As Funções da Administração
Por: Pedro Neto • 31/10/2018 • Trabalho acadêmico • 3.235 Palavras (13 Páginas) • 133 Visualizações
Módulo: 04 | Atividade: Consolidação dos Trabalhos individuais |
Título: Funções da Administração | |
Aluno: | |
Disciplina: Introdução a Administração | |
Introdução No passado, as empresas não tinham grandes recursos para investir no desenvolvimento de seu negócio de forma diferenciada, o que, por diversas vezes, impactava no não atendimento necessário para a sua demanda. Hoje, esse cenário mudou. Com as novas tecnologias, a globalização, a ascensão do mercado e outros fatores, as empresas começaram a ficar mais específicas abrindo também espaço para a concorrência. Ou seja, outras empresas começaram a ter as mesmas condições de sobrevivências lançando seus produtos / serviços aos consumidores. Atualmente os gerentes tem inúmeras ferramentas para exercer uma administração com sucesso. Nesse estudo apresentamos os quatro processos e sua importância como principais atribuições da Administração que são: planejamento, organização, liderança e controle. | |
Desenvolvimento Planejamento O Planejamento equivale a análise e seleção de alternativas para se alcançar um resultado preciso, perceptível, permanente, com o fiscalização e regularidade. É um componente necessário na tomada de decisões avaliando hipóteses que impactam na administração afim de gerir os acertos e corrigir ou evitar as falhas. Através do planejamento a longo prazo, um gestor consegue traçar uma estratégia que possa elevar a capacidade produtiva, estabelecer níveis de investimento, promover adaptações ao mercado observando os concorrentes. Um estudo tático do planejamento permite programar a médio prazo, por exemplo, uma contratação de mão de obra qualificada e fornecedores com melhor oferta de materiais necessários à produção. No planejamento do dia-a-dia, o planejamento operacional define as escalas diárias de trabalho e a definição das tarefas para cada etapa de produção. O gestor que investir no planejamento, poderá analisar com eficácia , os pontos fortes e fracos, para ratificar ou retificar os métodos utilizados na gestão dos recursos do empreendimento. Assim, é possível que haja prevenção contra infortúnios e melhores chances de sobrevivência durantes instabilidades econômicas. Um exemplo de planejamento eficaz é o que foi feito por Robinson Shiba - fundador da China in Box: "Shiba iniciou um processo de estudos sobre modelos de fast-food que davam certo nos Estados Unidos e como ele poderia adaptá-los para a realidade brasileira. [...] foram mais seis anos de análises e estudos, pois vender comida chinesa em caixa no país poderia ser muito arriscado."(RODONAVES, S.D.) Ele investiu não só recursos financeiro, mas gastou bastante tempo para planejar e obteve o retorno a altura. Existe alguns microempreendedores que se inspiram na história de Shiba, e desconsideram, talvez por ignorância, a necessidade de planejar os passos da empresa. Convenhamos que por mais que o mercado aparente ser demasiadamente complexo, um bom planejamento é essencial para a sobrevivência do empreendimento. A Toyota logo após a segunda guerra mundial estava no meio de uma crise e teve que se reinventar com planejamento a logo prazo reduzindo desperdícios, trabalhando com o mínimo de estoque objetivando a produtividade e esse conceito ficou conhecido como Sistema Toyota de Produção sendo aplicado até os dias de hoje. Com isso identificamos que o planejamento de empresa deve ser eficaz, pois segundo estatísticas da SEBRAE uma em cada três empresas abrem falência antes de 24 meses no mercado, ou seja é necessário fazer a coisa certa ao invés de fazer certo as coisas e isso está inserido no planejamento. Organização Hoje o administrador tem todo o suporte para executar uma administração bem - sucedida. Ele deve ter em mente que não basta só administrar tem que conhecer cada elemento que acompanha os processos administrativos. A organização veio para dar suporte a esse conhecimento, mas para que isso ocorra de forma correta primeiro o administrador precisa entender como se dá esta organização. A organização veio como uma ferramenta para ajudar na compreensão sobre a tomada de decisões e sobre a divisão do poder, está traduzida em autoridade, tarefas e responsabilidades. Nesta atividade a bordarei a importância de organização para o desenvolvimento de qualquer empresa. A importância da organização: A organização se baseia em três conceitos básicos:
Aplicação da organização na empresa vai depender das suas necessidades, pois a organização não é igual em todas as empresas, ela dispõe de objetivos e recursos diferentes entre si, desta forma a administração de cada uma se caracteriza por ênfases distintas. Esta mesma organização tem por finalidade criar propostas coletivas juntando a combinação de esforços individuais, atualmente fala - se em gestão de pessoas, em vez de Recursos Humanos. O que alterou foi a forma de pensar e considerar as pessoas de uma organização como simples recursos humanos organizados, considerando atualmente uma nova abordagem de seres dotados de inteligência, conhecimentos, habilidades, atitudes, personalidades, aspirações e percepções que ajudam a organização a atingir seus objetivos e metas. Por meio dela é feita a divisão de trabalho, a definição de responsabilidades, o poder hierárquico - quem está na base e quem está no topo , a análise da instituição e enxergar qual a estrutura organizacional que vai ter na empresa. Seguindo estes passos a empresa vai estar pronta para lidar com os problemas institucionais. Uma empresa que não tem organização não estará apta a ir muito além de suas expectativas. Tomando como base uma estrutura organizacional de uma grande rede de mercados, podemos observar como ela está estruturada e organizada. Os administradores desta rede estão sempre atentos a tudo na sua organização, alguns pontos são destacados e fiscalizados para que a empresa venha a ter longos anos no mercado. Parcerias, fornecedores, mão de obra, e clientes devem sempre ser preservados. Desta forma a imagem da empresa pode ganhar forças no mercado. Segundo Handy(1987) "o poder nas novas organizações provém das relações e não das estruturas". Logo a confiança é a melhor forma de controle a tomada de decisões. Desta forma a equipe se sentirá mais apta a tomar o controle (desenvolvendo suas capacidades, criatividades e eficácias). Com isso o ambiente se tornará mais dinâmico. O planejamento possibilita vários benefícios:
Ao chegar nestes pontos acima pode respirar com alivio, eles são o sinal de que todo o esforço foi alcançado. Analisando todos os pontos com relação a importância da organização dentro das empresas, concluo que a mesma é de grande valia para se manter estável os negócios nos tempos de hoje. O comércio está supersaturado, e só com a inovação, criatividade e dedicação conseguiremos impulsionar novamente este comércio. É fundamental que a empresa desenvolva a sua organização. Liderança Logo após a revolução industrial as organizações estavam inseridas em um cenário onde existia um grande desafio, como fazer para que todas as pessoas seguissem para a mesma direção, sem desvios e prejuízos durante o caminho? E com isso, as lideranças começaram a ter força e espaço nas organizações. Os grupos passaram a ser liderados por pessoas com características distintas que se sobressaiam dos demais. É mais rentável e viável para uma organização que se tenha um clima harmônico entre os funcionários, que estejam felizes com as políticas implementadas pela empresa e tenham perspectivas de crescimento. Isso traz um resultado mútuo: funcionários motivados e empresa lucrativa. É importante após conceituar liderança, estudar o papel individual desse líder perante a organização. Dessa forma, segundo Maximiano (2000, p. 389) líderes são os que, no interior de um grupo, ocupam uma posição de poder que tem condições de influenciar, de forma determinante, todas as decisões de caráter estratégico. O poder é exercido ativamente e encontra legitimação na correspondência das expectativas do grupo. Os lideres podem ser aqueles impostos por um supervisor, gerente ou alguma autoridade de nível superior ao seu, ou, por outro lado às pessoas que se destacam diante de uma equipe, fazendo com que sejam respeitados e até mesmo seguidos. Seguindo outra linha de pensamento pode-se ressaltar que a liderança está intimamente ligada a motivação. Uma pessoa motivada trabalha com vontade, com competência, feliz. Já uma pessoa desmotivada não. Ela fará apenas aquilo que lhe for delegado (SCHERMERHORN, 1999). Até a década de 60, para ser um bom chefe, bastava ser autoritário, saber planejar, organizar, e controlar, garantindo que todos estão realizando seu trabalho. Porém, com a chegada da década de 70, as empresas começaram a precisar mais da colaboração de cada funcionário, o produto da empresa deixou de seguir o fluxo “entrada – processamento - saída” e passou para um processo mais intelectual, sem uma matéria prima que passa por transformação até chegar ao seu estado final. Neste novo modelo, sem uma alteração da definição de um “bom chefe”, começaram aparecer conflitos, descontentamento, baixo rendimento de funcionários. Como o chefe poderia planejar, organizar e controlar aquilo que está fora de seu alcance? Para esta nova era, a necessidade passou a ser de uma pessoa que pudesse administrar conflitos, agir como agente motivacional, manter a autoestima da equipe, dar feedback sobre a atuação do profissional e guiar os funcionários para atingir seus objetivos. Conforme definido por James Hunter, “Liderança representa a sua capacidade de influenciar pessoas e agir”. Seguindo essa linha, o líder de equipe deve conquistar seus liderados através da persuasão, fazendo com que os liderados façam suas atividades definidas pelo líder de boa vontade, ao contrário de força-los a fazer através da obrigação e poder definido pela hierarquia. Esse é, sem dúvida, um dos principais segredos de um líder bem-sucedido - ser um modelo a ser seguido pela equipe. O exemplo vem desde suas palavras e orientações, e especialmente, por meio das ações. Se as atitudes do líder forem inspiradoras, a equipe seguirá seu exemplo e desenvolverá o mesmo comportamento. Para que isso aconteça e importante que esse gestor desenvolva realmente o papel de liderança em sua equipe e , para que aja o sucesso da organização, os líderes, deverão conduzir seus colaboradores para o alcance das metas. Todas as organizações precisam de gestão de qualidade, o bom líder é aquele que consegue resultados através do bom trabalho da sua equipe incentivando a melhoria, crescimento com a preservação do clima harmônico e bem estar. Coordenar com liderança e fundamental para um trabalho em equipe eficiente na empresa. Os gestores precisam identificar as necessidades das pessoas e tarefas como :
A Starbucks através do engajamento dos lideres conseguiram se tornar referência mundial no ramo de cafeterias, com uma liderança ativa conseguiram criar em seus funcionários sentimento de pertencimento, fortalecendo a cultura da empresa, afinal funcionários apaixonados fidelizam clientes.
Cada organização tem seu perfil próprio e deve aproveitar ao máximo isso para desenvolver práticas que lhe traga benefícios. São inúmeras as diversidades de organizações que fazem parte desse mundo globalizado, mas se uma buscar por um diferencial que seja esse por valorizar seu funcionário, com certeza estará a frente dos seus concorrentes. Os líderes são os mais respeitados pela equipe, na maioria dos casos. Dessa forma, cabe a alta administração delegar a ele, pontos que sejam relevantes podendo trazer benefícios para a organização. É preciso ver um funcionário como parceiro, assim todos irão vestir a camisa para desempenhar as funções da empresa atingindo seus objetivos de forma positiva sempre. Um dos maiores desafios de um líder, é casar os objetivos da empresa com a busca do bem estar do funcionário. Sua capacidade de influenciar as pessoas e manter todos os membros da equipe trabalhando em sintonia é a chave para manter a boa saúde da empresa.
Controle Um projeto, uma ideia, uma organização independente do seu tamanho tem um objetivo bem definido que pode ser a durabilidade, inovação, rentabilidade ou todas essas características envolvidas, mas para que isso ocorra é necessário que se faça um acompanhamento do que foi planejado inicialmente. Segundo Chiavenato, controle é uma função administrativa que monitora e avalia as atividades e os resultados alcançados para assegurar que o planejamento, a organização e a direção sejam bem-sucedidos. Com base nisso é necessário que para cada ação planejada seja instaurado um sistema de controle que além de garantir a execução do que fora planejado também atue como termômetro para o gerente identificar falhas no processo evitando desperdícios e retrabalho. No case da loja de móveis da Etna conforme o texto de, LIBERTI, Thays. O sucesso atrapalhou. Revista Exame, edição 845, nº 12, de 22 de junho de 2005, identificamos inúmeras falhas de controle. Considerando a missão da Etna que é transformar em realidade tudo que você imagina para sua casa. Após a inauguração por falta de controle não foi possível atender seus clientes, os produtos não chegavam ou chegavam com defeitos que por ausência de controle no estoque, logística, comunicação entre outros a missão foi negligenciada comprometendo o plano de negócios. E como controlar? Para efetuar esse controle é necessário criar metodologias para garantir a execução do planejamento conforme o tamanho, da organização e sua estrutura podendo ser dividido em três macros classificações Controle estratégico Segundo Maximiniano (2000), o controle estratégico tem a finalidade de avaliar o desempenho da organização na realização de suas missões e acompanhar os fatores externos que influenciam na sua organização. Produz informações de análise interna e externa, permitindo corrigir o desempenho defeituoso. Nesse controle é possível avaliar os riscos a longo prazo e garantir o futuro da organização, que observando as tendências de mercado é possível alterar taticamente ou operacionalmente atividades ou produtos para atender o cliente final garantindo sobrevivência da empresa. Um exemplo para esse controle é os impactos da nova lei da terceirização para as organizações para garantir a execução do planejamento com excelência. Controle tático: No controle tático cabe aos gestores garantirem que as atividades estão sendo executada com excelência criando metas e métodos para as áreas de rh, markenting, produção, atendimento e se tudo está de acordo com as leis municipais, ambientais e federais. Nesse item podemos dizer que a implantação da ISO dentro de uma organização é um método que garante que todos os funcionários sigam um padrão evitando desvios. Nesse nível encontramos os maiores planos de ações corretivos e preventivos. Controle operacional. Nesse nível é imprescindível garantir a qualidade, produtividade com o menor uso de recursos possíveis. Nesse item entra diagramas, gráficos, planilhas, inspeção para assegurar que a produção está executando suas atividades com excelência e melhoria continua. Como exemplo de ferramentas podemos citar os cases das empresas japonesas que trabalham a cultura dos seus colaboradores internalizando a qualidade como premissa e ainda 5S. Independentemente do nível ou do tamanho da organização a importância do controle está em garantir que o cenário e desempenho atual das atividades executadas estejam de acordo com o planejado fornecendo dados para que o líder possa atuar de forma preventiva, corretiva garantindo que os padrões pré estabelecidos sejam atingidos e eliminando os desvios que se não tratados podem fazer com que o planejamento e a organização virem um caos comprometendo a missão, visão e valores da organização com impacto direto na cultura que poderá não ser mais recuperada. Na fase de controle a liderança é o ponto chave para o sucesso das organizações, visto que as pessoas não gostam de ser cobradas ou vigiadas é onde entra o Lider Coach, que além de lidar com as pessoas efetua a gestão dos processos. Esse líder irá atuar com suas habilidades técnicas e humanas de acordo com a área que estiver inserido conforme a abordagem de KATZ. Habilidades Conceituais São as habilidades necessárias ao Gestor de uma organização. São essas habilidades que mantêm a visão da organização como um todo, influenciando diretamente no direcionamento e na Administração da empresa. Segundo Chiavenato (2000, p. 3): "Habilidade conceitual: Consiste na capacidade de compreender a complexidade da organização com um todo e o ajustamento do comportamento de suas partes. Essa habilidade permite que a pessoa se comporte de acordo com os objetivos da organização total e não apenas de acordo com os objetivos e as necessidades de seu departamento ou grupo imediato." Habilidades Humanas São as habilidades necessárias para um bom relacionamento. Administradores com boas habilidades humanas se desenvolvem bem em equipes e atuam de maneira eficaz como líderes. Segundo Chiavenato (2000, p. 3) habilidade humana “[...]consiste na capacidade e facilidade para trabalhar com pessoas, comunicar, compreender suas atitudes e motivações e liderar grupos de pessoas”. Habilidades Técnicas São as habilidades ligadas à execução do trabalho, e ao domínio do conhecimento específico para executar seu trabalho operacional. Segundo Chiavenato (2000, p. 3) habilidade técnica “[...]consiste em utilizar conhecimentos, métodos, técnicas e equipamentos necessários para o desempenho de tarefas específicas, por meio da experiência e educação. É muito importante para o nível operacional”. | |
Conclusão Durante o estudo é possível identificar que planejar é necessário, organizar é inevitável, liderar é fundamental e controlar é imprescindível para manter o ciclo de produção e a organização perenemente ativa e rentável. Somente através de uma estrutura organizacional bem definida é possível efetuar ações e gerir as quatro funções da administração garantindo a permanência das organizações no mercado para isso é necessário a implementação de estratégicas a logo prazo e utilizar a organização e controle para garantir que a missão, visão e valores da organização estão de alinhadas, sendo liderança a chave para o alcance desses objetivos. | |
Referências bibliográficas Planejamentos de sucesso: conheça 4 casos inspiradores <http://gestaodeequipes.com.br/planejamentos-de-sucesso-conheca-4-casos-inspiradores/> Acessado em 18 de setembro de 2018. Um terço dos negócios no Brasil fecha em dois anos <https://exame.abril.com.br/pme/um-terco-dos-negocios-no-brasil-fecha-em-dois-anos/ Acessado em 18 de setembro de 2018. Aprenda sobre a importância da liderança com o case de sucesso da Starbucks FURTADO. Daiani. Líder x liderança: uma forma de atuar no século XXI. Rio de Janeiro, fev 2008. Disponível em:
MAXIMIANO, Antonio César Amaru. Teoria geral da administração. 5. ed. São Paulo: Atlas, 2000. SCHERMERHORN JUNIOR, Jonh. Administração. 5. ed. Rio de Janeiro: Livros Técnicos e Científicos, 1999. CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos novos tempos. São Paulo: Makron Books, 1999. CHIAVENATO, Idalberto. Administração nos novos tempos. São Paulo: Makron Books, 1999. Marco Fabosi, titulo-livro. A Essência do Líder-Coach - 3ª Edição – Revisada e Ampliada Módulo 4 – Funções da Administração DIAS, Sergio Vidal dos Santos. Manual de controles internos: desenvolvimento e implantação, exemplos e processos organizacionais. São Paulo: Atlas, 2010. 149 p. |
*Esta matriz serve para a apresentação de trabalhos a serem desenvolvidos segundo ambas as linhas de raciocínio: lógico-argumentativa ou lógico-matemática.
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