Nesta ATPS (Atividades Práticas Supervisionadas)

INTRODUÇÃO

Nesta ATPS (Atividades Práticas Supervisionadas) iremos elaborar e executar um projeto de ação social promovendo o incentivo a leitura para as crianças, através de doações de livros infantis e educativos.

A disciplina Gestão de Projetos é fundamental para que possamos conhecer os processos e as etapas que devemos seguir para elaborar um projeto e realizá-lo de maneira eficaz visando atingir os objetivos almejados.

GESTÃO DE PROJETOS

Tendo como base  a oportunidade do gerenciamento do projeto para as empresas, as empresas buscam novos modelos de gestão e estratégias competitivas perante aos seus resultados. Tais oportunidades se dão pelo surgimento de problemas nas empresas que necessitam de soluções adequadas e rápidas e, com isso, o gerenciamento de projetos chega a ser um diferencial competitivo dentro da empresa.

Gestão de Projetos é o principal meio de liderar as mudanças nas organizações, os produtos e serviços.

O projeto pode ser definido como a sequência de atividades com começo, meio e fim programados. Com isso, o projeto tem como responsabilidade compreender suas metas, seus custos, tempo e qualidade.

AS PRINCIPAIS CAUSAS DE INSUCESSOS DOS PROJETOS

As pequenas e médias empresas vivem ambientes altamente competitivos, trabalham com recursos escassos, levando seus empreendedores e funcionários a tomarem medidas influenciando diretamente no sucesso e insucessos dos projetos. A sua sobrevivência na maioria das vezes depende de decisões adequadas e da concretização eficaz dos projetos. Neste contexto, existem empreendimentos que atingem às necessidades organizacionais, atendendo aos seus clientes e outros não. Existem fatores decisivos para os insucessos dos projetos comprometendo a continuidade dos negócios.

Fatores tais como treinamento, satisfação dos requisitos, qualidade das entregas, projetos alinhados ao negócio e o conhecimento no gerenciamento de projetos podem ser percebidos como decisivos ao sucesso ou insucesso dos projetos, e consequentemente à sobrevivência organizacional.

Kerzner (2001, p.2) define projeto como uma série de atividades e tarefas com um objetivo específico a ser completado dentro de certa especificação, datas de início e fim definidas, limitação de orçamento (se aplicável), consumindo recursos humanos e não humanos.

Por essas afirmações pode-se entender que os projetos são seriamente propensos a falhas ou insucessos. Desta forma é necessário agir sistematicamente, com base em boas práticas e no domínio de métodos e técnicas para atingir melhores resultados.

Um estudo do Standish Group International divulgou, em abril de 2002, que um grande percentual dos mais de U$$ 250 bilhões gastos anualmente no desenvolvimento de aplicações na Área de Tecnologia da Informação (TI) é desperdiçado porque as empresas falham na utilização de efetivas práticas de gerenciamento de projetos. Especificamente: ƒ

- 31% de todos os projetos são cancelados antes de seu término; ƒ

- 88% dos projetos ultrapassam seu prazo, orçamento, ou ambos; ƒ

- Os projetos ultrapassam, em média,

-189% dos custos originalmente estimados; ƒ

- Os projetos ultrapassam, em média, 222% do prazo originalmente estimado.

Podemos também citar uma pesquisa do Meta Group em 2003, com executivos da área de TI, que apontou os seguintes resultados:

-        Somente 35% dos entrevistados têm um consistente processo de gerenciamento de portfólio;

-        Somente 25% fazem estudo de viabilidade;

-        20% a 33% dos projetos falham no atendimento as expectativas das partes interessadas no projeto (stakeholders);

As empresas que vêm adotando o gerenciamento efetivo de portfólio têm registrado uma melhoria contínua na eficiência de seus projetos, reduzindo seus custos em até 30%. Os números citados anteriormente mostram que as empresas precisam melhorar suas práticas de gerenciamento de projetos. Por essa razão, várias empresas estão passando por mudanças estruturais em direção a uma orientação por projetos, tornando mais evidente a necessidade de adotarem metodologias de gestão que conduzam ao sucesso ou que, aumentem a probabilidade de atingir o sucesso de seus projetos.

A IMPORTÂNCIA DA COMUNICAÇÃO NO PROJETO

Um bom plano de comunicação pode ser chave para que a execução e o controle do projeto tenham sucesso. Manter um time unido e sólido, e atender as expectativas dos stakeholders é um dos grandes desafios que um gerente de projeto enfrenta. 
Joseph Grenny em parceria com a The Concours Group realizou o estudo Silence Fails, que tinha como objetivo identificar as principais barreiras que ocasionam falhas na gestão de projetos, que são:

Planejamento sem fundamentação em fatos:

Quando os parâmetros dos projetos, como prazos e orçamentos não são definidos pelo líder da equipe, e sim por executivos externos, após um tempo de projeto as pessoas começam a fraudar o orçamento e, se o líder não tiver uma boa comunicação com a equipe sobre as estimativas, a chance do fracasso é muito alta.

Patrocinador Ausente

De acordo com a pesquisa 65% dos lideres de projetos apontam a falta de apoio real do superior como principal razão para falhas no projeto. Algumas vezes os patrocinadores acabam deixando os lideres dos projetos entrarem em batalhas políticas onde eles deveriam apenas auxiliá-los. 88% dos entrevistados também comentaram que esse tipo de comunicação é difícil, se não impossível.

Prioridades Ignoradas

Quando processos formais de decisão, planejamentos e definição de prioridades são ignorados pelos stakeholders e aprovado por eles é normal que esses projetos não possuam recursos suficientes, equipes que supram a data e não alçassem objetivo almejado. 83% dos entrevistados dizem que esse problema acontece e que uma discussão sobre esse tema é muito difícil.

Covardia

Acontece quando os membros da equipe e lideres de projetos deixam de se comunicar sobre riscos, escassez de materiais ou novos prazos de entrega. De acordo com a pesquisa mais da metade dos lideres de projetos passam por esse problema. Olhar o projeto fracassar e ficar esperando que alguém tome alguma atitude é uma atitude covarde e uma conversa sobre esse assunto é difícil ou quase impossível de acordo com 13% dos lideres entrevistados.