do cenário econômico impactado pelos efeitos do período pandêmico, ficaram sem fontes de renda e por isso estão passando dificuldades de até mesmo comprar alimentos. A Horta Canteiro propõe uma mudança cultural na vida dessas pessoas, incentivando o desenvolvimento de novas soft skills, integração entre elas e melhoria do ambiente social.

O projeto pretende:

• Tornar produtivo espaços que até então são ociosos de acordo com a avaliação de autoridades competentes;
• Mitigar o aumento de invasões a terrenos desocupados;
• Promover a cultura do empreendedorismo autossustentável nas famílias;
• Desenvolver a economia local por meio da integração da comunidade com empresas grandes;

2. Gerente do projeto, responsabilidade e autoridade

De acordo com  (FREITAS, 2022), a importância do gestor de projetos já é reconhecida em todos os lugares, a empresa deve o selecionar com base na sua comprovada experiência, maturidade, cultura, facilidade de adaptação e de acordo com as suas habilidades comportamentais, de modo que possa conduzir projetos de diferentes portes ou complexidade. Ele destaca ainda, que as atividades do gestor de projetos não podem ser confundidas com as demandas de um gestor operacional, ou seja, ambos possuem papeis bem diferentes.

O gerente designado para este projeto será o Vagner da Silva Cabrera, Administrador de Empresas, que possui experiência na implantação de operações em alguns estados brasileiros.  O seu espoco de trabalho abrange:

• Formar uma equipe de projetos competente, que o auxiliará no desenvolvimento do projeto;
• Coordenar a organização de reuniões iniciais com os investidores, stakeholders, as famílias voluntárias e o governo local;
• Elaborar e definir o cronograma de entregas das etapas do projeto;
• Garantir que o projeto fique dentro do escopo planejado, as etapas aconteçam dentro dos prazos estabelecidos e os custos não ultrapassem o orçamento previsto;
• Elaborar uma proposta de política institucional para organização social, com parâmetros baseados nos conceitos do ESG;
• Conduzir as apresentações nas reuniões, comunicar as decisões tomadas;
• Elaborar, monitorar e acompanhar todos os indicadores de entregas do projeto;
• Avaliar o desempenho da sua equipe ao longo da duração do projeto, dar feedbacks e se necessário trocar pessoas da equipe;
• Assegurar a providência dos recursos, insumos, materiais e ferramentas necessários;
• Gerenciar e resolver pontuais conflitos de interesse entre as partes, sempre apoiado no princípio da transparência e da honestidade;
• Criar um conselho de administração para a instituição, escolhendo e propondo os nomes, este grupo será responsável por deliberar assuntos importantes na O.S;
• Autonomia para conduzir as ações necessárias para viabilizar a constituição do projeto, a partir de governança estabelecida junto ao conselho;
• Cabe a ele motivar a equipe de projetos, ouvir suas necessidades e atendê-las na medida do possível;
• Realizar e validar formalmente a entrega das etapas junto aos patrocinadores;

3. Metas

• Envolver o poder público e estabelecer parceria com a prefeitura de Serra;
• Engajar todos os stakeholders necessários;
• Atender diretamente 350 famílias;
• Aumento de renda familiar;
• Geração de empregos para a comunidade;
• Despoluição da área geográfica de aproximadamente 2km2;

4. Premissas

• Subsídio e investimento do governo municipal para o início do projeto;
• Existência de pelos menos 30 grandes clientes compradores das produções;
• Estimativa de que 350 voluntários inscritos permanecerão ativos;
• A crescente conscientização e necessidade de cuidados à saúde através do consumo de verduras e legumes, gerando maior demanda e crescimento a Horta;
• A necessidade de contribuição de empresas patrocinadoras de fertilizantes/adubos, sistemas de irrigação e energia, na implantação do projeto;
• A economia prevê um cenário de estagflação;
• A qualidade da terra será monitorada e acompanhada por agrônomos, contará um sistema de vigilância e segurança por meio do uso de câmeras, suas fronteiras serão delimitadas;

5. Restrições

• O orçamento é limitado, deverá ser respeitado não podendo os gastos serem superior a ele, mudanças no escopo e/ou aumento nos custos, deverão ser previamente autorizadas e custeadas pelos patrocinadores;
• Os prazos de implantação não poderão ser descumpridos, inclusive entre as etapas do projeto;
• O terreno deverá ser localizado próximo a região urbana, no máximo a 3 quilômetros da cidade, por questões logísticas;
• 10% do lucro bruto ficará provisionado e reservado em caixa, para a manutenção do imobilizado e novos investimentos na horta;
• Foi determinado um payback (tempo de retorno s/ o investim.) de no máximo 5 anos;
• A horta deverá ser auto sustentável, ou seja, ser independente financeiramente;
• O funcionamento da instituição será regido por um estatuto que explica com clareza os critérios de participação dos voluntários, os procedimentos administrativos e operacionais, os direitos e deveres de todos os envolvidos;
• O estatuto estabelece a distribuição de 65% do lucro líquido aos voluntários, conforme os critérios de sua participação, os outros 35% remanescentes ficarão retidos na instituição como hedge financeiro;
• Os investidores exigirão que a organização divulgue trimestralmente um balanço financeiro de todas as suas transações, um fechamento contábil do período;

6. Riscos

• Desinteresse e/ou burocracia por parte da prefeitura em viabilizar a regularização de terrenos adequados;
• Baixo quórum de participação, frequência e evasão das famílias cadastradas no projeto;
• Pouca aderência de conhecimento técnico nos treinamentos de capacitação oferecidos, por parte das pessoas envolvidas;
• Aumento dos custos previstos por diversas causas, mas principalmente relacionados ao descontrole da inflação acima do estimado;
• Não atingir apoio suficiente de empresas patrocinadoras;
• Roubo e/ou vandalismo de equipamentos ou da horta (canteiros, plantações etc.);
• Condições climáticas;
• Baixos níveis de águas;
• Descontrole de pragas e/ou não fertilidade da terra;

7. Prazo de implantação

O prazo para a implantação do projeto Horta canteiro está estimado em aproximadamente 12 meses, inicia em 16 de janeiro de 2023 e tem previsão de encerramento em 18 de dezembro de 2023.

Figura 1 - Calendário Gerencial

[pic 3]

8. Investimento

O investimento necessário previsto será em torno de R$ 840.000,00 de reais.

9. Principais etapas  - Continua.

Etapas

Duração Estimada

Custo    Estimado

Avaliação - diagnóstico da comunidade local, e estratégia de mobilização e engajamento (Pesquisas, locação de espaços com coffee break para reuniões com todos os envolvidos, publicidade da iniciativa em canais de comunicação como TVs, rádios e redes sociais);

Mobilização - critérios de seleção de beneficiários e engajamento ;

Planejamento e cronograma - desenvolvimento de planejamento a partir da avaliação e mobilização dos stakeholders.

45 dias

30 dias

30 dias

R$ 30.000,00

R$20.000,00

R$ 15.000,00

9. Principais etapas – Fim.

Etapas

Duração Estimada

Custo    Estimado

Execução - estabelecimento e registro de execução, avaliação contínua, ajustes, relatórios de comunicação, prestações de contas mensais.

Monitoramento - evidências, auditorias, relatórios e prestação de contas;

Resultados – Reuniões de apresentação de relatório de resultados e impacto na comunidade;

120 dias

60 dias

18 dias

R$ 750.000,00

R$ 20.000,00

R$ 5.000,00