Carros Locados Artigo

Situação atual

O processo de acompanhamento da utilização dos carros locados pela unidade tem se baseado somente na utilização de uma planilha no formato excel, que tem valor meramente demonstrativo de utilização, não subsidiando os controladores dos carros/equipe de administração predial, no tocante a aspectos fundamentais da atividade, tais como: prazos de manutenção dos veículos, vencimento da documentação dos mesmos, prazo para troca contratual dos carros, dentre outros.

Não raro, acontece da planilha, que fica em um ambiente de rede, de uso compartilhado, estar inacessível pela queda da rede ou bloqueada para edição, quando algum usuário não fecha a mesma, e bloqueia o seu terminal, fragilizando consideravelmente o processo.

No tocante a documentação dos veículos oriundas da locadora, estas ficam armazenadas fisicamente no prédio, em pastas suspensas, o que fragiliza e torna complexa a pesquisa, sendo feita exclusivamente manualmente pelos controladores, o que toma tempo considerável no processo.

A planilha detalha tão somente a utilização dos veículos pelos usuários, a quilometragem dos mesmos, o nível de combustível, o horário de retirada/devolução dos veículos e as respectivas missões, mas não vincula nenhuma informação de caráter relevante, tais como: a data de vencimento de documentação dos mesmos, a data de revisão dos carros e observações sobre o estado de conservação dos mesmos. Itens básicos como trocas de óleo, filtro de pólen,  checagem/calibragem dos pneus, nível do fluído dos freios, são solenemente ignorados até a revisão na concessionária, se é que são checados na revisão.

Após o preenchimento das informações na planilha, o usuário recebe uma ficha, que é gerada em papel, e portanto, sujeita as mais diversas ocorrências, tais como: extravio pelo usuário durante o deslocamento da missão, extravio após o recebimento do documento, dentre outros. Importante observar que também existe fragilidade na guarda desses documentos que são únicos, sem cópias, nem físicas e nem digitais, e os mesmos são passíveis de fiscalização, por parte da empresa.

Outro ponto de destaque é o fraco suporte oferecido pela empresa locadora, que terceiriza o atendimento, e, no caso de uma simples carga na bateria, os controladores tem que efetuar várias ligações até se encontrar o ponto de apoio, o que deveria ser de conhecimento de todos, e de fácil acesso/ visualização, tanto no interior  dos veículos como nos sistemas da empresa. Em um caso de emergência real, um sinistro, no final de semana, por exemplo, vislumbra-se que não se teria como acessar a maioria dos telefones da locadora, que atendem em horário comercial, nem os controladores do banco.

Outra situação bastante incomum são os carros que ficam nas localidades de Cuiabá(MT) e Porto Velho(RO), distantes do local dos controladores do banco, que dependem exclusivamente dos usuários para receberem as informações  dos veículos nessas localidades. Não existe um sistema informatizado de controle efetivo da frota, então, se um veículo desses locais não estiver em condição de uso, somente após o usuário/necessitante encontrar o mesmo, é que ele terá conhecimento  sobre o estado do carro e acionará a empresa locadora para os reparos necessários, possivelmente inviabilizando a utilização do mesmo, naquela missão.