Estrutura e Gestão de Processos

Estrutura e Gestão de Processos

A matéria estrutura e gestão de processos aborda temas relacionados à logística, processos e estruturas de empresas e organizações. Utilizamos organogramas, fluxogramas e mapeamentos para controlar e administrar, há também as variáveis comuns, a avaliação para a implantação de melhorias no processo e na estrutura.

Segundo nossa entrevista, fazendo um levantamento da empresa abordada no tema, a escola contrata, o processo para a criação da empresa foi a partir da necessidade própria de um dos idealizados para a captação de currículos na área da educação. O processo para chegar até onde estão, foi compartilhar da ideia com outros que tinham a mesma necessidade e dificuldade para achar um ponto de pesquisa e referencia no ramo de vagas educacionais.

A gestão de processos pelo site tem sido positiva, estão com ampliação, ajustando o site conforme as necessidades, chegando com vagas ao alcance de todo o território nacional. O processo e a estrutura foi fundamental para conhecer os concorrentes e saber em quais pontos poderia melhorar.

A estrutura organizacional da empresa está dividida em quatro setores: Marketing, financeiro, administrativo e comercial. O departamento de marketing cuida do seu visual e da divulgação do site; Financeiro cuida dos gastos, salários; O departamento comercial capta instituições e parcerias para a divulgação; E o departamento administrativo cuida do funcionamento diário do site.

Com a estrutura e gestão de processos a empresa ganha melhorias, pois tem aumento de confiabilidade e produtividade dos processos, melhora seus indicadores com a qualidade e bom relacionamento com colaboradores internos e externos, há menos riscos de refazer trabalhos (melhoram e ampliam), adequam estratégias aos processos e estruturas, reduz custos e despesas, garante processos diários, aumento da satisfação de seus clientes e colaboradores, mais eficiência e eficácia em seus processos entre outros pontos necessários.

Mapeamento

Processo para captar clientes

1º Pesquisar as instituições de ensino que divulgaram vagas. Pegar os contatos das instituições (e-mail e telefone).

2º Montar uma planilha com os dados pesquisados. (Nome da instituição, vaga anunciada, telefone e ou e-mail).

3º Entrar em contato com essas instituições e falar sobre a empresa e seu segmento. Em seguida pedir o e-mail para encaminhar um slide de apresentação da empresa.

4º Enviar o slide com a apresentação da empresa.

5º Anotar na planilha com tudo que foi abordado.  (Aguardar 2 dias para retornar o contato).

6º Retornar o contato com a instituição e perguntar: Recebeu o e-mail com a apresentação?  Não - É feito um reenvio.  Sim - há um dialogo para convencer a instituição a se cadastrar no site e usar o site como uma ferramenta de pesquisa.

7º Anotar tudo o que foi falado na planilha.

8º Aguardar cerca de 7 dias para vê se a instituição se cadastrou.

9º Cadastrou? Não - Entramos em contato novamente para lembrá-lo. Sim -Anotamos na planilha.

10º Após alguns meses que a instituição já fez seu cadastro, nós entramos em contato novamente a fim de ter um feedback a respeito.