Idendificação e Avaliação de indicadores de desempenho de processos

Módulo:2

Atividade:AI

Título:Idendificação e Avaliação de indicadores de desempenho de processos

Aluno:Orlando Bolzan Neto

Disciplina:Administração da Qualidade

Turma:Fevereiro 2015 SP Q

Introdução:

Ao passar dos anos, a indústria sofreu várias mudanças em relação à forma de realizar a gestão devido a diversos fatores que influenciaram para que a mesma se tornasse mais competitiva. Dentre esses fatores, podemos destacar a necessidade de otimizar recursos devido as limitações pós guerra, o aumento da competitividade, a busca por mais lucratividade e atualmente, as legislações cada vez mais exigentes como por exemplo a ambiental, que teve grande progresso durante as  ultimas décadas com o objetivo de tornar as empresas mais sustentáveis. Diante dessas dificuldades, surgiram ferramentas e métodos para alcançar e superar esses desafios com foco em tornar as empresas cada vez mais eficientes e eficazes em sua gestão, tanto para fins de atendimento a legislação como obter mais lucratividade e satisfação de seus clientes e finalmente: serem sustentáveis ambientalmente, financeiramente com responsabilidade social.

O objetivo desse trabalho é demonstrar como a gestão por processo é realizada em uma empresa de Fundição de alumínio fornecedora de peças para montadoras de veículos como: GMB, RENAULT, HONDA dentre outras.

A importância desse método de gestão é fundamental para que a empresa possua objetivos e metas bem definidas alinhadas a missão e visão da empresa. Pois sem mensurar os processos, delimitar suas fronteiras e definir métodos para alcançar os objetivos, a gestão torna-se inexistente e a empresa fica a deriva dos resultados sem análise pela alta administração, sem referência com o mercado, sem planejamento e fadada ao fracasso.

Processo Monitorado:

Para a empresa FBA (Fundição Brasileira de alumínio), Os processos monitorados são definidos a partir do processo produtivo para realização do produto e as necessidades de suporte para esse processo. Abaixo (Imagem 01) segue um macro processo da empresa relacionando a interação entre esses 09 processos:

[pic 1]

[pic 2]

É importante observar que as cores estão relacionadas com as perspectivas da ferramenta (BSC – Balanced Scorecard) são elas validadas pela FBA (Fundição Brasileira de Alumínio):

- Crescimento Profissional

- Processos Internos

- Cliente

- Financeira

As figuras geométricas definem se o processo é orientado ao cliente, suporte ou Gerir negócio (Sistema de Gestão)

Após essa visão de Macro processo (Interação entre os processos [imagem 01]), vamos detalhar um dos processos para verificar o conceito de processo:

[pic 3][pic 4][pic 5]

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Na (imagem 02) acima, podemos verificar o detalhamento do processo oriundo do macro processo. Observa-se que o mesmo atende o conceito de processo: “Atividades inter relacionadas que transformam insumos (entradas) em saídas (Produto)” definição Norma ISO 9001:2008.

As entradas dos processos são transformadas em produtos através das atividades de transformação.

Analisando o processo de Suprimentos da FBA (Fundição Brasileira de Alumínio), podemos observar que o processo possui um objetivo principal, ou seja, sua razão de existir “Atender as necessidades da FBA com o melhor custo benefício, exigindo de nossos fornecedores qualidade, custo e entrega”.

Podemos também observar, os principais fornecedores do processo, seus insumos, os produtos e seus principais clientes.

Na área delimitada do processo (Fronteira do processo em tracejado), é possível observar os recursos necessários para que o processo funcione. São eles:

-Recursos Materiais: Descreva os recursos de infra estrutura necessários para o processo.

-Recursos Humanos: Aqui se refere à necessidade de mão de obra para o processo (Quantidade, Qualificação etc)

-Métodos: São os métodos definidos que descrevem como o processo será gerido (Procedimentos do Sistema de Gestão)

-Medição: São os resultados que devem ser mensurados para verificar se o processo está alcançado os objetivos planejados

É importante salientar que cada suporte relacionado acima “explode” em um planejamento mais detalhado objetivando definir todo o recurso necessário para gerir o processo.

Indicador de Qualidade:

Os indicadores da qualidade são ferramentas essências para gestão dos processos. Um indicador serve essencialmente para medir o resultado de um processo em relação a uma referência definida. Uma boa analogia que podemos fazer é a seguinte:

“Só ganha o jogo quem acompanha o placar”, ou seja, se você não sabe como está o placar, como vai definir suas estratégias e contramedidas para ganhar o jogo? Essa é a essência do uso de indicadores.

Ao definir um indicador, é importante que ele possua as seguintes características quando possível:

 - Um método de calcula definido

- Unidade de medida

- Freqüência de medição

- Meta desafiadora, porém alcançável

- Valor de referência mundial (benchmarking)

- Histórico dos últimos anos

- Tendência atual

- Critério de tomada de ação

- Ser temporal

- Responsável pelo processo

- Padrão de apresentação

Abaixo estão descritos os indicadores do processo de suprimentos extraídos do campo de medição.  

São eles:

-Desempenho de Entrega

-Frete excessivo

-Giro de estoque de Matéria Prima

-PPM do fornecedor

-Custo do Estoque

-Base line dos insumos.

Analisando os indicadores selecionados para monitoramento do processo, podemos concluir que existe uma coerência com o objetivo do processo e seus resultados.

Os indicadores de Desempenho de entrega, PPM do fornecedor e Base line, visam monitorar dos fornecedores qualidade, pontualidade de entrega e custo. Enquanto Giro de estoque de matéria prima, Custo do estoque e frete excessivo, visam monitorar o custo interno com excesso de estoques e falta de planejamento em que haja necessidade de utilizar fretes extras para coleta de material.

Pode-se concluir que os indicadores selecionados são coerentes com o processo e seus resultados.

Agora vamos analisar individualmente um modelo de indicador do processo. Selecionamos para análise, o indicador Base line.

(Imagem 03 abaixo:)

[pic 10][pic 11]

O objetivo do indicador é mensurar se o preço atual pago pelo insumo está sendo mantido, reduzido ou superior em relação há 12 meses atrás.

Podemos verificar que a fórmula de cálculo é:

[(O preço atual pago em um insumo X ) / (O preço pago no insumo X a 12 meses atrás)] – 1

Ou seja, se o valor é igual a zero, o preço se manteve o mesmo.

Se o valor é maior que zero, houve aumento de preço.

Se o valor for menor que zero, o valor será negativo e demonstra uma redução de processo no período de 12 meses).

Na análise do calculo, pode-se concluir que o mesmo atende ao propósito do indicador que tem como principal objetivo monitorar o custo dos insumos em função do tempo.

Pode-se observar que a meta definida é igual a zero e a partir de julho teve uma redução se tornando mais desafiadora.

Os resultados foram alcançados sem grandes “lacunas” o que evidencia que a meta foi bem balanceada e definida.

O indicador possui formato padronizado possuindo: responsável, freqüência de medição (nesse caso mensal), critério para tomada de ação, histórico de resultado e tendência dos resultados. O único ponto negativo é não possuir uma linha de benchmarking para comparar com o melhor do mundo.

Ferramenta para monitoramento:

Para monitoramento dos indicadores de gestão definidos pela organização, o método aplicado pela FBA (Fundição Brasileira de Alumínio) é o PDCA. O ciclo PDCA é uma ferramenta de gestão focada no planejamento (Plan) Execução (Do) Verificação (Check) e Ação (Action). A definição dos indicadores, suas metas e os métodos são definidas na etapa Plan (P). Após planejamento, a etapa de execução é realizada pela padronização dos processos através de procedimentos e desdobramento das metas para o nível operacional. Por exemplo, a meta do indicador da FBA (Fundição Brasileira de Alumínio) base line, é desdobrada para cada família de insumos, que possui um comprador que deve alcançar essa meta para que a soma das metas dos compradores resultem na meta global do indicador.

Após padronização dos procedimentos e desdobramento de metas, uma verificação dos resultados é realizada mensalmente em uma reunião com a alta administração. Nessa reunião, são realizadas análise crítica dos resultados (Check) e as contramedidas tomadas conforme etapa (Action).  Esse ciclo garante o monitoramento dos indicadores e sua correta gestão.

Para etapa (Action), o gestor deve preparar uma análise de causa utilizando ferramentas como Diagrama de Ishikawa, 5 Why, diagrama de pareto e Brainstorming para análise do processo.

Importância do Indicador:

Como vimos no processo de suprimentos da FBA (Fundição Brasileira de Alumínio), os indicadores definidos para garantir o resultado do processo são:

-Desempenho de Entrega

-Frete excessivo

-Giro de estoque de Matéria Prima

-PPM do fornecedor

-Custo do Estoque

-Base line dos insumos.

Analisando o principal objetivo do processo “Atender as necessidades da FBA com o melhor custo benefício, exigindo de nossos fornecedores qualidade, custo e entrega”. Pode-se verificar que os indicadores selecionados para monitorar esse processo, são coerentes para mensurar e demonstrar a capacidade do processo alcançar os resultados planejados conforme objetivo definido e alinhado ao BSC (Balanced Scorecard). Pois fica claro que o custo, a qualidade e a entrega dos fornecedores estão sendo monitorados e são fatores críticos para o sucesso de processo. Outro fator importante é o capital mobilizado por estoque de insumos que é monitorado através do giro de estoque de matéria prima e custo do estoque.

Pode-se concluir que a FBA (Fundição Brasileira de Alumínio) selecionou e definiu indicadores apropriados para o processo de Suprimentos.

Conclusão:

Após análise da aplicação da Gestão de Processo pela empresa FBA (Fundição Brasileira de Alumínio) onde foi possível observar a aplicação de mapeamento do processo de suprimentos e indicadores para este processo, podemos concluir que com a evolução da indústria e sua necessidade de melhoria continua, os métodos de gestão e a administração cientifica,  evoluíram proporcionalmente para suprir essas necessidades. A gestão por processos e a utilização de indicadores, são práticas muito utilizadas atualmente, e se aplicada com seriedade, planejamento e comprometimento da alta cúpula, pode render excelentes resultados direcionando a empresa a excelência operacional, sustentabilidade financeira e ambiental com responsabilidade social.

Referências Bibliográficas:

1 – Falconi Vicente Campos. TQC CONTROLE DA QUALIDADE TOTAL NO ESTILO JAPONÊS. 8ª Edição. Rio de Janeiro. 256 páginas

2 - Falconi Vicente Campos. GERENCIAMENTO PELAS DIRETRIZES. 4ª Edição. Rio de Janeiro. 300 páginas.

3 - Falconi Vicente Campos. GERENCIAMENTO DA ROTINA DO TRABALHO DO DIA-A-DIA. 8ª Edição (revisada). Rio de Janeiro – 272 páginas.